Tạm ứng là khoản tiền đơn vị đưa trước cho bạn để chi những việc phải trả ngay bằng tiền mặt hoặc trả tại chỗ; nó không phải tiền bạn được hưởng và phải được thanh toán lại bằng chứng từ trong một thời hạn ghi sẵn. Vì vậy giấy đề nghị tạm ứng tốt chỉ xin cho đúng những khoản không trả thẳng từ tài khoản đơn vị được, có số tiền tính từ dự toán đã duyệt, và có ngày hoàn ứng mà bạn chắc chắn kịp.
Ví dụ xuyên suốt bài: cô Hằng, giáo viên phụ trách thư viện một trường trung học cơ sở ở Nghệ An, được giao tổ chức ngày hội đọc sách cho toàn trường, dự toán được hiệu trưởng duyệt 18 triệu đồng (ví dụ giả định). Mọi con số trong bài đều là ví dụ giả định; thời hạn hoàn ứng và mức tạm ứng tối đa của trường bạn nằm trong quy chế chi tiêu nội bộ đang áp dụng.
Khoản nào cần tạm ứng, khoản nào để trường trả thẳng
Sai lầm phổ biến nhất của người lần đầu tổ chức là xin tạm ứng nguyên số tiền dự toán rồi tự mình đi trả hết mọi thứ. Làm vậy bạn ôm một khoản tiền lớn, phải tự xin từng hoá đơn, và khi quyết toán bất cứ khoản nào thiếu chứng từ đều thành việc của riêng bạn. Kế toán cũng không thích cách này, vì tiền ra khỏi quỹ càng nhiều dưới dạng tạm ứng thì càng nhiều khoản treo phải theo dõi.
Nguyên tắc dễ nhớ: khoản nào có nhà cung cấp là doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh xuất được hoá đơn, chấp nhận nhận tiền sau khi giao hàng, thì để trường chuyển khoản thẳng cho họ theo hợp đồng hoặc đơn đặt hàng. Khoản nào phải trả ngay tại chỗ, người nhận là cá nhân, hoặc số tiền nhỏ lẻ nhiều lần, thì mới đưa vào giấy đề nghị tạm ứng.
Với ngày hội đọc sách của cô Hằng, in phông nền, mua sách làm phần thưởng ở nhà sách và thuê âm thanh đều có thể để trường trả thẳng. Còn tiền mua nước uống, băng dính, giấy màu ở cửa hàng tạp hoá gần trường, tiền thuê xe chở bàn ghế mượn của trường bạn và tiền bồi dưỡng cho người trông xe hôm đó thì phải trả tại chỗ. Chỉ phần này mới cần tạm ứng.
Cách tách này còn giúp bạn khi gặp sự cố: nếu ngày hội phải lùi lịch, các hợp đồng chưa thực hiện thì trường chưa mất tiền, còn khoản tạm ứng nhỏ của bạn cũng dễ hoàn lại nguyên vẹn.
Tách dự toán ngày hội thành hai cột trước khi viết giấy
Bảng dưới là cách cô Hằng đặt dự toán đã duyệt cạnh câu hỏi "ai trả, trả bằng gì". Số tiền là ví dụ giả định.
| Khoản trong dự toán | Dự toán (ví dụ giả định) | Cách trả | Có đưa vào tạm ứng không |
|---|---|---|---|
| In phông nền, giấy mời | 2.500.000 | Trường chuyển khoản cho cơ sở in theo hoá đơn | Không |
| Sách làm phần thưởng | 6.000.000 | Trường chuyển khoản cho nhà sách theo đơn đặt hàng | Không |
| Thuê âm thanh, loa đài | 3.500.000 | Trường chuyển khoản sau buổi, có biên bản nghiệm thu | Không |
| Nước uống, văn phòng phẩm lặt vặt | 2.200.000 | Trả tiền mặt tại cửa hàng gần trường | Có |
| Thuê xe chở bàn ghế mượn | 1.300.000 | Trả cho chủ xe sau mỗi chuyến | Có |
| Bồi dưỡng người trông xe, dọn dẹp | 1.000.000 | Trả tiền mặt cho từng người, có ký nhận | Có |
| Dự phòng | 1.500.000 | Chỉ chi khi phát sinh và được duyệt | Không xin trước |
Kết quả: thay vì xin 18 triệu, cô Hằng chỉ cần xin tạm ứng 4,5 triệu đồng (ví dụ giả định). Khoản dự phòng không đưa vào tạm ứng; nếu phát sinh, cô báo hiệu trưởng và xin bổ sung bằng một giấy riêng, kèm lý do.
Giấy đề nghị tạm ứng phải ghi những gì
Mẫu giấy đề nghị tạm ứng thường có sẵn trong phần mềm kế toán hoặc trong bộ biểu mẫu của trường. Dù mẫu nào, kế toán sẽ nhìn vào các ô sau và trả lại ngay nếu ô nào để trống hoặc ghi chung chung.
- Họ tên, chức vụ, bộ phận người đề nghị. Người đứng tên là người chịu trách nhiệm thanh toán tạm ứng, nên ghi đúng người sẽ cầm tiền, không ghi tên trưởng ban cho đẹp.
- Số tiền bằng số và bằng chữ. Hai dòng phải khớp nhau tuyệt đối; lệch một chữ "trăm" là giấy bị trả.
- Lý do tạm ứng cụ thể. Viết "Tạm ứng chi nước uống, văn phòng phẩm, thuê xe và bồi dưỡng phục vụ ngày hội đọc sách toàn trường ngày 20 tháng 4, theo dự toán đã được hiệu trưởng phê duyệt", không viết "tạm ứng tổ chức sự kiện".
- Căn cứ. Số và ngày của kế hoạch hoặc dự toán đã duyệt; nếu trường không đánh số kế hoạch thì đính kèm bản phô tô có chữ ký duyệt.
- Thời hạn thanh toán tạm ứng. Ngày cụ thể, tính theo quy chế của trường kể từ ngày kết thúc công việc.
- Chữ ký. Người đề nghị, phụ trách bộ phận nếu có, kế toán và thủ trưởng đơn vị hoặc người được uỷ quyền duyệt chi.
Đính kèm một bảng nhỏ chia số tiền xin tạm ứng theo từng khoản, lấy nguyên từ bảng ở mục trên. Kế toán nhìn bảng này là biết bạn đã tính, không phải xin cho chắc tay.
Xin bao nhiêu thì vừa
Bám dự toán, không làm tròn lên quá tay. Làm tròn 4,5 triệu thành 5 triệu nghe vô hại, nhưng phần dư 500 nghìn là khoản bạn phải nộp lại sau đó và phải giải thích vì sao xin thừa. Nếu sợ thiếu, ghi rõ khoản nào có thể tăng và vì sao, để người duyệt quyết.
Chia đợt khi công việc kéo dài. Một chuỗi hoạt động trải qua nhiều tuần, ví dụ ngày hội có phần thi kể chuyện theo lớp diễn ra trước đó hai tuần, nên tạm ứng thành hai đợt theo từng phần. Nhiều quy chế không cho tạm ứng đợt mới khi đợt trước chưa thanh toán, nên bạn phải thanh toán đợt một trước rồi mới xin đợt hai.
Không tạm ứng cho khoản đã có hợp đồng. Nếu nhà sách đã ký đơn đặt hàng với trường, tiền sách đi theo đường chuyển khoản. Xin tạm ứng rồi tự mang tiền mặt ra trả là làm sai luồng thanh toán, và kế toán sẽ phải giải thích với cấp trên vì sao một khoản có hợp đồng lại chi qua tạm ứng.
Tính tới khoản đặt cọc. Chủ xe hoặc bên cho thuê đồ đôi khi đòi đặt cọc. Đặt cọc vẫn là chi từ tiền tạm ứng, nên phải có giấy nhận cọc ghi rõ tên người nhận, số tiền, điều kiện trả lại hoặc trừ vào tiền thuê. Không có giấy này, khoản cọc rất khó quyết toán nếu buổi bị huỷ.
Hạn hoàn ứng và vì sao kế toán đòi đúng ngày
Nguyên tắc chung trong quản lý kinh phí là tạm ứng phải được thanh toán trong thời hạn quy định, và người chưa thanh toán khoản cũ thì không được tạm ứng khoản mới. Thời hạn cụ thể do quy chế chi tiêu nội bộ của trường đặt ra, thường tính bằng số ngày kể từ khi kết thúc công việc. Luật Kế toán 2015 yêu cầu mọi nghiệp vụ phải được ghi nhận đầy đủ, kịp thời; một khoản tạm ứng treo lâu là một nghiệp vụ chưa khép, kế toán phải theo dõi và giải trình khi kiểm tra.
Mốc quan trọng thứ hai là cuối năm ngân sách. Năm ngân sách tính theo năm dương lịch, nên khoản tạm ứng từ kinh phí năm nay mà kéo sang năm sau sẽ làm rối việc khoá sổ và quyết toán của cả trường. Nếu ngày hội của bạn rơi vào tháng mười hai, hãy hỏi kế toán ngày chốt hồ sơ cuối năm trước khi xin tạm ứng, không phải sau.
Quá hạn mà chưa thanh toán thì sao? Tuỳ quy chế, kế toán sẽ nhắc bằng văn bản, báo thủ trưởng, và nhiều nơi quy định thu hồi bằng cách trừ dần vào thu nhập của người tạm ứng. Chưa cần đến bước đó, một lần chậm hạn đã đủ làm lần xin tạm ứng sau của bạn bị xét kỹ hơn.
Thói quen an toàn: ghi ngày hoàn ứng vào lịch điện thoại ngay khi nhận tiền, và đặt mục tiêu nộp hồ sơ trong vòng ba ngày làm việc sau buổi, sớm hơn hạn. Khi trí nhớ còn mới, bạn nhớ được từng khoản lặt vặt đã chi ở đâu.
Giữ tiền tạm ứng và chứng từ trong những ngày chi
Tạm ứng đúng mới là một nửa; nửa còn lại là chi sao cho cuối cùng mỗi đồng đều có giấy. Cô Hằng làm theo các bước sau.
- Để tiền tạm ứng trong một phong bì hoặc ví riêng, không lẫn với tiền cá nhân. Nếu nhận qua chuyển khoản vào tài khoản cá nhân, ghi lại số dư trước và sau để dễ tách.
- Mỗi lần chi, xin ngay chứng từ tại chỗ: hoá đơn nếu người bán xuất được, phiếu bán hàng có tên cửa hàng nếu là hộ kinh doanh nhỏ, giấy biên nhận có chữ ký nếu người nhận là cá nhân.
- Ghi một dòng vào sổ tay hoặc ghi chú điện thoại: ngày, nội dung, người nhận, số tiền. Cuối mỗi ngày cộng lại và so với tiền còn trong phong bì.
- Chụp ảnh từng chứng từ giấy ngay khi nhận, phòng khi giấy bị ướt, rách hoặc thất lạc trong lúc dọn dẹp.
- Khoản chi phát sinh ngoài danh sách đã xin, dù nhỏ, hỏi người duyệt bằng tin nhắn trước khi chi và lưu lại tin nhắn đó.
- Sau buổi, sắp chứng từ theo đúng thứ tự các dòng trong bảng tạm ứng, lập giấy thanh toán tạm ứng ghi số đã nhận, số đã chi, số còn thừa hoặc thiếu.
Còn thừa tiền thì nộp lại quỹ cùng lúc nộp hồ sơ; chi vượt thì phần vượt chỉ được thanh toán khi có duyệt bổ sung. Cách xử lý từng trường hợp thừa, thiếu có bài riêng trong cùng danh mục này.
Những lỗi làm giấy đề nghị tạm ứng bị trả lại
Đây là các lỗi kế toán trường học gặp nhiều nhất, theo thứ tự hay xảy ra.
- Lý do ghi chung chung, không nêu tên hoạt động, ngày tổ chức và căn cứ dự toán.
- Số tiền xin vượt phần dự toán dành cho các khoản trả tại chỗ, hoặc gộp cả khoản đã có hợp đồng.
- Người đề nghị còn một khoản tạm ứng cũ chưa thanh toán, kể cả khoản rất nhỏ từ hoạt động trước.
- Thiếu chữ ký duyệt của thủ trưởng, hoặc người ký không có uỷ quyền duyệt chi.
- Ngày hoàn ứng để trống hoặc ghi xa hơn mức quy chế cho phép.
- Số tiền bằng chữ và bằng số lệch nhau, hoặc có tẩy xoá ở ô số tiền.
Sửa sáu lỗi này trước khi nộp là giấy đi qua bàn kế toán trong một lần. Nếu cần người cùng lập bảng dự toán và soát hồ sơ thanh toán cho ngày hội, bạn có thể để lại nhu cầu ở khung cuối trang để Kinh Phí liên hệ lại.
Câu hỏi thường gặp
Có thể nhận tạm ứng qua chuyển khoản vào tài khoản cá nhân không?
Được, nếu quy chế của đơn vị cho phép và nhiều nơi còn ưu tiên cách này vì có vết giao dịch. Khi đó nội dung chuyển khoản nên ghi rõ là tạm ứng cho hoạt động nào, và bạn nên tách bạch các khoản chi để khi thanh toán không lẫn với chi tiêu cá nhân trong cùng tài khoản.
Một người có thể đứng tên tạm ứng thay cho cả ban tổ chức không?
Có thể, và nên chỉ một người đứng tên cho mỗi khoản để rõ trách nhiệm. Người đứng tên là người phải thanh toán tạm ứng, nên nếu các thành viên khác cũng chi, họ nộp chứng từ cho người đứng tên chứ không nộp thẳng cho kế toán.
Hoạt động bị huỷ sau khi đã nhận tạm ứng thì làm gì?
Báo ngay cho kế toán và người duyệt, nộp lại phần tiền chưa chi và lập giấy thanh toán cho các khoản đã chi như đặt cọc, kèm giấy tờ chứng minh. Khoản cọc mất do huỷ cần lý do và ý kiến của thủ trưởng mới được tính vào chi phí.
Tạm ứng cho hoạt động của công đoàn hay hội phụ huynh có giống trường không?
Nguyên tắc giống nhau: xin theo dự toán đã duyệt, có hạn hoàn ứng, thanh toán bằng chứng từ. Khác ở người duyệt và quy chế áp dụng: công đoàn theo quy chế chi tiêu của công đoàn cơ sở, ban đại diện cha mẹ học sinh theo quy chế hoạt động và sự thống nhất của ban.
Chi vượt số tạm ứng một ít thì có được thanh toán phần vượt không?
Phần vượt chỉ được thanh toán khi nằm trong dự toán đã duyệt và được người có thẩm quyền đồng ý. Nếu khoản vượt nằm ngoài dự toán, bạn phải có văn bản xin bổ sung; tự bỏ tiền túi rồi đòi hoàn sau mà không xin trước là rủi ro của bạn.
Giấy đề nghị tạm ứng có cần đóng dấu không?
Giấy đề nghị tạm ứng là chứng từ nội bộ, thường chỉ cần chữ ký của người đề nghị, kế toán và người duyệt chi theo mẫu của đơn vị. Việc đóng dấu tuỳ quy định nội bộ; điều quan trọng hơn là đủ chữ ký đúng thẩm quyền và không tẩy xoá.