Khi nhà tài trợ trả bằng ngoại tệ, ngân sách thường phải lập bằng đồng tiền của họ, quy đổi từ chi phí bằng đồng Việt Nam theo một tỷ giá giả định ghi rõ nguồn và ngày. Tiền nên về một tài khoản riêng của dự án, quy đổi sang đồng Việt Nam theo từng đợt khi cần chi, và mỗi lần quy đổi đều giữ chứng từ ghi tỷ giá thực tế. Chênh lệch giữa tỷ giá giả định và tỷ giá thực là chuyện bình thường; điều quan trọng là ghi nhận và báo cáo nó theo đúng cách thoả thuận quy định.
Tình huống trong bài: anh Phúc là thủ quỹ một nhóm cộng đồng ở Đà Nẵng làm dự án giáo dục bảo vệ rạn san hô cho học sinh ven biển (ví dụ giả định). Nhóm hoạt động dưới sự bảo trợ của một hội có tư cách pháp nhân. Một quỹ nước ngoài đồng ý tài trợ tương đương khoảng 500 triệu đồng, trả bằng đô la Mỹ trong ba đợt (ví dụ giả định). Đây là lần đầu nhóm làm việc với ngoại tệ.
Trước khi nhận: tiền viện trợ nước ngoài cần được phép tiếp nhận
Ở Việt Nam, khoản viện trợ không hoàn lại từ tổ chức, cá nhân nước ngoài cho tổ chức trong nước nhìn chung phải được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt tiếp nhận trước khi thực hiện, theo quy định hiện hành về quản lý và sử dụng viện trợ không hoàn lại không thuộc hỗ trợ phát triển chính thức. Thủ tục, hồ sơ và cơ quan phê duyệt phụ thuộc vào loại tổ chức tiếp nhận và quy mô khoản viện trợ; quy định này đã thay đổi vài lần, nên cần kiểm văn bản đang áp dụng và hỏi cơ quan quản lý trực tiếp của tổ chức.
Với nhóm của anh Phúc, hội bảo trợ là bên đứng tên tiếp nhận, nên hội phải làm thủ tục và mở tài khoản. Nhóm cộng đồng không tư cách pháp nhân không thể tự nhận một khoản viện trợ nước ngoài vào tài khoản cá nhân của thành viên. Làm vậy vừa sai quy định, vừa đặt người đứng tên tài khoản vào rủi ro về thuế và về giải trình nguồn tiền.
Thời gian chờ phê duyệt cần được tính vào kế hoạch dự án. Nếu hoạt động đầu tiên dự kiến bắt đầu ngay tháng ký thoả thuận, trong khi thủ tục tiếp nhận chưa xong, tiền có thể về chậm hoặc bị ngân hàng giữ lại chờ bổ sung giấy tờ. Ngân hàng nhận tiền thường hỏi về mục đích và văn bản liên quan của khoản chuyển đến, nên chuẩn bị sẵn bản sao thoả thuận và văn bản phê duyệt.
Lập ngân sách khi chi bằng đồng Việt Nam mà tài trợ bằng ngoại tệ
Lập chi phí gốc bằng đồng Việt Nam trước. Đơn giá thù lao, vật tư, thuê tàu đưa học sinh ra bãi đều phát sinh bằng đồng Việt Nam. Anh Phúc lập bảng chi phí bằng đồng Việt Nam như mọi dự án, rồi mới quy đổi.
Chọn một tỷ giá giả định và ghi nguồn. Dùng tỷ giá công bố của ngân hàng nơi mở tài khoản hoặc theo hướng dẫn của nhà tài trợ, tại một ngày cụ thể gần ngày lập hồ sơ. Ghi rõ ngay dưới bảng: "Tỷ giá quy đổi giả định, nguồn, ngày". Đừng dùng tỷ giá tự làm tròn mà không nói nguồn.
Áp một tỷ giá cho toàn bảng. Mọi dòng dùng cùng tỷ giá, để người chấm nhân ngược lại ra đồng Việt Nam và thấy khớp. Bảng nộp có thể có hai cột tiền: đồng Việt Nam và ngoại tệ.
Hỏi nhà tài trợ về rủi ro tỷ giá. Có nhà tài trợ cho phép một dòng dự phòng chênh lệch tỷ giá nhỏ; có nhà tài trợ không cho và yêu cầu điều chỉnh hoạt động nếu tỷ giá biến động bất lợi. Đừng tự cài thêm phần đệm vào đơn giá; nếu cần, hãy hỏi và ghi thành dòng riêng.
Một đợt chuyển tiền từ lúc nhận đến lúc ghi sổ
Dưới đây là cách anh Phúc ghi nhận đợt chuyển tiền đầu tiên. Mọi con số là ví dụ giả định, tỷ giá viết dạng tượng trưng để dễ tính, không phải tỷ giá thật.
| Bước | Số tiền ngoại tệ | Tỷ giá | Số tiền đồng Việt Nam | Chứng từ giữ lại |
|---|---|---|---|---|
| Ngân sách đợt 1 theo thoả thuận | 8.000 | 25.000 (giả định khi lập hồ sơ) | 200.000.000 | Bảng ngân sách đã duyệt |
| Tiền về tài khoản ngoại tệ của hội | 7.980 (sau phí ngân hàng trung gian) | chưa quy đổi | chưa quy đổi | Giấy báo có của ngân hàng |
| Quy đổi lần 1 để chi hoạt động quý đầu | 4.000 | 25.300 (thực tế ngày bán) | 101.200.000 | Chứng từ bán ngoại tệ ghi tỷ giá |
| Quy đổi lần 2 | 3.980 | 24.900 (thực tế ngày bán) | 99.102.000 | Chứng từ bán ngoại tệ ghi tỷ giá |
Tổng đồng Việt Nam thực nhận từ đợt 1 là 200.302.000 đồng, chênh nhẹ so với 200 triệu dự kiến. Phần phí ngân hàng trung gian làm hụt 20 đơn vị ngoại tệ là chi phí thật cần ghi nhận; còn chênh lệch tỷ giá có lúc lời có lúc lỗ. Cả hai phải xuất hiện trong báo cáo, không được bỏ qua hay bù lặng lẽ.
Tài khoản riêng cho dự án: vì sao đáng làm
Nhiều thoả thuận tài trợ yêu cầu tài khoản riêng, hoặc ít nhất là theo dõi riêng, cho tiền dự án. Kể cả khi không bắt buộc, tài khoản riêng giúp nhóm của anh Phúc trả lời mọi câu hỏi về tiền chỉ bằng một bản sao kê: tiền về khi nào, quy đổi bao nhiêu lần, chi cho ai. Khi tiền dự án nằm chung tài khoản với hội phí và các khoản khác, việc tách ra lúc báo cáo tốn nhiều ngày và dễ nhầm.
Thông thường cần hai tài khoản: một tài khoản ngoại tệ để nhận tiền từ nhà tài trợ, và một tài khoản đồng Việt Nam để chi. Giao dịch trong nước nhìn chung thanh toán bằng đồng Việt Nam theo quy định quản lý ngoại hối hiện hành, nên nhóm không trả thù lao hay mua vật tư trực tiếp bằng đô la. Mỗi lần cần chi, quy đổi một phần đủ dùng theo kế hoạch.
Quy đổi một lần toàn bộ hay quy đổi theo đợt là quyết định có rủi ro. Quy đổi hết ngay khi tiền về giúp chốt con số đồng Việt Nam, dễ lập kế hoạch chi. Quy đổi theo đợt giữ được tiền ở dạng ngoại tệ lâu hơn nhưng phơi ra biến động tỷ giá. Nhóm nhỏ không nên đoán tỷ giá để kiếm lời; nên quy đổi theo nhu cầu chi của từng quý, và làm theo cách nhà tài trợ hướng dẫn nếu thoả thuận có quy định.
Báo cáo tài chính khi có chênh lệch tỷ giá
Báo cáo cho nhà tài trợ phải cho thấy tiền ngoại tệ nhận được đã thành bao nhiêu đồng Việt Nam và đã chi vào đâu. Anh Phúc chuẩn bị những phần sau cho mỗi kỳ báo cáo:
- Bảng các lần quy đổi trong kỳ: ngày, số ngoại tệ bán, tỷ giá thực tế, số đồng Việt Nam nhận, kèm bản sao chứng từ ngân hàng.
- Tỷ giá dùng để quy chi phí đồng Việt Nam ngược lại ngoại tệ trong báo cáo, theo phương pháp thoả thuận quy định: tỷ giá của từng lần quy đổi, tỷ giá bình quân của các lần quy đổi, hay tỷ giá do nhà tài trợ công bố.
- Dòng riêng cho lãi hoặc lỗ tỷ giá trong kỳ, không trộn vào dòng chi hoạt động.
- Dòng riêng cho phí ngân hàng nhận tiền và phí chuyển đổi, nếu nhà tài trợ cho phép tính vào chi phí dự án.
- Lãi tiền gửi phát sinh trên tài khoản dự án, nếu có, vì nhiều thoả thuận yêu cầu báo cáo và sử dụng phần lãi này cho dự án hoặc hoàn lại.
- Số dư cuối kỳ ở cả hai tài khoản, khớp với sao kê.
Nếu tỷ giá biến động có lợi làm dư ra một khoản đồng Việt Nam đáng kể, phần dư đó vẫn là tiền dự án. Muốn dùng cho hoạt động mới, nhóm cần xin nhà tài trợ đồng ý bằng văn bản, không tự chuyển sang việc khác.
Năm lỗi hay gặp khi lần đầu nhận ngoại tệ
Báo cáo chi phí bằng tỷ giá giả định thay vì tỷ giá thực. Tỷ giá trong ngân sách chỉ để lập kế hoạch. Khi báo cáo, phải dùng tỷ giá thực tế theo phương pháp thoả thuận quy định, nếu không số liệu sẽ không khớp với sao kê.
Quên phí ngân hàng trung gian. Tiền về ít hơn số nhà tài trợ chuyển, và nhóm tưởng là nhà tài trợ chuyển thiếu. Kiểm giấy báo có, ghi phần phí thành một dòng riêng.
Bù lỗ tỷ giá bằng cách cắt lặng lẽ một hoạt động. Mọi thay đổi hoạt động do thiếu tiền phải được báo và, nếu vượt ngưỡng thoả thuận, phải xin phép trước.
Rút tiền mặt ngoại tệ để chi. Chi trong nước bằng đồng Việt Nam; rút ngoại tệ tiền mặt rồi tự đổi ở ngoài làm mất chứng từ tỷ giá và có thể trái quy định.
Không lưu chứng từ quy đổi cùng bộ chứng từ chi. Đến lúc kiểm toán, không ai nối được khoản đô la nào đã thành khoản đồng Việt Nam nào. Đính bản sao chứng từ quy đổi vào đầu mỗi tập chứng từ chi của quý tương ứng.
Thuế và các nghĩa vụ khác: nguyên lý cần nắm
Tiền tài trợ nhận vào không làm thay đổi nghĩa vụ thuế khi chi ra. Thù lao trả cho cá nhân vẫn thuộc diện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo Luật Thuế thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn hiện hành, trừ trường hợp được miễn theo quy định; tổ chức chi trả có trách nhiệm khấu trừ, kê khai. Hàng hoá, dịch vụ mua bằng nguồn viện trợ có thể có cơ chế riêng về thuế giá trị gia tăng trong một số trường hợp, với thủ tục riêng; không nên tự giả định là được miễn mà cần kiểm quy định hiện hành và hỏi cơ quan thuế quản lý.
Hồ sơ kế toán của dự án được lưu theo Luật Kế toán 2015 và theo thời hạn thoả thuận yêu cầu, lấy thời hạn dài hơn. Chứng từ ngoại tệ như giấy báo có, chứng từ bán ngoại tệ cần lưu cùng bộ chứng từ chi tương ứng, vì đó là mắt xích nối khoản tiền nhà tài trợ chuyển với từng khoản chi bằng đồng Việt Nam.
Cuối dự án, phần tiền chưa dùng hết thường phải hoàn lại hoặc xin phép dùng tiếp theo thoả thuận. Khi hoàn lại bằng ngoại tệ, việc mua ngoại tệ để chuyển trả phát sinh thêm chênh lệch và phí; cần hỏi nhà tài trợ về đồng tiền hoàn trả và cách tính trước khi làm.
Câu hỏi thường gặp
Có nên lập ngân sách đề xuất bằng đồng Việt Nam rồi để nhà tài trợ tự quy đổi không?
Chỉ khi nhà tài trợ cho phép. Phần lớn quỹ nước ngoài yêu cầu ngân sách bằng đồng tiền của họ hoặc có cả hai cột. Dù nộp bằng ngoại tệ, bạn vẫn nên giữ bảng gốc bằng đồng Việt Nam, vì đó là bảng dùng để quản lý chi thực tế.
Tỷ giá giảm làm thiếu tiền cho hoạt động cuối thì xử lý sao?
Theo dõi từ sớm và báo nhà tài trợ khi chênh lệch đủ lớn để ảnh hưởng hoạt động. Các hướng thường gặp là thu hẹp quy mô một hoạt động, dùng dòng dự phòng tỷ giá nếu có, hoặc xin điều chỉnh ngân sách. Không bù bằng cách cắt chất lượng mà không báo.
Có được để tiền tài trợ trong tài khoản cá nhân của thủ quỹ cho tiện không?
Không nên trong bất kỳ trường hợp nào. Tiền dự án phải nằm trong tài khoản đứng tên tổ chức nhận tài trợ. Tài khoản cá nhân làm mất khả năng chứng minh nguồn tiền, đặt người đứng tên vào rủi ro thuế và rất dễ dẫn đến nghi ngờ hoặc tranh chấp.
Phí ngân hàng trung gian khi nhận tiền có được tính vào chi phí dự án không?
Tuỳ thoả thuận. Nhiều nhà tài trợ chấp nhận nếu có dòng phí ngân hàng trong ngân sách. Nếu không có dòng này, phần hụt do phí trung gian vẫn phải được ghi nhận trong báo cáo, và có thể cần hỏi nhà tài trợ cách xử lý.
Nhà tài trợ trong nước trả bằng đồng Việt Nam thì có cần thủ tục phê duyệt như viện trợ nước ngoài không?
Thủ tục phê duyệt viện trợ nước ngoài áp dụng cho nguồn từ tổ chức, cá nhân nước ngoài. Tài trợ từ doanh nghiệp, tổ chức trong nước theo quy định khác, chủ yếu là thoả thuận giữa hai bên và quy định tài chính của tổ chức nhận. Nếu bạn không chắc nguồn tiền được xếp loại nào, hãy hỏi cơ quan quản lý trực tiếp.
Lãi tiền gửi trên tài khoản dự án thuộc về ai?
Thường thuộc dự án và phải báo cáo. Có nhà tài trợ cho dùng phần lãi cho hoạt động dự án, có nơi yêu cầu hoàn lại. Đọc thoả thuận và ghi lãi thành một dòng riêng trong báo cáo tài chính, không trộn vào số dư.