Chia nhỏ gói mua sắm là tách một nhu cầu đã biết trước thành nhiều lần mua có giá trị nhỏ, để mỗi lần rơi vào hình thức lựa chọn nhà cung cấp đơn giản hơn hoặc để chọn được người bán quen. Luật Đấu thầu 2023 nghiêm cấm việc chia dự toán mua sắm thành các gói không đúng quy định nhằm mục đích chỉ định thầu hoặc hạn chế sự tham gia của nhà thầu. Bài này không bàn cách làm việc đó; nó giải thích vì sao đừng làm và làm gì thay vào.
Tình huống trong bài: anh Lực, phụ trách hành chính một trường cao đẳng ở Phú Thọ (ví dụ giả định), được giao mua thiết bị cho phòng thực hành điện mới. Danh mục khá dài, thời gian gấp vì học kỳ sắp bắt đầu. Một đồng nghiệp gợi ý: "Tách ra mấy đợt, mỗi đợt một ít, cho nhanh." Lời gợi ý nghe như kinh nghiệm, nhưng nó đặt người ký hợp đồng vào thế rủi ro.
Vì sao luật cấm, nói bằng ngôn ngữ của người làm
Quy trình lựa chọn nhà thầu được thiết kế để tiền công mua được hàng tốt với giá hợp lý, thông qua cạnh tranh và công khai. Gói càng lớn thì quy trình càng chặt, vì rủi ro lãng phí càng cao. Khi một nhu cầu lớn bị tách thành nhiều phần nhỏ, mỗi phần đi theo quy trình đơn giản hơn, cạnh tranh giảm, và tổng số tiền vẫn như cũ. Người ta không còn so được giá của cả lô; nhà cung cấp khác không có cơ hội chào hàng.
Vì vậy, luật không chỉ nhìn vào từng hợp đồng mà nhìn vào nhu cầu phía sau. Câu hỏi của người kiểm tra không phải "hợp đồng này có đúng thủ tục không", mà "nhu cầu này lẽ ra là một gói hay nhiều gói". Nếu nhu cầu đã rõ từ đầu, cùng loại hàng, cùng thời điểm cần dùng, việc tách ra không có lý do chính đáng ngoài việc né thủ tục.
Nguyên lý này áp dụng cho mua sắm bằng vốn nhà nước theo phạm vi của Luật Đấu thầu 2023. Bạn cần kiểm văn bản hướng dẫn hiện hành để biết ngưỡng giá trị và hình thức lựa chọn tương ứng với gói của mình; bài này cố ý không nêu con số, vì chúng có thể được điều chỉnh.
Mua nhiều lần: khi nào hợp lý, khi nào là chia nhỏ
Không phải cứ mua nhiều lần là vi phạm. Bảng dưới giúp người phụ trách tự soi nhu cầu của mình. Các tình huống là ví dụ giả định; kết luận cuối cùng tuỳ hồ sơ cụ thể và văn bản hiện hành.
| Tình huống | Nhận định thường gặp | Vì sao |
|---|---|---|
| Danh mục thiết bị phòng thực hành đã duyệt một lần, tách thành bốn hợp đồng ký trong hai tuần | Dễ bị coi là chia nhỏ | Nhu cầu biết trước, cùng mục đích, cùng thời điểm |
| Vật tư tiêu hao mua theo tháng vì kho nhỏ, nhưng đã nằm trong kế hoạch mua sắm cả năm được duyệt | Thường hợp lý | Tổng nhu cầu đã được lựa chọn nhà cung cấp một lần, chỉ giao hàng nhiều đợt |
| Học kỳ hai có thêm lớp mới, phát sinh nhu cầu thiết bị không lường trước | Có thể hợp lý nếu chứng minh được | Nhu cầu phát sinh sau, có quyết định mở lớp làm căn cứ |
| Cùng một nhà cung cấp, cùng loại hàng, nhiều hợp đồng giá trị gần sát nhau | Dấu hiệu cần giải trình | Gợi ý một nhu cầu chung bị tách ra |
| Hai phòng ban mua cùng loại hàng riêng rẽ vì không biết nhu cầu của nhau | Không cố ý nhưng vẫn có thể bị nhắc nhở | Đơn vị có trách nhiệm tổng hợp nhu cầu |
Dòng cuối là bài học cho cả đơn vị chứ không riêng người mua: nhiều trường hợp chia nhỏ không xuất phát từ ý định né thủ tục mà từ việc mỗi bộ phận tự mua. Kết quả khi bị kiểm tra vẫn giống nhau, nên việc tổng hợp nhu cầu từ đầu năm là trách nhiệm của bộ phận phụ trách mua sắm.
Hậu quả: không chỉ là bị nhắc nhở
Khi bị xác định là chia nhỏ gói thầu trái quy định, hậu quả đến theo nhiều lớp. Về tiền, các khoản chi liên quan có thể bị xuất toán hoặc phần chênh lệch so với giá hợp lý bị yêu cầu thu hồi. Về hợp đồng, việc lựa chọn nhà cung cấp có thể bị coi là không đúng, gây rắc rối cho cả đơn vị lẫn bên bán. Về con người, người đề xuất, người phê duyệt và người ký hợp đồng có thể bị xem xét kỷ luật theo quy định; trường hợp gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc có dấu hiệu tư lợi có thể bị xử lý theo pháp luật hình sự.
Thời gian cũng là một phần của hậu quả. Mua sắm thường được thanh tra, kiểm toán xem xét sau một hai năm, khi người ký đã chuyển việc hoặc nghỉ hưu. Trách nhiệm không tự mất đi theo chức vụ. Anh Lực có thể không còn phụ trách hành chính, nhưng chữ ký trên bốn hợp đồng vẫn là của anh.
Và cuối cùng là chi phí không ghi trên giấy: mất lòng tin của cấp trên, hồ sơ mua sắm của đơn vị bị soát kỹ hơn trong những lần sau, và những lần mua đúng quy trình cũng bị nghi ngờ.
Làm đúng mà vẫn kịp: gom nhu cầu từ sớm
Lý do chính khiến người ta nghĩ đến việc chia nhỏ là thiếu thời gian. Cách giải quyết là đưa việc mua vào kế hoạch sớm, không phải rút gọn thủ tục. Anh Lực đề xuất với ban giám hiệu như sau.
- Tổng hợp toàn bộ danh mục thiết bị phòng thực hành thành một nhu cầu, kèm số lượng, yêu cầu kỹ thuật và thời điểm cần có.
- Đối chiếu với kế hoạch mua sắm năm của trường xem nhu cầu đã có trong kế hoạch chưa; nếu chưa, đề nghị bổ sung.
- Hỏi bộ phận phụ trách đấu thầu hoặc cơ quan quản lý để xác định hình thức lựa chọn nhà thầu phù hợp với giá trị cả gói theo văn bản hiện hành.
- Nếu thiết bị thuộc danh mục mua sắm tập trung của địa phương, tìm hiểu quy trình đặt hàng qua đơn vị mua sắm tập trung.
- Lập kế hoạch thời gian ngược từ ngày cần dùng, tính đủ thời gian cho từng bước của quy trình.
- Nếu thời gian không đủ cho cả lô, đề xuất tách theo lý do kỹ thuật hợp lý và công khai, như theo nhóm hàng có tính chất khác nhau, và để người có thẩm quyền quyết trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
Bước cuối khác hẳn với chia nhỏ để né. Luật cho phép phân chia gói thầu dựa trên tính chất kỹ thuật, trình tự thực hiện, quy mô hợp lý; điều bị cấm là chia nhằm mục đích chỉ định thầu hoặc hạn chế cạnh tranh. Sự khác biệt nằm ở lý do và ở việc quyết định được ghi trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt, chứ không phải ở số lượng hợp đồng.
Nếu học kỳ không chờ được, cách thật thà là báo ban giám hiệu rằng lớp thực hành sẽ khai giảng muộn vài tuần, hoặc mượn tạm thiết bị của phòng khác. Một lịch dạy dời lại dễ giải trình hơn nhiều so với bốn hợp đồng bị coi là chia nhỏ.
Kế hoạch mua sắm năm: tài liệu bảo vệ chính người mua
Người phụ trách mua sắm ở đơn vị nhỏ thường coi kế hoạch mua sắm năm là thủ tục giấy tờ cho có. Thực ra đây là tài liệu bảo vệ họ tốt nhất. Một kế hoạch được lập từ đầu năm, tổng hợp nhu cầu của các bộ phận, ghi rõ nhóm hàng nào mua một lần, nhóm nào mua theo đợt giao, là bằng chứng cho thấy đơn vị đã nhìn toàn bộ nhu cầu trước khi chọn cách mua. Khi bị hỏi vì sao có nhiều hợp đồng cùng loại hàng, người mua chỉ cần mở kế hoạch ra.
Kế hoạch cũng giúp phân biệt rõ nhu cầu phát sinh với nhu cầu bị tách. Nhu cầu không có trong kế hoạch đầu năm mà xuất hiện sau, kèm một quyết định làm căn cứ như mở thêm lớp, nhận thêm nhiệm vụ, thiết bị hỏng có biên bản, thì có câu chuyện rõ ràng. Còn nhu cầu đã có trong kế hoạch mà lại được mua thành nhiều lần nhỏ không theo kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã duyệt, thì chính kế hoạch sẽ cho thấy điều đó.
Vì vậy anh Lực đề xuất với nhà trường: từ năm sau, tháng đầu tiên của năm dành để các khoa, phòng gửi nhu cầu mua sắm, bộ phận hành chính tổng hợp thành kế hoạch trình ban giám hiệu. Việc này mất vài buổi họp, nhưng thay được hàng chục lần chạy việc gấp trong năm.
Trả lời những lời gợi ý thường nghe
"Năm nào cũng làm vậy, chưa ai nói gì." Chưa bị kiểm tra không có nghĩa là đúng. Mua sắm của đơn vị công có thể được xem lại trong nhiều năm, và những lần làm giống nhau thường bị xem xét cùng lúc.
"Mỗi hợp đồng đều có báo giá, đều có hoá đơn mà." Thủ tục của từng hợp đồng đầy đủ không cứu được việc nhu cầu bị chia sai. Câu hỏi nằm ở tầng kế hoạch, không ở tầng chứng từ.
"Nhà cung cấp quen làm nhanh, giao đúng hẹn." Nhà cung cấp tốt hoàn toàn có thể tham gia chào hàng cạnh tranh và được chọn đúng quy trình. Nếu họ thật sự tốt, quy trình không làm họ thua.
"Chỉ là vài chục triệu một lần." Từng lần nhỏ, nhưng người kiểm tra cộng lại. Và nếu người gợi ý có quan hệ với nhà cung cấp, chuyện còn chạm tới xung đột lợi ích, một vấn đề riêng phải khai báo.
Nếu phát hiện đơn vị đã lỡ chia nhỏ từ trước
Có khi người mới nhận việc phát hiện những lần mua của năm trước có dấu hiệu chia nhỏ. Bạn không phải người đã ký, nhưng bạn đang giữ hồ sơ. Cách làm thận trọng là báo bằng văn bản cho người có thẩm quyền của đơn vị, nêu sự việc khách quan, đề xuất từ nay tổng hợp nhu cầu đúng quy trình. Đừng tự sửa hay "bổ sung" hồ sơ cũ cho đẹp; mọi sửa đổi chứng từ sau khi đã hoàn thành đều có thể làm vấn đề nặng hơn.
Với những lần mua sắp tới, đây là lúc tốt nhất để thay đổi: lập kế hoạch mua sắm năm sớm, gom nhu cầu các bộ phận, đưa ra hội nghị cán bộ hoặc cuộc họp giao ban để mọi người cùng biết. Khi quy trình được công khai, áp lực "tách cho nhanh" giảm đi nhiều.
Nếu cần người cùng rà kế hoạch mua sắm hoặc lập dự toán gói mua sắm cho sát nhu cầu, bạn có thể để lại nhu cầu ở khung cuối trang để Kinh Phí liên hệ lại.
Câu hỏi thường gặp
Ngưỡng giá trị để phải đấu thầu là bao nhiêu?
Bài này cố ý không nêu, vì ngưỡng và hình thức lựa chọn nhà thầu được quy định trong văn bản hướng dẫn Luật Đấu thầu 2023 và có thể thay đổi. Hỏi bộ phận đấu thầu của đơn vị hoặc kiểm văn bản hiện hành trước khi lập kế hoạch.
Mua hàng giao nhiều đợt có bị coi là chia nhỏ không?
Không, nếu toàn bộ nhu cầu đã được lựa chọn nhà cung cấp một lần theo đúng quy trình và chỉ chia lịch giao hàng. Đó là chia đợt giao, khác với chia gói mua sắm. Hợp đồng nên ghi rõ tổng khối lượng và lịch giao.
Nhu cầu phát sinh thật giữa năm thì mua thế nào?
Mua theo quy trình phù hợp với giá trị của nhu cầu mới, kèm căn cứ chứng minh nó phát sinh sau, như quyết định mở lớp hay biên bản hỏng thiết bị. Nếu nhu cầu lặp lại hằng năm, năm sau nên đưa vào kế hoạch từ đầu.
Nhiều phòng ban cùng mua một loại hàng có phải gom lại không?
Nên gom. Đơn vị có trách nhiệm tổng hợp nhu cầu để lựa chọn nhà cung cấp hợp lý. Mỗi phòng ban mua riêng cùng loại hàng trong cùng thời gian dễ bị coi là chia nhỏ, dù không ai cố ý.
Người đề xuất chia nhỏ có chịu trách nhiệm hay chỉ người ký?
Trách nhiệm được xem xét theo vai trò của từng người trong quy trình: người đề xuất, người thẩm định, người phê duyệt, người ký hợp đồng. Người chỉ làm theo chỉ đạo nên giữ lại văn bản chỉ đạo, nhưng việc đó không tự động miễn trách nhiệm.
Tài trợ quốc tế có phải theo Luật Đấu thầu không?
Tuỳ thoả thuận tài trợ và quy định về phạm vi áp dụng. Nhiều nhà tài trợ có quy trình mua sắm riêng, cũng cấm chia nhỏ để né ngưỡng. Đọc kỹ hướng dẫn mua sắm trong thoả thuận và hỏi nhà tài trợ khi không chắc.