Hoá đơn mua hàng cho đơn vị mà ghi sai tên hoặc sai mã số thuế của đơn vị thì chỉ bên bán mới sửa được, và cách sửa phụ thuộc vào sai chỗ nào: sai tên, địa chỉ mà đúng mã số thuế thường xử lý nhẹ hơn; sai mã số thuế, sai số tiền hay sai hàng hoá thì bên bán phải lập hoá đơn điều chỉnh hoặc hoá đơn thay thế. Việc của người đi mua là nhận diện đúng lỗi, đề nghị bên bán bằng văn bản, và đừng bao giờ tự sửa trên bản in.
Ví dụ trong bài: anh Khoa, nhân viên thiết bị một trường trung học phổ thông ở Cần Thơ, mua một máy in cho phòng giáo vụ (ví dụ giả định). Hoá đơn điện tử về hộp thư, anh in ra nộp kèm hồ sơ thanh toán thì bị kế toán trả lại vì tên trường thiếu hai chữ và mã số thuế lệch một chữ số. Cách xử lý trong bài là nguyên lý chung; thủ tục cụ thể bạn kiểm quy định hiện hành về hoá đơn điện tử.
Vì sao kế toán không thể nhận một hoá đơn "gần đúng"
Hoá đơn là chứng từ chứng minh khoản tiền của đơn vị đã trả cho đúng việc, đúng người bán, và hàng hoá thuộc về đúng đơn vị. Tên và mã số thuế của người mua trên hoá đơn là thứ nối khoản chi đó với đơn vị. Mã số thuế sai một chữ số có thể là mã của một tổ chức khác hoàn toàn; khi đó, về mặt giấy tờ, máy in kia được bán cho người khác.
Với đơn vị dùng kinh phí ngân sách, hồ sơ thanh toán còn đi qua kiểm soát chi của Kho bạc Nhà nước theo nguyên lý: khoản chi phải có trong dự toán, đúng chế độ, có chứng từ hợp pháp. Một hoá đơn ghi sai thông tin người mua là chứng từ chưa hợp lệ, và kế toán biết trước là hồ sơ sẽ bị trả nên trả ngay từ bàn mình.
Hoá đơn điện tử còn được lưu và đối chiếu trên hệ thống của cơ quan thuế. Số liệu hoá đơn đầu vào gắn với mã số thuế người mua; sai mã là hoá đơn đó không xuất hiện ở đơn vị bạn mà xuất hiện ở chỗ khác. Đó là lý do lỗi mã số thuế bị coi là lỗi nặng hơn lỗi tên.
Sai chỗ nào, xử lý theo hướng nào
Bảng dưới tóm tắt nguyên lý xử lý hoá đơn điện tử có sai sót theo quy định hiện hành. Chi tiết thủ tục, mẫu thông báo và thời hạn do bên bán và cơ quan thuế áp dụng; bạn chỉ cần biết để đề nghị đúng.
| Lỗi trên hoá đơn | Mức độ | Hướng xử lý thường gặp | Ai làm |
|---|---|---|---|
| Sai tên, địa chỉ người mua; mã số thuế đúng, nội dung khác đúng | Nhẹ | Bên bán thông báo sai sót theo thủ tục, thường không phải lập lại hoá đơn | Bên bán, gửi thông báo cho đơn vị bạn |
| Sai mã số thuế người mua | Nặng | Bên bán lập hoá đơn điều chỉnh hoặc hoá đơn thay thế | Bên bán, có thể cần văn bản thoả thuận hai bên |
| Sai số lượng, đơn giá, số tiền, thuế suất | Nặng | Hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế | Bên bán |
| Sai tên hàng, mã hàng, quy cách | Nặng | Hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế | Bên bán |
| Hoá đơn có mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua mà phát hiện sai | Sớm nên dễ | Bên bán xử lý trước khi gửi theo thủ tục, lập hoá đơn mới | Bên bán |
Điểm cần nhớ: trong mọi trường hợp, bạn không tự sửa. Bản thể hiện in ra có sửa tay, dán đè, hay chỉnh trên tệp PDF đều không có giá trị, và việc sửa chứng từ có thể bị coi là làm sai lệch chứng từ.
Trình tự khi hoá đơn bị kế toán trả lại
Anh Khoa làm theo các bước sau và có hoá đơn đúng trong vòng một tuần (ví dụ giả định).
- Hỏi kế toán chính xác sai ở dòng nào và nên đề nghị bên bán xử lý theo hướng nào. Kế toán là người hiểu thủ tục nhất trong đơn vị bạn.
- Tra hoá đơn trên cổng tra cứu hoá đơn điện tử của cơ quan thuế để xem thông tin trên hệ thống có giống bản đã nhận không, tránh trường hợp lỗi do in hay do tệp cũ.
- Gửi bên bán một văn bản hoặc email từ hộp thư công vụ: số hoá đơn, ngày, nội dung sai, thông tin đúng của đơn vị lấy nguyên từ giấy đăng ký mã số thuế, và đề nghị xử lý theo quy định.
- Đính kèm bản chụp thông tin chính thức của đơn vị: tên đầy đủ, mã số thuế, địa chỉ đúng như đăng ký với cơ quan thuế.
- Nếu bên bán yêu cầu văn bản thoả thuận về sai sót, chuyển cho kế toán soạn và trình thủ trưởng ký; không tự ký thay đơn vị.
- Nhận hoá đơn điều chỉnh, thay thế hoặc thông báo sai sót, chuyển ngay cho kế toán kèm hoá đơn gốc, để hồ sơ có đủ cả hai.
Giữ toàn bộ thư từ trao đổi với bên bán trong hồ sơ. Nếu việc kéo dài sang tháng sau hoặc gần cuối năm ngân sách, chính chuỗi thư này giải thích vì sao khoản chi chậm thanh toán.
Trường hợp đơn vị vừa đổi tên, sáp nhập
Sau đợt sắp xếp đơn vị hành chính và tổ chức bộ máy, nhiều trường học, trạm y tế, đơn vị sự nghiệp đã đổi tên, đổi địa chỉ theo tên xã, phường mới, một số nơi sáp nhập với đơn vị khác. Hoá đơn ghi tên cũ hoặc địa chỉ cũ là lỗi phổ biến trong giai đoạn này, vì bên bán lưu thông tin khách hàng từ lần mua trước.
Câu hỏi đầu tiên là mã số thuế của đơn vị có thay đổi không. Có nơi giữ mã cũ và chỉ cập nhật tên, địa chỉ; có nơi sáp nhập vào một đơn vị khác và dùng mã của đơn vị nhận sáp nhập. Kế toán đơn vị nắm thông tin này và nên phổ biến cho mọi người hay đi mua hàng một tờ thông tin xuất hoá đơn mới.
Nếu mã số thuế không đổi, hoá đơn chỉ sai tên hoặc địa chỉ thường được xử lý theo hướng nhẹ ở bảng trên. Nếu mã số thuế đã đổi mà hoá đơn vẫn ghi mã cũ, đó là lỗi mã số thuế. Cẩn thận hơn nữa với các hợp đồng ký trước khi đổi tên mà hoá đơn xuất sau: kế toán có thể cần thêm văn bản về việc đổi tên để nối hai tên với nhau trong hồ sơ.
Khi bên bán chậm sửa, không chịu sửa hoặc đã ngừng hoạt động
Bên bán chậm. Nhắc lại bằng văn bản sau vài ngày, ghi rõ hạn thanh toán của đơn vị bạn. Nhiều bên bán chỉ ưu tiên khi biết tiền hàng chưa được trả vì hoá đơn của họ.
Bên bán đòi đơn vị trả tiền trước rồi mới sửa. Không nên đồng ý nếu hợp đồng hoặc đơn hàng quy định thanh toán sau khi có hoá đơn hợp lệ. Giải thích ngắn gọn rằng hồ sơ không thể thanh toán với hoá đơn chưa đúng.
Đơn vị đã thanh toán rồi mới phát hiện sai. Vẫn phải đề nghị bên bán xử lý, và kế toán sẽ bổ sung chứng từ vào hồ sơ đã thanh toán. Tiền đã trả không làm lỗi biến mất; nó chỉ chờ tới lúc kiểm tra mới lộ ra.
Bên bán đã ngừng kinh doanh, không liên lạc được. Báo kế toán và thủ trưởng ngay, lập biên bản ghi lại sự việc, các lần liên hệ và kết quả tra cứu tình trạng mã số thuế của bên bán. Cách xử lý tiếp theo do đơn vị quyết định; đây là tình huống bạn không tự giải quyết được.
Hoá đơn đúng thông tin rồi vẫn phải khớp với những giấy nào
Sửa xong tên và mã số thuế chưa chắc là hồ sơ thanh toán đã ổn. Kế toán còn đặt hoá đơn cạnh ba thứ khác: dự toán hoặc kế hoạch mua sắm đã duyệt, đơn đặt hàng hoặc hợp đồng với bên bán, và biên bản giao nhận ghi tên, số lượng, quy cách hàng đã nhận. Bốn giấy này phải nói cùng một câu chuyện.
Lỗi lệch hay gặp nhất là tên hàng. Dự toán ghi "máy in laser đen trắng khổ A4", hoá đơn ghi "thiết bị văn phòng", biên bản giao nhận ghi tên model. Người đọc hồ sơ phải tự suy ra ba dòng đó là cùng một món, và một số người không chịu suy. Khi đề nghị bên bán xử lý lỗi mã số thuế, anh Khoa nhân tiện đề nghị ghi tên hàng cụ thể hơn, kèm model, để hoá đơn mới khớp với biên bản.
Lệch thứ hai là thời điểm. Hoá đơn có ngày trước ngày dự toán được duyệt cho thấy hàng đã mua trước khi được phép mua, và câu hỏi tiếp theo sẽ là ai đã quyết. Lệch thứ ba là số tiền: tổng trên hoá đơn khác giá trong đơn đặt hàng mà không có văn bản thoả thuận lại giá.
Với máy in, máy tính, bàn ghế, đơn vị còn phải ghi nhận tài sản hoặc công cụ dụng cụ theo nguyên lý của Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017. Biên bản giao nhận ghi rõ hàng được giao cho bộ phận nào sử dụng giúp kế toán làm việc này mà không phải hỏi lại bạn.
Phòng từ đầu cho lần mua sau
Phần lớn lỗi thông tin người mua bắt nguồn từ lúc đặt hàng chứ không phải lúc xuất hoá đơn. Vài thói quen dưới đây gần như loại bỏ được nó.
- Giữ trong điện thoại một tệp thông tin xuất hoá đơn của đơn vị do kế toán cung cấp: tên đầy đủ, mã số thuế, địa chỉ, hộp thư nhận hoá đơn. Gửi nguyên tệp đó cho bên bán, không đọc qua điện thoại.
- Đề nghị bên bán gửi bản xem trước hoặc thông tin dự kiến trước khi xuất chính thức, nhất là với khoản lớn.
- Kiểm ba thứ ngay khi nhận hoá đơn: tên, mã số thuế, tổng tiền. Mất một phút nhưng phát hiện sớm là bên bán xử lý dễ hơn nhiều.
- Yêu cầu hoá đơn gửi về hộp thư của đơn vị, không gửi về hộp thư cá nhân, để kế toán nhận trực tiếp và hồ sơ không phụ thuộc một người.
- Ghi tên người mua là đơn vị, không phải tên cá nhân bạn. Hoá đơn mang tên cá nhân người đi mua là lỗi phổ biến không kém lỗi mã số thuế.
Cảnh báo cuối: không nhận hoá đơn của một bên khác không bán hàng cho bạn để thay cho hoá đơn bị sai, và không đề nghị bên bán xuất hoá đơn mới với ngày lùi. Hai cách đó đều đưa một khoản chi bình thường thành một khoản chi có chứng từ không hợp pháp.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn ghi thiếu chữ "Trường" trong tên đơn vị có phải sửa không?
Nên đề nghị bên bán xử lý theo hướng thông báo sai sót tên người mua, nếu mã số thuế và các nội dung khác đều đúng. Lỗi nhỏ, nhưng kế toán và Kho bạc có thể không chấp nhận tên khác với đăng ký, nên làm cho đúng ngay.
Hoá đơn ghi tên cá nhân người đi mua thay vì tên đơn vị thì sao?
Đây là hoá đơn bán cho cá nhân, không phải cho đơn vị, nên hầu như không dùng được để thanh toán. Liên hệ bên bán đề nghị xử lý theo quy định để hoá đơn mang tên đơn vị; thủ tục có thể là thay thế hoặc điều chỉnh tuỳ trường hợp.
Có thể nhờ bên bán huỷ hoá đơn cũ rồi xuất hoá đơn mới không?
Việc huỷ hay thay thế hoá đơn điện tử phải theo đúng thủ tục quy định và do bên bán thực hiện. Bạn đề nghị bên bán xử lý sai sót, còn chọn cách nào là việc của bên bán theo quy định hiện hành, không phải tự thoả thuận với nhau ngoài thủ tục.
Hoá đơn sai nhưng đã nằm trong hồ sơ quyết toán năm trước thì làm gì?
Báo kế toán. Hoá đơn sai từ kỳ trước vẫn có thể được bên bán xử lý, và kế toán sẽ bổ sung chứng từ vào hồ sơ. Tốt hơn hết là chủ động khắc phục trước khi có đoàn kiểm tra phát hiện.
Ai chịu trách nhiệm khi hoá đơn sai do người đi mua đọc nhầm thông tin?
Lỗi trên hoá đơn vẫn do bên bán xử lý, nhưng trong đơn vị, người cung cấp sai thông tin thường phải đôn đốc cho đến khi có hoá đơn đúng. Giữ tệp thông tin xuất hoá đơn chuẩn và gửi bằng văn bản là cách tốt nhất để không rơi vào tình huống này.