Bảng ngân sách đề xuất xin tài trợ: lập theo hoạt động và khoản mục cho khớp nhau

Bảng ngân sách đề xuất tốt cho người chấm thấy cùng một số tiền từ hai phía: mỗi hoạt động tốn bao nhiêu, và tiền chảy vào những khoản mục nào như nhân sự, vật tư, đi lại. Hai cách nhìn phải cộng ra cùng một tổng. Mỗi dòng phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền, để ai đọc cũng tự nhân lại được mà không phải đoán.

Tình huống trong bài: thầy Quang, phó hiệu trưởng một trường trung học cơ sở ở Quảng Trị (ví dụ giả định), viết hồ sơ xin một quỹ cộng đồng khoảng 240 triệu đồng cho chương trình dạy bơi và kỹ năng phòng tránh đuối nước trong 12 tháng (ví dụ giả định). Quỹ không có mẫu bảng bắt buộc, chỉ yêu cầu "ngân sách chi tiết". Thầy phải tự dựng bảng từ đầu.

Bắt đầu từ danh sách hoạt động, không bắt đầu từ con số

Lỗi hay gặp nhất là mở bảng tính và gõ ngay "tổng xin: 240 triệu", rồi chia dần cho các khoản sao cho đủ. Bảng làm theo cách đó luôn lộ ra: đơn giá tròn trĩnh, số lượng không khớp với số học sinh, có dòng chỉ để lấp cho đủ tổng. Người chấm có kinh nghiệm nhận ra ngay.

Thầy Quang làm ngược lại. Thầy lấy khung hoạt động trong phần thuyết minh dự án và viết ra bốn hoạt động chính: tập huấn giáo viên thể dục làm người dạy bơi; tổ chức các khoá học bơi cho học sinh lớp 6 và lớp 7 trong mùa hè; buổi ngoại khoá kỹ năng an toàn sông nước cho phụ huynh; và theo dõi, tổng kết. Với mỗi hoạt động, thầy liệt kê mọi thứ cần có để nó diễn ra: người dạy, nơi dạy, dụng cụ, đi lại, nước uống, bảo hiểm, tài liệu.

Chỉ khi danh sách thứ cần có đã đầy đủ, thầy mới gắn con số vào từng thứ. Cách này cũng giúp phát hiện sớm những hoạt động quá đắt so với kết quả, để điều chỉnh thiết kế dự án thay vì cắt ngân sách một cách máy móc ở phút chót. Ví dụ, thuê bể bơi thương mại cho cả trăm học sinh tốn hơn hẳn việc dựng một bể bơi di động đặt tại sân trường; nhưng bể di động lại kéo theo chi phí lắp đặt, xử lý nước và trông coi. Đặt hai phương án cạnh nhau trên giấy mới thấy phương án nào hợp lý.

Mỗi dòng ngân sách gồm bốn thành phần

Mô tả cụ thể. Viết "Thuê huấn luyện viên bơi hướng dẫn tập huấn giáo viên", không viết "Chi phí chuyên môn". Mô tả cụ thể giúp người chấm hiểu ngay khoản này dùng vào việc gì mà không cần mở thuyết minh.

Đơn vị tính. Người/ngày, buổi, khoá, bộ, chuyến, tháng. Đơn vị tính phải là thứ đếm được trong thực tế và khớp với chứng từ sau này. Nếu thuê huấn luyện viên theo buổi thì đơn vị là buổi, không phải "gói".

Số lượng. Số lượng phải giải thích được từ thiết kế hoạt động. Mười khoá học, mỗi khoá 12 buổi, thì số buổi là 120, không phải 100 cho tròn. Nhiều thành phần nhân nhau thì tách ra: số khoá nhân số buổi nhân số người dạy mỗi buổi.

Đơn giá và nguồn của đơn giá. Lấy từ báo giá thật của nhà cung cấp, từ định mức chi của đơn vị hoặc của tỉnh nếu đơn vị phải áp dụng, hoặc từ chi phí thực tế của lần làm trước. Ghi nguồn đơn giá vào cột ghi chú hoặc thuyết minh. Với trường công lập, khoản nào có định mức hiện hành thì đơn giá không được vượt định mức đó, kể cả khi tiền đến từ nhà tài trợ, trừ khi thoả thuận và quy chế đơn vị cho phép.

Bảng mẫu: ngân sách theo hoạt động

Dưới đây là phần đầu bảng của thầy Quang, rút gọn để dễ đọc. Mọi con số đều là ví dụ giả định, không phải giá thị trường. Cột cuối cho biết dòng này thuộc khoản mục nào, để bước sau cộng chéo.

Để ý dòng "In tài liệu và tổng kết" dùng đơn vị "gói". Đây là chỗ thầy Quang về sau phải tách ra: bao nhiêu tờ hướng dẫn, bao nhiêu giấy chứng nhận, mỗi thứ giá bao nhiêu. Một dòng gói mơ hồ là chỗ người chấm hay hỏi lại.

Cộng chéo sang khoản mục và kiểm tổng

Khi bảng theo hoạt động đã xong, thầy Quang dùng cột khoản mục để lập bảng thứ hai: tổng tiền theo từng khoản mục như nhân sự trong trường, nhân sự thuê ngoài, vật tư, dịch vụ, hậu cần, truyền thông, chi phí quản lý. Trên bảng tính, việc này làm bằng hàm cộng có điều kiện theo cột khoản mục; làm tay thì lọc từng nhóm rồi cộng. Bảng khoản mục là thứ nhà tài trợ dùng để so với trần chi phí, và cũng là thứ họ dùng khi đối chiếu báo cáo tài chính sau này.

Có ba phép kiểm thầy làm mỗi lần sửa bảng. Một, tổng của bảng hoạt động bằng tổng của bảng khoản mục, đến từng đồng. Hai, mỗi dòng thành tiền đúng bằng số lượng nhân đơn giá, không có dòng nào gõ tay con số thành tiền. Ba, tổng tiền xin quỹ cộng với đối ứng bằng tổng ngân sách dự án ghi ở trang đầu hồ sơ và trong phần tóm tắt. Lệch một con số giữa trang đầu và bảng chi tiết là lỗi rất hay gặp khi hồ sơ sửa nhiều vòng.

Một mẹo nhỏ: đặt ô kiểm ở cuối bảng, lấy tổng bảng hoạt động trừ tổng bảng khoản mục, và tô màu nếu khác không. Mỗi lần ai trong nhóm sửa một đơn giá, ô đó nhắc ngay. Đơn giá nên để ở một ô riêng mà các dòng tham chiếu tới, thay vì gõ lặp lại ở nhiều nơi, để khi báo giá thay đổi bạn chỉ sửa một chỗ.

Khi tổng vượt mức tối đa của quỹ: cắt theo hoạt động, không cắt đều

Bảng đầu tiên của thầy Quang cộng ra gần 290 triệu đồng, vượt mức tối đa quỹ cho phép khoảng 50 triệu (ví dụ giả định). Phản xạ thường gặp là giảm đều mười mấy phần trăm ở mọi dòng. Cách đó cho ra một bảng trông vẫn đủ, nhưng thực ra không hoạt động nào còn đủ tiền: giáo viên dạy ít buổi hơn mà vẫn phải đạt cùng kết quả, dụng cụ ít hơn mà số học sinh không đổi.

Thầy chọn cách khác: giữ nguyên đơn giá, xem lại quy mô. Số khoá học giảm từ mười xuống tám, ưu tiên học sinh lớp 6 ở các thôn ven sông trước; buổi ngoại khoá cho phụ huynh ghép với họp phụ huynh đầu năm để đỡ một khoản thuê loa và nước uống; phần in giấy chứng nhận chuyển sang đối ứng của trường. Mỗi thay đổi được ghi lại trong thuyết minh, kèm hệ quả với chỉ tiêu đầu ra: số học sinh biết bơi dự kiến giảm tương ứng.

Người chấm tin một bảng nhỏ hơn mà mỗi dòng đủ tiền hơn là một bảng to bị gọt mỏng. Khi phải cắt, hãy cắt quy mô hoặc bỏ hẳn một hoạt động phụ, rồi sửa chỉ tiêu cho khớp, thay vì ép đơn giá xuống dưới mức thực tế.

Phân biệt tiền xin quỹ và tiền đối ứng ngay trên bảng

Nhiều quỹ muốn thấy ngân sách đầy đủ của dự án, không chỉ phần họ trả. Thầy Quang thêm hai cột vào bảng hoạt động: "Đề nghị quỹ tài trợ" và "Đối ứng của trường và phụ huynh". Cách chia cụ thể như sau:

• Thù lao giáo viên dạy ngoài giờ: phần lớn do quỹ trả, một phần nhỏ trường đối ứng từ nguồn hợp pháp của trường theo quy chế chi tiêu nội bộ.
• Sân trường và nhà vệ sinh, phòng thay đồ: trường đối ứng bằng hiện vật, ghi giá trị quy đổi và cách quy đổi.
• Thời gian của ban giám hiệu điều phối dự án: đối ứng bằng công sức, không xin quỹ trả.
• Bảo hiểm cho học sinh: có thể chia đôi giữa quỹ và hội cha mẹ học sinh nếu hội tự nguyện, với biên bản đồng ý rõ ràng; trường không được tự ý thu.
• Dụng cụ bơi giữ lại sau dự án: quỹ trả, nhưng ghi rõ sau dự án thuộc trường quản lý và sử dụng tiếp cho mục đích dạy bơi.

Việc tách cột giúp người chấm thấy ngay tỷ lệ đối ứng, đồng thời giúp chính trường quản lý: phần nào phải xin chứng từ gửi quỹ, phần nào chỉ cần ghi nhận nội bộ.

Trình bày bảng để người chấm đọc trong năm phút

Người chấm hồ sơ thường đọc hàng chục bộ trong một đợt. Bảng của bạn nên đọc được trong năm phút: đánh số hoạt động khớp với số trong thuyết minh, nhóm các dòng theo hoạt động với một dòng cộng phụ sau mỗi nhóm, căn phải cột tiền, dùng dấu chấm phân cách hàng nghìn nhất quán. Đừng trộn đơn vị đồng và nghìn đồng trong cùng một bảng; ghi rõ đơn vị ở tiêu đề cột.

Đặt bảng tổng hợp theo khoản mục lên trước, bảng chi tiết theo hoạt động ra sau, nếu quỹ không có yêu cầu khác. Người chấm nhìn bảng tổng hợp để biết cơ cấu, rồi mới xuống chi tiết khi có câu hỏi. Kèm thêm một dòng tỷ lệ phần trăm của từng khoản mục trên tổng; nếu quỹ có trần cho nhóm nào, tỷ lệ đó cho thấy bạn đã tự kiểm.

Cuối cùng, chuyển bảng sang định dạng quỹ yêu cầu và mở lại để xem các con số có giữ nguyên không. Bảng tính chuyển sang tệp văn bản hay tệp in thường mất định dạng số, làm dấu phân cách đổi chỗ, khiến 14.000 thành 14,000 và người đọc hiểu nhầm. Nếu cần người cùng lập bảng dự toán hoặc soát hồ sơ trước khi nộp, bạn có thể để lại nhu cầu ở khung cuối trang để Kinh Phí liên hệ lại.

Câu hỏi thường gặp

Quỹ không yêu cầu chia theo hoạt động thì có cần làm không?

Vẫn nên làm, ít nhất cho nội bộ. Bảng theo hoạt động là thứ giúp bạn kiểm soát chi khi dự án chạy và giải trình khi một hoạt động bị hoãn. Bạn có thể nộp bảng theo khoản mục như quỹ yêu cầu và giữ bảng hoạt động làm phụ lục hoặc tài liệu nội bộ.

Đơn giá lấy từ báo giá thì cần bao nhiêu báo giá?

Lúc lập đề xuất, một hoặc hai báo giá cho các khoản lớn là đủ để chứng minh đơn giá hợp lý. Khi dự án được duyệt và bắt đầu mua thật, số báo giá phải theo quy định mua sắm trong thoả thuận và quy chế của đơn vị, có thể nhiều hơn với khoản giá trị lớn.

Có nên làm tròn thành tiền cho đẹp không?

Không nên làm tròn từng dòng theo cảm tính. Thành tiền phải bằng số lượng nhân đơn giá. Bạn có thể chọn đơn giá tròn đến hàng nghìn đồng cho dễ đọc, nhưng không chỉnh thành tiền để tổng ra một con số tròn; người chấm hiểu tổng lẻ là dấu hiệu bảng được tính thật.

Thù lao cho giáo viên của trường có được tính vào ngân sách tài trợ không?

Tuỳ quy định của nhà tài trợ và quy chế chi tiêu nội bộ của trường. Phần việc nằm trong nhiệm vụ đã được trả lương thì thường không được chi thêm; phần việc ngoài giờ, ngoài nhiệm vụ thì có thể chi nếu quỹ cho phép và theo mức trường đang áp dụng. Thu nhập này cũng thuộc diện kê khai thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành.

Ngân sách xin quỹ có nên kèm chi phí quản lý của trường không?

Chỉ khi quỹ cho phép và theo tỷ lệ quỹ quy định. Nếu đưa vào, ghi thành một dòng riêng, nói rõ cách tính và những gì nó chi trả như thời gian kế toán, phí ngân hàng, văn phòng phẩm. Không cộng lẫn chi phí quản lý vào đơn giá của các dòng khác.

Bảng ngân sách và thuyết minh nên nộp chung một tệp hay tách riêng?

Theo yêu cầu của quỹ. Nếu quỹ không quy định, nên để bảng ở dạng bảng tính để người chấm kiểm công thức, và thuyết minh ở dạng văn bản, đánh số dòng khớp nhau. Kèm một bản in ra định dạng không sửa được để tránh lỗi hiển thị trên máy người chấm.