Đóng một dự án tài trợ là bốn việc phải làm theo đúng thứ tự: chốt các khoản chi trước ngày kết thúc, tính chính xác số dư cuối cùng kể cả tiền lãi, hoàn trả hoặc xin dùng số dư theo văn bản của nhà tài trợ, rồi bàn giao tài sản, đóng tài khoản và cất hồ sơ. Bỏ sót một bước, tổ chức có thể bị đòi hoàn tiền nhiều năm sau, khi người làm dự án đã đi nơi khác.
Tình huống trong bài: chị Mai điều phối một tổ chức phi lợi nhuận nhỏ ở Quảng Ngãi (ví dụ giả định). Tổ chức nhận một khoản tài trợ 18 tháng để dựng góc thư viện thân thiện ở sáu trường tiểu học, tổng tài trợ khoảng một tỷ đồng (ví dụ giả định). Dự án kết thúc ngày 31 tháng 12. Thoả thuận cho phép nộp báo cáo cuối cùng trong một khoảng thời gian sau ngày kết thúc. Bài này không bàn cách viết báo cáo tài chính định kỳ, mà bàn những việc chỉ xảy ra một lần: lúc khép dự án.
Ngày kết thúc dự án là mốc cắt chi phí
Điều đầu tiên cần đọc lại trong thoả thuận là định nghĩa ngày kết thúc. Phần lớn nhà tài trợ chỉ chấp nhận chi phí phát sinh từ hoạt động diễn ra trong thời gian dự án; khoản thanh toán có thể chậm hơn vài tuần, nhưng nghĩa vụ phải phát sinh trước ngày kết thúc. Một bộ sách đặt mua ngày 5 tháng 1 năm sau sẽ không được tính, dù tiền trả từ tài khoản dự án.
Vì vậy chị Mai đặt một mốc nội bộ sớm hơn ngày kết thúc khoảng sáu tuần: sau mốc này không ký hợp đồng mới, không đặt hàng mới, chỉ hoàn thành những gì đã cam kết. Người phụ trách hoạt động ở từng trường được báo bằng văn bản. Khoản nào bắt buộc phải chi sau ngày kết thúc, như phí kiểm toán cuối dự án hay chi phí in báo cáo, thì kiểm xem thoả thuận có cho phép không; nhiều nhà tài trợ có điều khoản riêng cho chi phí đóng dự án.
Mốc cắt chi phí cũng áp dụng cho lương. Hợp đồng của nhân viên dự án nên kết thúc cùng ngày kết thúc dự án hoặc chuyển sang nguồn khác; nếu tổ chức giữ người làm báo cáo cuối thêm vài tuần, phần lương đó chỉ tính vào dự án khi thoả thuận cho phép chi phí đóng dự án. Chị Mai ghi rõ điều này với từng người từ tháng thứ ba trước ngày kết thúc để không ai bất ngờ.
Nếu hoạt động bị chậm thật sự, cách đúng là xin gia hạn không tăng kinh phí trước ngày kết thúc, bằng văn bản, có lý do và kế hoạch mới. Gia hạn xin sau khi dự án đã hết hạn thường bị từ chối, và mọi chi phí trong khoảng trống đó có thể bị loại.
Lịch đóng dự án trong ba tháng cuối
Chị Mai dựng một lịch đơn giản, dán ở bàn làm việc của cả nhóm:
- Tháng thứ ba trước ngày kết thúc: rà các hoạt động còn lại, đối chiếu ngân sách còn lại theo từng dòng, quyết định có xin gia hạn hay điều chỉnh không.
- Sáu tuần trước ngày kết thúc: dừng đặt hàng mới, gửi thông báo cho đối tác và nhà cung cấp, yêu cầu gửi hoá đơn trước một ngày cụ thể.
- Bốn tuần trước: kiểm kê tài sản mua bằng tiền dự án, chuẩn bị biên bản bàn giao cho từng trường.
- Tuần cuối: thu hồi toàn bộ tạm ứng của nhân viên, đối chiếu tiền mặt và số dư ngân hàng.
- Sau ngày kết thúc: thanh toán nốt các khoản đã cam kết, xin sao kê và xác nhận lãi tiền gửi, lập báo cáo tài chính cuối cùng.
- Khi nhà tài trợ chấp nhận báo cáo: hoàn trả số dư theo hướng dẫn, nhận xác nhận đã nhận tiền, rồi mới đóng tài khoản.
Lịch này nghe đơn giản nhưng giúp tránh tình huống quen thuộc: tháng cuối có nhiều hoá đơn dồn về cùng lúc, trong đó có khoản phát sinh sau ngày kết thúc không ai để ý.
Tính số dư cuối cùng cho đúng
Số dư phải hoàn trả không chỉ là tiền còn trong tài khoản. Bảng dưới là cách chị Mai tính, mọi số là ví dụ giả định, đơn vị triệu đồng.
| Khoản | Số tiền | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tổng tiền nhà tài trợ đã chuyển | 1.000 | Theo các đợt giải ngân, đối chiếu sao kê |
| Cộng: lãi tiền gửi phát sinh trên tài khoản dự án | 3 | Nhiều thoả thuận coi lãi là tiền của dự án |
| Trừ: chi phí hợp lệ đã chi | 962 | Theo bảng tổng hợp chi tiết từng dòng |
| Trừ: chi phí đã cam kết, chưa thanh toán | 12 | Hoá đơn trước ngày kết thúc, trả sau |
| Cộng lại: khoản bị nhà tài trợ loại | 4 | Một khoản chi sau ngày kết thúc |
| Số dư phải hoàn trả hoặc xin dùng | 33 | Sau khi trừ phí ngân hàng nếu thoả thuận cho phép |
Dòng "khoản bị loại" thường bị bỏ qua: tổ chức đã chi khoản đó bằng tiền dự án, nhà tài trợ không chấp nhận, thì tổ chức phải bù từ nguồn khác của mình và hoàn lại tương ứng. Tiền lãi cũng hay bị quên vì nhỏ, nhưng sao kê ngân hàng sẽ hiện rõ, và người kiểm tra sẽ hỏi.
Hoàn trả số dư: hỏi trước, chuyển đúng, giữ bằng chứng
Hỏi nhà tài trợ trước khi chuyển. Đừng tự chuyển tiền về tài khoản mà mình nghĩ là của nhà tài trợ. Gửi văn bản thông báo số dư đề nghị hoàn trả và xin hướng dẫn tài khoản nhận, đơn vị tiền tệ, nội dung chuyển khoản.
Xin dùng số dư cho hoạt động bổ sung. Một số nhà tài trợ cho phép dùng số dư cho hoạt động cùng mục tiêu, ví dụ mua thêm sách cho một trường thứ bảy. Việc này chỉ được làm khi có chấp thuận bằng văn bản trước khi chi, và thường kéo theo việc gia hạn hoặc điều chỉnh thoả thuận.
Tỷ giá và phí chuyển tiền. Với tài trợ bằng ngoại tệ, số hoàn trả có thể tính theo ngoại tệ hoặc theo đồng Việt Nam tuỳ thoả thuận; chênh lệch tỷ giá và phí chuyển tiền quốc tế ai chịu cũng phải hỏi trước, không tự trừ.
Giữ bằng chứng. Lưu chứng từ chuyển tiền, thư xác nhận đã nhận của nhà tài trợ và bản báo cáo cuối cùng được chấp nhận trong cùng một tập. Đây là bộ ba giấy tờ chứng minh dự án đã đóng sạch.
Tài sản mua bằng tiền dự án: bàn giao cho ai và ghi thế nào
Kệ sách, bàn ghế, sách, máy tính bảng của góc thư viện đều mua bằng tiền dự án. Thoả thuận tài trợ thường có điều khoản quy định tài sản thuộc về ai khi dự án kết thúc: chuyển cho đối tượng thụ hưởng, giữ lại cho tổ chức tiếp tục dùng đúng mục đích, hoặc theo chỉ định của nhà tài trợ. Chị Mai đọc kỹ điều khoản này trước khi lập biên bản.
Với sáu trường tiểu học công lập, tài sản được bàn giao cho từng trường bằng biên bản có danh mục, số lượng, giá trị, tình trạng, chữ ký đại diện tổ chức và đại diện trường. Phía trường, tài sản tiếp nhận là tài sản công và phải ghi tăng, quản lý theo nguyên lý của Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017 và quy định về tiếp nhận tài trợ của ngành giáo dục; kế toán trường sẽ biết làm thủ tục nào. Một bản biên bản gửi kèm báo cáo cuối cùng cho nhà tài trợ.
Sách là loại tài sản dễ mất dấu vì giá trị từng cuốn nhỏ. Biên bản không cần liệt kê từng cuốn, nhưng nên ghi số lượng theo bộ hoặc theo nhóm, kèm danh sách chi tiết làm phụ lục. Nếu vài máy tính bảng bị hỏng trong thời gian dự án, ghi rõ tình trạng và biên bản sự cố đã lập lúc đó, không xoá khỏi danh mục.
Đóng tài khoản, đóng sổ và cất hồ sơ
Tài khoản riêng của dự án chỉ nên đóng khi nhà tài trợ đã xác nhận nhận đủ số dư hoàn trả và chấp nhận báo cáo cuối cùng. Đóng sớm, nếu nhà tài trợ đề nghị hoàn thêm một khoản nhỏ sau khi soát lại, tổ chức lại phải mở tài khoản hoặc dùng tài khoản chung, làm rối sổ sách. Trước khi đóng, xin ngân hàng sao kê toàn bộ thời gian dự án và giấy xác nhận số dư bằng không.
Sổ kế toán của dự án được khoá ở thời điểm đóng, có bút toán ghi nhận hoàn trả, tài sản bàn giao và số dư bằng không. Hồ sơ gồm thoả thuận và các văn bản sửa đổi, báo cáo tài chính các kỳ, chứng từ gốc, sao kê, biên bản bàn giao, thư từ quan trọng với nhà tài trợ. Thời gian lưu giữ theo điều khoản của thoả thuận, thường tính từ ngày đóng dự án và khá dài, cùng với quy định lưu trữ tài liệu kế toán theo Luật Kế toán 2015; lấy mốc nào dài hơn. Thời hạn cụ thể bạn đọc trong thoả thuận và hỏi kế toán, không suy đoán.
Hồ sơ nên được cất ở nơi người kế nhiệm tìm được, với một tờ mục lục ở trên cùng. Nhà tài trợ hoặc cơ quan kiểm toán của họ có quyền kiểm tra lại trong thời gian lưu giữ.
Thư xác nhận đóng dự án và những việc còn treo
Dự án chỉ thật sự đóng khi chị Mai có trong tay thư xác nhận của nhà tài trợ. Trước khi gửi đề nghị xác nhận, nhóm soát lại danh sách việc treo:
- Còn tạm ứng nào của nhân viên hay cộng tác viên chưa thanh toán không.
- Còn khoản phải trả nào cho nhà cung cấp, kể cả tiền bảo hành giữ lại không.
- Thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ của cộng tác viên đã nộp và quyết toán đúng chưa.
- Tài sản đã bàn giao hết và có đủ biên bản chưa.
- Báo cáo hoạt động và báo cáo tài chính cuối cùng đã được chấp nhận bằng văn bản chưa.
- Có cam kết nào sau dự án không, ví dụ duy trì góc thư viện thêm một năm, cần người theo dõi.
Nếu cần người cùng soát số dư cuối cùng và bộ hồ sơ đóng dự án, bạn có thể để lại nhu cầu ở khung cuối trang để Kinh Phí liên hệ lại.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí phát sinh sau ngày kết thúc dự án có được tính không?
Thường là không, trừ khi thoả thuận có điều khoản riêng cho chi phí đóng dự án như kiểm toán cuối kỳ. Nguyên tắc chung là nghĩa vụ phải phát sinh trong thời gian dự án; khoản thanh toán có thể trả sau nhưng phải có chứng từ trước ngày kết thúc.
Tiền lãi trên tài khoản dự án có phải hoàn trả không?
Nhiều nhà tài trợ coi tiền lãi là một phần nguồn của dự án, phải báo cáo và dùng cho dự án hoặc hoàn trả. Đọc điều khoản về lãi trong thoả thuận; nếu thoả thuận im lặng, nên hỏi bằng văn bản thay vì tự giữ lại.
Có được dùng số dư cuối dự án để mua thêm đồ cho người thụ hưởng không?
Chỉ khi nhà tài trợ đồng ý bằng văn bản trước khi chi. Tự chi rồi mới báo cáo thì khoản đó có thể bị loại, và tổ chức phải bù bằng tiền của mình rồi vẫn hoàn trả số dư.
Khi nào được đóng tài khoản ngân hàng riêng của dự án?
Sau khi nhà tài trợ chấp nhận báo cáo cuối cùng và xác nhận đã nhận đủ số dư hoàn trả. Trước khi đóng, xin sao kê toàn bộ thời gian dự án và giấy xác nhận số dư bằng không để lưu hồ sơ.
Hồ sơ dự án tài trợ phải lưu bao lâu?
Theo thời hạn ghi trong thoả thuận tài trợ và quy định lưu trữ tài liệu kế toán theo Luật Kế toán 2015; lấy thời hạn nào dài hơn. Thời hạn cụ thể khác nhau theo nhà tài trợ và loại tài liệu, nên đọc thoả thuận và hỏi kế toán.
Tài sản bàn giao cho trường công lập cần giấy tờ gì?
Cần biên bản bàn giao có danh mục, số lượng, giá trị, tình trạng và chữ ký hai bên. Phía trường làm thủ tục tiếp nhận, ghi tăng tài sản theo quy định về tài sản công và tiếp nhận tài trợ của ngành; tổ chức gửi kèm bản sao biên bản cho nhà tài trợ.