Sửa phòng học bị dột là việc nhỏ về tiền nhưng hay vướng về thủ tục: phải có hiện trạng ghi lại rõ ràng, có dự toán bóc theo hạng mục, có cách chọn người làm phù hợp với quy định đấu thầu, và có biên bản nghiệm thu khớp với thứ đã sửa. Thiếu một trong bốn thứ đó, khoản chi dễ bị trả lại khi kiểm soát chi hoặc khi quyết toán cuối năm.
Bài này đi theo một tình huống xuyên suốt: chị Lan, kế toán một trường tiểu học ở Thanh Hoá (ví dụ giả định). Sau đợt mưa lớn tháng Chín, ba phòng học dãy B bị dột ở chỗ nối mái và một mảng tường hồi bị ố ẩm. Thầy hiệu trưởng giao chị lo phần kinh phí, trong dự toán năm của trường còn khoảng 60 triệu đồng cho sửa chữa (ví dụ giả định). Các bước dưới đây là cách chị đi từ lúc nhìn thấy vệt nước trên trần đến lúc khép hồ sơ.
Khảo sát hiện trạng trước khi nghĩ đến tiền
Sai lầm hay gặp nhất là gọi ngay một người thợ quen đến xem rồi nghe họ nói "thay mấy tấm tôn là xong". Con số đầu tiên lọt vào tai thường trở thành con số của dự toán, trong khi chưa ai biết nước vào từ đâu. Dột phòng học có nhiều nguồn: tấm lợp thủng hoặc gỉ ở chỗ bắt vít, máng xối tắc làm nước tràn ngược, khe giữa mái và tường hồi hở vữa, sê nô bê tông nứt, hoặc đơn giản là ống thoát nước mái bị lá cây bịt kín. Mỗi nguồn có cách sửa và chi phí khác hẳn nhau.
Chị Lan đề nghị thầy hiệu trưởng cử một tổ khảo sát ba người: một phó hiệu trưởng phụ trách cơ sở vật chất, nhân viên bảo vệ biết rõ những chỗ hay dột, và chính chị để ghi chép. Tổ đi vào một ngày có mưa nhỏ để thấy nước chảy thật, và một ngày nắng để leo lên mái kiểm tra cùng người thợ. Mỗi điểm dột được đánh số trên một sơ đồ mặt bằng vẽ tay, chụp ảnh từ dưới trần và từ trên mái, ghi kích thước vùng ố.
Kết quả khảo sát nên viết thành một biên bản hiện trạng có chữ ký các thành viên. Biên bản này về sau là căn cứ đầu tiên của dự toán, là bằng chứng cho thấy việc sửa là cần thiết, và là mốc để so khi nghiệm thu: sửa xong phải hết đúng những điểm đã đánh số. Ảnh chụp nên lưu theo thư mục mang số điểm dột, đừng để lẫn trong điện thoại cá nhân của ai đó.
Tiền sửa phòng học lấy từ nguồn nào và ai quyết định
Thay tấm lợp hỏng, thông máng xối, trám khe, chống thấm lại sê nô là những việc giữ cho phòng học dùng được như cũ, không làm tăng diện tích hay công năng. Ở đa số đơn vị, việc như vậy được xếp vào sửa chữa thường xuyên tài sản và chi từ kinh phí thường xuyên đã giao trong năm. Nếu nhà trường muốn nhân dịp này nâng cả dãy mái, làm thêm mái che hành lang hay đổi kết cấu, việc đó có thể bị xếp vào cải tạo, nâng cấp và đi theo thủ tục khác, cần cấp có thẩm quyền cho phép.
Theo nguyên lý của Luật Ngân sách nhà nước (bản 2015, và bản 2025 áp dụng từ năm ngân sách 2026), khoản chi phải có trong dự toán được giao, đúng chế độ, có chứng từ hợp lệ và được thủ trưởng đơn vị chuẩn chi. Vì vậy trước khi làm gì, chị Lan mở dự toán năm của trường xem dòng sửa chữa còn bao nhiêu, đã cam kết cho việc nào chưa, và quy chế chi tiêu nội bộ của trường có quy định riêng gì về sửa chữa nhỏ, chẳng hạn ai được đề xuất, ai duyệt, giá trị bao nhiêu thì phải lấy mấy báo giá.
Nếu tiền còn lại không đủ, có ba hướng: xin điều chỉnh dự toán với cơ quan quản lý cấp trên, chia việc theo thứ tự cấp thiết để làm phần dột nặng trước và đưa phần còn lại vào dự toán năm sau, hoặc vận động tài trợ theo đúng quy định về tài trợ cho trường học. Chia theo thứ tự cấp thiết khác hẳn chia nhỏ để né thủ tục; điểm khác nằm ở chỗ mỗi phần có lý do kỹ thuật riêng và được ghi rõ trong tờ trình.
Bóc hạng mục và lập bảng dự toán sửa mái, chống thấm
Từ biên bản hiện trạng, chị Lan cùng người thợ đi lại từng điểm dột và hỏi: điểm này cần làm gì, vật liệu gì, bao nhiêu, mấy công. Bảng dưới là bản dự toán rút gọn chị trình thầy hiệu trưởng; mọi đơn giá và thành tiền đều là ví dụ giả định để minh hoạ cách trình bày, không phải giá thị trường.
| Hạng mục | Đơn vị, khối lượng | Căn cứ khối lượng | Thành tiền (ví dụ giả định) |
|---|---|---|---|
| Tháo, thay tấm lợp gỉ thủng ở chỗ nối mái | 18 m² | Đo trên mái, điểm dột số 1–4 | 9.000.000 đ |
| Thay vít, đệm cao su chỗ bắt tôn bị hở | 1 dãy mái | Ảnh hiện trạng, điểm 5 | 1.500.000 đ |
| Thông, sửa máng xối và ống thoát nước mái | 24 m máng, 4 ống | Khảo sát ngày mưa | 4.200.000 đ |
| Chống thấm lại sê nô bê tông | 15 m² | Đo vết nứt, điểm 6–7 | 7.500.000 đ |
| Trám khe giữa mái và tường hồi | 12 m dài | Điểm 8 | 2.400.000 đ |
| Cạo, xử lý ẩm và sơn lại trần, tường bị ố | 60 m² | Đo vùng ố ba phòng | 9.600.000 đ |
| Che chắn, dọn dẹp, vận chuyển phế thải | Trọn gói | Ước theo số ngày làm | 1.800.000 đ |
| Dự phòng cho phát sinh khi tháo mái | Khoảng 5% | Thường thấy xà gồ mục khi tháo | 1.800.000 đ |
| Cộng | 37.800.000 đ |
Có ba điều chị Lan để ý khi lập bảng. Thứ nhất, mỗi dòng có cột căn cứ trỏ về số điểm dột trong biên bản, nên người duyệt lần ngược được. Thứ hai, dòng dự phòng ghi rõ lý do và chỉ dùng khi có biên bản phát sinh, không phải khoản để tiêu cho hết. Thứ ba, đơn giá lấy từ báo giá thật của người làm, không tự ước, và nếu tỉnh hoặc ngành có hướng dẫn đơn giá cho loại việc này thì phải đối chiếu văn bản hiện hành.
Xin báo giá và chọn người làm cho đúng thủ tục
Một việc sửa chữa vài chục triệu đồng (ví dụ giả định) vẫn là mua dịch vụ bằng tiền ngân sách, nên vẫn phải theo nguyên lý của Luật Đấu thầu 2023 (đã được sửa đổi, bổ sung). Với việc nhỏ, quy trình thường gọn, nhưng gọn không có nghĩa là bỏ bước. Chị Lan làm như sau.
- Viết một bản mô tả công việc ngắn từ bảng hạng mục: làm gì, ở đâu, khối lượng bao nhiêu, yêu cầu vật liệu theo chất lượng tương đương chứ không ghi tên hãng, thời gian làm và điều kiện làm trong giờ học.
- Gửi bản mô tả cho ít nhất hai, ba bên có khả năng làm, gồm cả doanh nghiệp xây dựng nhỏ và hộ kinh doanh có đăng ký; số báo giá cần lấy theo quy chế chi tiêu nội bộ và quy định hiện hành.
- Nhận báo giá bằng văn bản có ngày, chữ ký, ghi rõ đã gồm thuế hay chưa, bảo hành bao lâu, có xuất hoá đơn không.
- Lập bảng so sánh báo giá theo cùng một danh sách hạng mục; bên nào thiếu hạng mục thì hỏi lại, không tự cộng thêm giùm.
- Trình thầy hiệu trưởng phê duyệt dự toán, hình thức chọn nhà thầu theo quy định hiện hành và bên được chọn, kèm lý do chọn.
- Ký hợp đồng ghi khối lượng, giá, thời gian, bảo hành, điều kiện thanh toán và trách nhiệm an toàn khi làm trên mái.
Nếu người thợ quen của trường cũng tham gia báo giá, cứ để họ báo giá như mọi bên khác. Điều cần tránh là để họ đọc báo giá của bên khác rồi hạ giá, hoặc nhờ họ "lấy giúp hai báo giá cho đủ bộ". Những bộ báo giá cùng một nét chữ, cùng một lỗi chính tả là thứ đoàn kiểm tra nhìn ra rất nhanh, và hậu quả có thể là xuất toán khoản chi, kèm trách nhiệm của người ký.
Thi công khi học sinh vẫn đi học
Chọn thời điểm trước. Nếu được, xếp việc tháo lợp vào cuối tuần hoặc kỳ nghỉ. Nếu dột đã ảnh hưởng đến việc học, cho lớp chuyển tạm sang phòng khác và ghi việc chuyển lớp vào kế hoạch thi công để phụ huynh biết.
Khoanh vùng an toàn dưới mái. Khu vực ngay dưới chỗ thợ làm phải rào lại, có người canh khi học sinh ra chơi. Vật rơi từ mái tôn là rủi ro thật, nhất là vít, mảnh tôn cắt và dụng cụ.
Yêu cầu an toàn khi làm trên cao. Hợp đồng ghi rõ bên làm tự trang bị dây an toàn, thang chắc chắn và không làm khi trời mưa, gió lớn. Trường không nên cho học sinh hay giáo viên lên mái phụ giúp.
Nhật ký thi công ngắn. Mỗi ngày ghi vài dòng: làm được hạng mục nào, có phát sinh gì, ai có mặt. Nhật ký này giúp xử lý phát sinh có căn cứ và làm biên bản nghiệm thu dễ hơn.
Xử lý phát sinh bằng biên bản. Khi tháo mái thấy hai cây xà gồ mục, chị Lan không gật đầu qua điện thoại. Tổ khảo sát lên xem, chụp ảnh, lập biên bản phát sinh, thầy hiệu trưởng duyệt dùng khoản dự phòng rồi thợ mới làm tiếp. Không có biên bản, khoản phát sinh rất khó thanh toán về sau.
Nghiệm thu và bộ hồ sơ thanh toán
Nghiệm thu nên làm vào một ngày có mưa sau khi sửa, hoặc thử bằng cách tưới nước lên mái ở các điểm đã sửa. Tổ nghiệm thu đi lại đúng các điểm đánh số trong biên bản hiện trạng, chụp ảnh lại từ cùng góc máy để so trước và sau. Bộ hồ sơ chị Lan gửi kèm đề nghị thanh toán thường gồm:
- Biên bản khảo sát hiện trạng kèm sơ đồ và ảnh chụp có đánh số.
- Bảng dự toán đã được thủ trưởng phê duyệt.
- Các báo giá, bảng so sánh và văn bản chọn bên thực hiện.
- Hợp đồng, biên bản phát sinh nếu có.
- Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành, ghi rõ khối lượng thực tế từng hạng mục.
- Hoá đơn của bên thực hiện, hoặc chứng từ thay thế đúng quy định nếu bên thực hiện là cá nhân.
- Giấy đề nghị thanh toán và chứng từ chuyển khoản.
- Biên bản thanh lý hợp đồng, ghi rõ thời hạn bảo hành.
Khối lượng nghiệm thu khác dự toán là chuyện bình thường; điều quan trọng là thanh toán theo khối lượng thực tế đã nghiệm thu, không theo dự toán. Nếu tấm lợp thay thực tế chỉ 15 m² thay vì 18 m², hồ sơ ghi 15 m². Thói quen "cho khớp với dự toán" chính là kê khống, dù số tiền nhỏ.
Những lỗi làm hồ sơ sửa phòng học bị trả lại
Không có hiện trạng. Chỉ có ảnh sau khi sửa, không ai chứng minh được trước đó hỏng gì, hỏng bao nhiêu.
Dự toán viết một dòng "sửa mái dãy B". Không có khối lượng thì không có gì để nghiệm thu, và người kiểm soát chi không biết tiền đi vào đâu.
Báo giá lấy cho có. Ba báo giá cùng ngày, cùng định dạng, chênh nhau đúng vài phần trăm là dấu hiệu dễ thấy của báo giá dựng sẵn, có thể dẫn tới xuất toán và xử lý trách nhiệm.
Gộp việc khác vào cho tiện. Nhân tiện sửa mái, thợ lát luôn lại sân sau mà không có trong dự toán, không có duyệt. Khoản này về sau không có chỗ hạch toán.
Thanh toán trước khi nghiệm thu. Ứng trước một phần cho thợ mua vật liệu có thể chấp nhận nếu hợp đồng ghi và quy chế cho phép, nhưng trả hết khi chưa nghiệm thu là mất đòn bẩy để yêu cầu sửa lại.
Quên bảo hành. Mái sửa xong một năm dột lại mà hợp đồng không ghi bảo hành thì trường lại phải chi thêm. Nếu cần người cùng lập bảng dự toán hoặc soát hồ sơ thanh toán trước khi trình, bạn có thể để lại nhu cầu ở khung cuối trang để Kinh Phí liên hệ lại.
Câu hỏi thường gặp
Sửa phòng học bị dột có phải xin giấy phép xây dựng không?
Thay tấm lợp, thông máng, trám khe và chống thấm lại theo hiện trạng thường không làm thay đổi kết cấu chịu lực, công năng hay kiến trúc mặt ngoài, nên thường không thuộc diện phải xin giấy phép. Nếu định thay cả hệ mái, nâng mái hay đổi kết cấu, hãy hỏi cơ quan quản lý xây dựng ở địa phương theo quy định hiện hành trước khi làm.
Trường có được tự thuê thợ mà không qua đấu thầu không?
Việc mua dịch vụ sửa chữa bằng tiền ngân sách vẫn chịu nguyên lý của Luật Đấu thầu 2023, nhưng với gói nhỏ, pháp luật cho phép các hình thức đơn giản hơn và quy trình rút gọn. Hình thức nào áp dụng cho gói của trường phụ thuộc giá trị gói và quy định hiện hành, nên kế toán cần kiểm văn bản đang áp dụng và quy chế chi tiêu nội bộ.
Người thợ là cá nhân không xuất được hoá đơn thì thanh toán thế nào?
Có thể dùng hợp đồng giao khoán với cá nhân, biên bản nghiệm thu, chứng từ chi và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định nếu thuộc diện phải khấu trừ. Vật liệu thợ mua nên lấy hoá đơn từ cửa hàng đứng tên trường. Kho bạc hoặc cơ quan tài chính nơi trường giao dịch có thể yêu cầu thêm chứng từ, nên hỏi trước.
Dột lại sau khi sửa thì xử lý thế nào?
Mở hợp đồng xem điều khoản bảo hành, lập biên bản hiện trạng mới có ảnh và ngày, gửi văn bản yêu cầu bên thực hiện sửa lại trong thời hạn bảo hành. Nếu không có điều khoản bảo hành, việc đòi sửa lại khó hơn nhiều, nên mọi hợp đồng sửa mái nên ghi rõ thời hạn và phạm vi bảo hành.
Tiền dự phòng không dùng hết thì làm gì?
Khoản dự phòng chỉ là một dòng trong dự toán, không phải tiền đã cấp cho bên thi công. Không có phát sinh thì không chi, thanh toán theo khối lượng nghiệm thu thực tế. Phần kinh phí còn lại vẫn nằm trong dự toán của trường và xử lý theo quy định về sử dụng kinh phí cuối năm.
Có nên gộp sửa mái của ba dãy nhà vào một lần không?
Nếu các dãy cùng hỏng, cùng loại việc và làm cùng thời điểm, gộp lại thường hợp lý hơn vì dễ quản lý và có thể được giá tốt hơn. Điều cần tránh là ngược lại: tách một việc thống nhất thành nhiều phần nhỏ chỉ để đổi hình thức lựa chọn nhà thầu, vì đó là hành vi bị pháp luật đấu thầu cấm.