Trả thù lao cho người ngoài đơn vị cần ba thứ: một hợp đồng hoặc văn bản giao việc ghi rõ sản phẩm và số tiền, biên bản hoặc xác nhận đã nhận sản phẩm, và phần thuế thu nhập cá nhân được xử lý đúng nguyên lý, tức đơn vị trả thu nhập khấu trừ khi khoản trả thuộc diện phải khấu trừ, hoặc giữ bản cam kết hợp lệ của người nhận. Nếu người được thuê là hộ kinh doanh hay doanh nghiệp xuất được hoá đơn, mọi chuyện đơn giản hơn: họ xuất hoá đơn, đơn vị trả tiền, không khấu trừ.
Ví dụ trong bài: anh Bình, chuyên viên phòng công tác xã hội một bệnh viện ở Huế, thuê một cộng tác viên chụp ảnh cho ngày hội hiến máu và một người dịch tài liệu hướng dẫn sang tiếng Anh cho đoàn khách nước ngoài (ví dụ giả định). Bài viết theo nguyên lý của Luật Thuế thu nhập cá nhân; ngưỡng, tỷ lệ khấu trừ và mẫu biểu do kế toán đơn vị áp dụng theo văn bản hiện hành. Thù lao báo cáo viên hội thảo có bài riêng ở danh mục sự kiện, bài này nói về người làm sản phẩm.
Ký với cá nhân hay với bên có hoá đơn
Câu hỏi đầu tiên không phải là trả bao nhiêu mà là trả cho ai. Bảng dưới so ba khả năng thường gặp.
| Người được thuê | Chứng từ chính | Thuế thu nhập cá nhân | Phù hợp khi |
|---|---|---|---|
| Cá nhân không kinh doanh, làm tự do | Hợp đồng dịch vụ hoặc khoán việc, biên bản nghiệm thu, chứng từ chi | Đơn vị trả thu nhập khấu trừ nếu thuộc diện, hoặc giữ cam kết hợp lệ | Việc nhỏ, làm một lần, người làm không có đăng ký kinh doanh |
| Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có đăng ký | Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, hoá đơn của hộ | Hộ tự kê khai nộp thuế theo cách của hộ; đơn vị không khấu trừ | Studio ảnh nhỏ, cửa hàng dịch vụ có hoá đơn |
| Doanh nghiệp, công ty dịch thuật | Hợp đồng, hoá đơn, biên bản nghiệm thu | Không phát sinh khấu trừ thuế thu nhập cá nhân ở đơn vị | Việc lớn, cần cam kết chất lượng, bảo mật |
Với anh Bình, người chụp ảnh là một cá nhân làm tự do, còn người dịch là giảng viên ngoại ngữ nhận làm thêm. Cả hai đều là cá nhân không kinh doanh, nên đi theo dòng đầu. Nếu bệnh viện thuê một công ty dịch thuật, hồ sơ sẽ gọn hơn nhưng chi phí và thủ tục chọn nhà cung cấp lại khác.
Hợp đồng với cá nhân phải ghi những gì
Hợp đồng không cần dài, một hai trang là đủ, nhưng nó là căn cứ để kế toán biết đây là khoản trả cho sản phẩm cụ thể, không phải một khoản cho không.
- Thông tin hai bên. Bên thuê là đơn vị, do thủ trưởng hoặc người được uỷ quyền ký. Bên nhận là cá nhân: họ tên, số định danh cá nhân, địa chỉ, số tài khoản nhận tiền đứng tên chính họ.
- Sản phẩm giao nộp. Với ảnh: số lượng ảnh đã chỉnh, định dạng, thời hạn giao. Với bản dịch: tài liệu nguồn, số trang hoặc số chữ, ngôn ngữ đích, thời hạn.
- Giá trị hợp đồng. Ghi tổng tiền và nêu rõ đây là số tiền trước hay sau thuế thu nhập cá nhân. Câu này tránh được tranh cãi phổ biến nhất khi trả tiền.
- Quyền đối với sản phẩm. Ảnh và bản dịch thuộc quyền sử dụng của đơn vị đến đâu; người chụp có được dùng ảnh cho hồ sơ cá nhân không.
- Bảo mật. Nếu tài liệu dịch hoặc ảnh có thông tin người bệnh, ghi nghĩa vụ không tiết lộ, không lưu trữ ngoài mục đích hợp đồng.
- Nghiệm thu và thanh toán. Ai nghiệm thu, thanh toán một lần hay theo đợt, chuyển khoản vào tài khoản nào.
Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân: nguyên lý cần nắm
Theo nguyên lý của Luật Thuế thu nhập cá nhân, tiền công, thù lao trả cho cá nhân là thu nhập chịu thuế, và tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm khấu trừ thuế tại nguồn trong những trường hợp quy định. Với cá nhân không ký hợp đồng lao động với đơn vị, hoặc chỉ ký hợp đồng ngắn hạn, quy định hiện hành thường yêu cầu khấu trừ theo một tỷ lệ cố định khi mức trả mỗi lần đạt ngưỡng nhất định. Tỷ lệ và ngưỡng bạn hỏi kế toán, vì chúng có thể thay đổi theo văn bản.
Khấu trừ ở đây là đơn vị giữ lại một phần tiền của người nhận để nộp thay vào ngân sách, chứ không phải đơn vị chịu thêm khoản thuế. Vì thế hợp đồng ghi số tiền trước thuế hay sau thuế là chuyện rất lớn. Nếu hợp đồng ghi "thù lao trọn gói đã bao gồm thuế", người nhận sẽ nhận ít hơn số ghi trong hợp đồng; nếu ghi "số tiền thực nhận", đơn vị phải tính ngược ra thu nhập trước thuế và dự toán phải có đủ cho phần đó.
Sau khi khấu trừ, đơn vị có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người nhận khi họ đề nghị, và kê khai số đã khấu trừ theo kỳ. Người nhận dùng chứng từ này khi quyết toán thuế của chính họ. Việc của anh Bình là bảo đảm kế toán có đủ thông tin: họ tên, số định danh cá nhân, số tiền, nội dung, để làm được các bước đó.
Người nhận là người nước ngoài, hoặc người không cư trú tại Việt Nam, áp dụng cách tính khác. Gặp trường hợp này, báo kế toán trước khi ký hợp đồng.
Bản cam kết của người nhận: khi nào dùng, rủi ro thuộc về ai
Bản cam kết là gì. Quy định hiện hành cho phép cá nhân chỉ có thu nhập thuộc diện khấu trừ theo tỷ lệ, ước tính tổng thu nhập chịu thuế trong năm sau khi giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế, làm bản cam kết theo mẫu để đơn vị trả thu nhập tạm chưa khấu trừ. Điều kiện cụ thể để được làm cam kết, như phải có mã số thuế, kế toán sẽ kiểm.
Ai được cam kết. Chỉ người thật sự đáp ứng điều kiện. Một giảng viên ngoại ngữ có lương ở trường đại học, nhận thêm tiền dịch, gần như chắc chắn không thuộc diện chỉ có một nguồn thu nhập này, nên không phải đối tượng làm cam kết.
Rủi ro thuộc về ai. Người cam kết chịu trách nhiệm về nội dung cam kết; nếu cam kết sai, họ bị xử lý theo quy định về thuế. Đơn vị và người làm hồ sơ không được gợi ý hay soạn sẵn cam kết cho người không đủ điều kiện để khỏi phải khấu trừ.
Đơn vị vẫn phải lưu giữ. Bản cam kết đi kèm hồ sơ thanh toán và được lưu cùng chứng từ, để giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.
Bộ chứng từ cho một lần trả thù lao
Khi anh Bình trình thanh toán cho người chụp ảnh, bộ hồ sơ có các thứ dưới đây, xếp theo thứ tự từ căn cứ đến kết quả.
- Dự toán hoặc kế hoạch có dòng chi thuê chụp ảnh, dịch tài liệu, đã được duyệt.
- Hợp đồng dịch vụ hoặc khoán việc có chữ ký hai bên, kèm bản chụp giấy tờ tuỳ thân của người nhận nếu quy chế yêu cầu.
- Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng: sản phẩm đã giao, đạt yêu cầu, số tiền thanh toán.
- Bằng chứng sản phẩm: đường dẫn lưu trữ nội bộ của bộ ảnh hoặc tệp bản dịch, ghi trong biên bản để người kiểm tra tìm được.
- Bảng tính số tiền khấu trừ thuế nếu có, hoặc bản cam kết hợp lệ của người nhận.
- Đề nghị thanh toán có chữ ký người đề nghị, kế toán, thủ trưởng; sau đó là uỷ nhiệm chi và kết quả chuyển khoản vào tài khoản đứng tên người nhận.
Thiếu bằng chứng sản phẩm là lỗi hay gặp nhất với thù lao: hợp đồng, biên bản, chữ ký đủ cả, nhưng hỏi ảnh ở đâu thì không ai chỉ ra được. Với đoàn kiểm tra, đó là dấu hiệu của một hợp đồng không có thật.
Khi sản phẩm không đạt yêu cầu
Nghiệm thu là để kiểm, không phải thủ tục ký cho xong. Trước khi ký biên bản, anh Bình mở bộ ảnh, đếm số ảnh đã chỉnh, xem có đủ các khoảnh khắc đã thoả thuận không; với bản dịch, nhờ một người đọc được tiếng Anh đọc lướt vài trang. Ký biên bản nghiệm thu là xác nhận thay đơn vị rằng sản phẩm đạt, và chữ ký đó gắn với tên bạn.
Thiếu hoặc lỗi thì ghi vào biên bản. Nếu bản dịch còn sót hai trang, hay bộ ảnh thiếu phần lễ khai mạc, ghi rõ trong biên bản phần nào chưa đạt và hạn khắc phục. Đừng ký biên bản đạt rồi nhắn tin nhờ sửa sau; khi đã thanh toán, đơn vị gần như mất hết sức nặng để yêu cầu.
Nghiệm thu một phần, thanh toán một phần. Hợp đồng có điều khoản thanh toán theo sản phẩm thực giao thì có thể nghiệm thu và trả phần đã đạt, phần còn lại trả khi hoàn thành. Nếu hợp đồng không có điều khoản này, cần phụ lục hoặc biên bản thoả thuận giữa hai bên.
Giảm tiền khi chất lượng không như cam kết. Giảm giá trị thanh toán phải có thoả thuận bằng văn bản, ghi lý do. Số tiền trên biên bản thanh lý, chứng từ chi và phần khấu trừ thuế đều tính theo số đã thoả thuận lại, không theo số trong hợp đồng ban đầu.
Những lỗi và ranh giới phải tránh
Các tình huống dưới đây làm hồ sơ thù lao bị trả, nặng hơn là bị coi là vi phạm.
- Chia một việc thành nhiều hợp đồng nhỏ cho cùng một người, hoặc đứng tên nhiều người thân, để mỗi lần trả nằm dưới ngưỡng khấu trừ. Đây là hành vi né thuế, cả đơn vị và người nhận đều có thể bị xử lý.
- Trả thù lao vào tài khoản của người khác, kể cả người thân của người nhận, mà không có văn bản đề nghị của chính người nhận.
- Hợp đồng ghi người A, người làm thật là người B. Ai làm thì người đó ký hợp đồng và nhận tiền.
- Thuê chính viên chức của đơn vị làm việc thuộc nhiệm vụ của họ rồi trả thù lao như người ngoài. Cách xử lý khoản trả cho người trong đơn vị khác hẳn, theo quy chế chi tiêu nội bộ.
- Không ghi số định danh cá nhân, khiến kế toán không kê khai và cấp chứng từ khấu trừ được.
Câu hỏi thường gặp
Người nhận đòi nhận đủ tiền, không muốn bị khấu trừ thì làm sao?
Giải thích rằng khấu trừ là nghĩa vụ của đơn vị trả thu nhập theo quy định, không phải lựa chọn. Nếu muốn người nhận cầm đúng một số tiền, hợp đồng phải ghi đó là số thực nhận và dự toán phải tính phần thuế cộng thêm; việc này cần duyệt từ đầu.
Người nhận có cần mã số thuế cá nhân riêng không?
Hiện nay số định danh cá nhân được dùng thay cho mã số thuế cá nhân theo quy định về quản lý thuế. Bạn ghi số định danh cá nhân trên hợp đồng và chứng từ; kế toán sẽ kiểm việc đăng ký thuế nếu cần cho bản cam kết hoặc chứng từ khấu trừ.
Có cần làm hợp đồng cho một việc chỉ trả vài trăm nghìn không?
Tuỳ quy chế chi tiêu nội bộ. Nhiều đơn vị chấp nhận giấy đề nghị kèm giấy biên nhận ghi rõ việc đã làm cho khoản nhỏ. Dù vậy, có một văn bản giao việc ngắn, dù chỉ nửa trang, vẫn giúp hồ sơ rõ ràng hơn nhiều.
Người nhận làm cho nhiều đơn vị trong năm thì bản cam kết còn đúng không?
Bản cam kết phản ánh ước tính tổng thu nhập cả năm của người đó từ mọi nguồn. Nếu họ có nhiều nguồn và tổng thu nhập vượt mức phải nộp thuế, cam kết không còn phù hợp. Đây là trách nhiệm của người cam kết, nhưng bạn nên nhắc họ điều này.
Trả thù lao bằng tiền mặt có được không?
Một số quy chế vẫn cho phép với khoản nhỏ, kèm giấy biên nhận có chữ ký người nhận. Chuyển khoản vào tài khoản đứng tên người nhận vẫn là cách được khuyến khích vì để lại vết giao dịch, đối chiếu dễ khi kiểm tra.
Ảnh chụp sự kiện có cần nộp kèm hồ sơ thanh toán không?
Không cần in ra, nhưng biên bản nghiệm thu nên ghi nơi lưu bộ ảnh trong hệ thống của đơn vị và số lượng ảnh. Khi có kiểm tra, người kiểm tra cần thấy sản phẩm thật tương ứng với khoản tiền đã trả.