Một chuyến tham quan học tập kinh nghiệm dùng kinh phí đơn vị chỉ đứng vững khi có ba thứ: chương trình làm việc với nơi đến, quyết định cử đoàn ghi rõ thành phần và thời gian, và dự toán tách phần công vụ khỏi phần tự túc. Thiếu một trong ba, chuyến đi rất dễ bị nhìn như một chuyến du lịch bằng tiền công, và chính người ký hồ sơ thanh toán là người phải giải trình.
Ví dụ trong bài: anh Hùng, kế toán một trường trung học cơ sở ở Cà Mau, được giao lo tiền cho đoàn 20 giáo viên đi học tập mô hình dạy học tại hai trường ở Lâm Đồng trong bốn ngày (ví dụ giả định). Mọi mức công tác phí, lưu trú trong bài đều theo định mức hiện hành; bạn kiểm văn bản đang áp dụng ở tỉnh và quy chế của đơn vị mình.
Điều kiện để chuyến đi được chi bằng kinh phí đơn vị
Trước khi tính tiền, hãy kiểm chuyến đi có đủ tư cách là chuyến công tác hay không. Điểm mấu chốt là mục đích công việc cụ thể và được ghi lại: học mô hình gì, ở đơn vị nào, gặp ai, sau chuyến đi đơn vị áp dụng gì. Văn bản thể hiện điều đó là kế hoạch tham quan học tập được thủ trưởng duyệt, kèm văn bản liên hệ hoặc đồng ý tiếp đoàn của nơi đến.
Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí 2013 và các quy định hướng dẫn đặt yêu cầu hạn chế việc tổ chức đi tham quan, học tập kết hợp du lịch bằng kinh phí nhà nước. Không phải mọi chuyến đi đều bị cấm, nhưng mọi ngày trong chuyến đi phải có lý do công việc. Ngày nào chỉ để tham quan danh thắng thì ngày đó không nằm trong phần công vụ.
Kế hoạch cũng phải nằm trong dự toán năm của đơn vị, hoặc có quyết định điều chỉnh, bổ sung. Một chuyến đi lên kế hoạch giữa năm mà dự toán không có dòng này thì cần xin trước, không lấy tạm từ khoản khác.
Với anh Hùng, kế hoạch ghi rõ: hai ngày làm việc tại hai trường, mỗi trường một buổi dự giờ và một buổi trao đổi chuyên môn; hai ngày còn lại là di chuyển. Không có ngày tham quan nào trong phần công vụ. Nếu đoàn muốn ghé thêm một điểm tham quan trên đường về, phần đó tự túc và ghi rõ trong kế hoạch.
Các khoản của một đoàn 20 người và cách thanh toán
Bảng dưới gom các khoản thường gặp. Mức cụ thể của từng khoản lấy theo chế độ công tác phí hiện hành và quy chế chi tiêu nội bộ.
| Khoản | Cách thanh toán thường gặp | Chứng từ cần có |
|---|---|---|
| Phương tiện đi lại | Thuê xe trọn gói theo hợp đồng, hoặc vé máy bay, vé xe khách theo thực tế | Hợp đồng, hoá đơn; vé, thẻ lên máy bay |
| Phụ cấp lưu trú | Theo số ngày đi công tác thực tế, theo định mức | Quyết định cử đi, giấy đi đường có xác nhận nơi đến |
| Tiền thuê phòng nghỉ | Khoán theo định mức hoặc thanh toán theo hoá đơn thực tế, tuỳ quy chế | Hoá đơn khách sạn nếu thanh toán thực tế |
| Quà lưu niệm cho đơn vị tiếp đoàn | Chỉ khi chế độ và quy chế cho phép, giá trị nhỏ | Hoá đơn, ghi nhận trong kế hoạch |
| Chi phí tại nơi đến (phòng họp, tài liệu) | Thường do nơi đến lo; nếu đoàn chi thì theo thoả thuận | Hoá đơn, văn bản thoả thuận |
| Tham quan, ăn uống ngoài chương trình | Tự túc | Không đưa vào hồ sơ thanh toán |
Hai cách thanh toán tiền phòng, khoán hay theo thực tế, áp dụng khác nhau tuỳ quy chế; cả đoàn nên thống nhất một cách ngay từ đầu. Khi đi đoàn thuê chung khách sạn, nhiều đơn vị chọn thanh toán theo hoá đơn thực tế vì một hoá đơn cho cả đoàn dễ kiểm hơn hai mươi khoản khoán.
Thuê xe trọn gói cho đoàn đông thường rẻ và gọn hơn vé lẻ, nhưng hợp đồng phải ghi lộ trình, số ngày, số km dự kiến và điều khoản phát sinh. Xe đi thêm điểm tham quan tự túc thì phần phát sinh đó cũng do đoàn tự trả, không cộng vào hợp đồng chính.
Lập dự toán theo thứ tự
Anh Hùng lập dự toán trong một buổi chiều theo các bước dưới đây.
- Lấy lịch trình chi tiết theo ngày, ghi rõ ngày nào làm việc, ngày nào di chuyển, đêm nào ngủ ở đâu.
- Chốt danh sách đoàn theo quyết định cử đi: 20 người, trong đó một trưởng đoàn và một người phụ trách hậu cần.
- So hai phương án đi lại: thuê xe 29 chỗ bốn ngày, hoặc bay đến sân bay gần nhất rồi thuê xe tại chỗ. Ghi tổng chi phí và thời gian của mỗi phương án, chọn phương án hợp lý chứ không nhất thiết rẻ nhất.
- Tính phụ cấp lưu trú theo số ngày thực tế nhân số người, theo định mức hiện hành.
- Tính tiền phòng: số đêm nhân số phòng, theo tiêu chuẩn phòng của từng chức danh nếu quy chế có phân biệt.
- Ghi khoản quà lưu niệm nếu có, kèm căn cứ cho phép.
- Cộng dự phòng nhỏ cho phát sinh như xe hỏng, đổi lịch; ghi rõ không dùng dự phòng cho phần tự túc.
Theo ví dụ giả định, phương án thuê xe cho chuyến Cà Mau – Lâm Đồng có tổng chi thấp hơn phương án bay nhưng mất gần hai ngày đường. Anh Hùng trình cả hai phương án, thủ trưởng chọn thuê xe vì đoàn đông và lịch cho phép. Trình hai phương án như vậy là cách để người duyệt thấy lựa chọn có lý do.
Tạm ứng cho trưởng đoàn: nhận bao nhiêu, giữ ra sao
Tạm ứng theo dự toán đã duyệt. Trưởng đoàn hoặc người phụ trách hậu cần làm giấy đề nghị tạm ứng, số tiền không vượt dự toán và chỉ cho các khoản sẽ trả trên đường. Khoản đã trả trước bằng chuyển khoản từ đơn vị, như tiền thuê xe đặt cọc, thì không tạm ứng thêm.
Một người giữ tiền, một người ghi chép. Đoàn 20 người đi bốn ngày phát sinh hàng chục khoản lặt vặt. Giao một người giữ tiền và một người ghi sổ chi theo ngày, cuối mỗi ngày hai người cùng đối chiếu. Mười phút mỗi tối tiết kiệm được cả tuần dò lại sau chuyến đi.
Lấy chứng từ ngay tại chỗ. Hoá đơn khách sạn lấy khi trả phòng, không hẹn gửi sau. Kiểm tên đơn vị, mã số thuế trên hoá đơn ngay tại quầy; sai thì sửa lúc đó dễ hơn nhiều so với gọi điện từ Cà Mau lên Lâm Đồng.
Xin xác nhận nơi đến. Giấy đi đường hoặc giấy giới thiệu cần xác nhận của đơn vị tiếp đoàn về ngày đến, ngày đi. Đây là chứng từ chứng minh đoàn thật sự đã làm việc ở đó, căn cứ để chi phụ cấp lưu trú.
Hoàn ứng trong hạn. Tạm ứng phải thanh toán trong thời hạn theo quy chế của đơn vị; khoản quá hạn sẽ bị xử lý theo quy chế và là mục đoàn kiểm tra cuối năm hay soát. Về đến nơi, lập bảng kê chi tiết theo khoản, kèm chứng từ, nộp kế toán; tiền thừa nộp lại ngay, không để qua tháng.
Những khoản dễ bị loại khi thanh toán
Khoản bị loại nhiều nhất là chi phí của ngày không làm việc mà vẫn tính phụ cấp lưu trú, ví dụ đoàn ở lại thêm một ngày để tham quan nhưng giấy đi đường ghi ngày về muộn hơn. Người kiểm tra so ngày trên giấy đi đường với chương trình làm việc và hoá đơn khách sạn; ba thứ không khớp nhau là bị hỏi ngay.
Khoản thứ hai là ăn uống chung của đoàn trả bằng tiền tạm ứng. Phụ cấp lưu trú đã được chi cho từng người để tự lo ăn uống; nếu đoàn lại thanh toán bữa ăn chung bằng tiền đơn vị thì thành chi hai lần cho cùng một nhu cầu. Bữa cơm với đơn vị tiếp đoàn, nếu có, phải nằm trong chế độ tiếp khách và được duyệt trước.
Khoản thứ ba là vé tham quan, quà cá nhân, chi phí phát sinh vì đổi lộ trình theo ý thích của đoàn. Cách phòng đơn giản: phần tự túc do từng người trả trực tiếp, không đi qua người giữ tiền tạm ứng, để sổ tạm ứng chỉ có khoản công vụ.
Nếu chuyến đi kết hợp với chương trình nghỉ dưỡng do công đoàn tổ chức, phần của công đoàn phải tách hẳn: hợp đồng riêng, hoá đơn riêng, quyết định chi của ban chấp hành công đoàn. Một hợp đồng thuê xe chung cho cả hai phần là cái bẫy kế toán khó gỡ.
Bộ hồ sơ thanh toán sau chuyến đi
Sắp theo thứ tự dưới đây giúp kế toán và người duyệt đọc nhanh, ít phải hỏi lại.
- Kế hoạch tham quan học tập đã duyệt và văn bản đồng ý tiếp đoàn của nơi đến.
- Quyết định cử đoàn, danh sách thành viên.
- Giấy đi đường của từng người hoặc của đoàn, có xác nhận nơi đến.
- Hợp đồng thuê xe, hoá đơn, biên bản thanh lý; hoặc vé và thẻ lên máy bay.
- Hoá đơn lưu trú hoặc bảng thanh toán tiền phòng theo hình thức khoán.
- Bảng thanh toán phụ cấp lưu trú, danh sách ký nhận.
- Bảng kê chi tạm ứng theo ngày, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, chứng từ nộp lại tiền thừa nếu có.
- Báo cáo kết quả chuyến đi: đã học được gì, đề xuất áp dụng gì.
Mục cuối cùng hay bị coi là thủ tục, nhưng lại là thứ chứng minh tốt nhất rằng chuyến đi là công việc. Một báo cáo hai trang có nội dung thật đáng giá hơn mọi lời giải thích khi có đoàn kiểm tra hỏi về chuyến đi.
Nếu cần người cùng lập bảng dự toán hoặc soát hồ sơ quyết toán chuyến đi của đoàn, bạn có thể để lại nhu cầu ở khung cuối trang để Kinh Phí liên hệ lại.
Câu hỏi thường gặp
Thành viên đoàn muốn ở lại thêm một ngày để thăm người thân thì có được không?
Được nếu thủ trưởng đồng ý, nhưng ngày ở lại là việc riêng: không tính phụ cấp lưu trú, tiền phòng tự trả, phương tiện về tự lo nếu không đi cùng xe đoàn. Giấy đi đường chỉ ghi ngày công tác thực tế.
Đơn vị tiếp đoàn mời cơm thì có cần ghi vào hồ sơ không?
Không cần ghi như khoản chi của đoàn vì đoàn không trả tiền. Tuy vậy, nếu quy chế đơn vị có quy định giảm phụ cấp khi được nơi đến lo ăn, hãy kiểm và áp dụng. Phần lớn đơn vị không giảm, nhưng nên kiểm cho chắc.
Thuê xe của người quen có rẻ hơn thì có được chọn không?
Có thể, nếu có báo giá so sánh, hợp đồng đầy đủ và hoá đơn hợp lệ. Cần khai rõ quan hệ nếu người quyết định chọn có liên quan đến nhà xe, để tránh xung đột lợi ích. Giá rẻ không thay được giấy tờ đúng.
Có được gộp hai chuyến tham quan học tập vào một hồ sơ không?
Không nên. Mỗi chuyến có quyết định cử, lịch trình và chứng từ riêng. Gộp lại làm khó đối chiếu ngày, người và tiền, và nếu một chuyến có vấn đề thì kéo cả chuyến kia vào.
Đoàn đi bằng xe của đơn vị thì tính chi phí thế nào?
Chi phí nhiên liệu, phí cầu đường, công tác phí cho lái xe tính theo quy chế sử dụng xe của đơn vị. Ghi số km thực tế vào nhật trình xe, đối chiếu với lộ trình trong kế hoạch.