Trình duyệt dự toán cho một việc là đưa bảng dự toán, thuyết minh và căn cứ qua kế toán soát, rồi lên thủ trưởng hoặc người được uỷ quyền phê duyệt bằng chữ ký trên tờ trình hoặc một quyết định phê duyệt. Dự toán được duyệt là căn cứ để tạm ứng, ký hợp đồng và chi; chưa duyệt mà đã chi là chi không có căn cứ. Thứ tự đi đúng và bộ hồ sơ đủ ngay từ đầu quyết định việc của bạn được duyệt trong vài ngày hay vài tuần.
Bài này theo anh Phúc, chuyên viên phòng tổ chức – hành chính một trường cao đẳng ở Cần Thơ (ví dụ giả định), lần đầu được giao lập và trình dự toán cho đợt khảo sát tình hình việc làm của sinh viên tốt nghiệp. Trường đã được giao dự toán năm, việc khảo sát nằm trong kế hoạch năm; bây giờ cần dự toán chi tiết của riêng việc này được duyệt trước khi chi.
Duyệt dự toán một việc khác với giao dự toán năm
Đơn vị dùng tiền ngân sách được giao dự toán năm theo quy trình của Luật Ngân sách nhà nước, đó là con số cho cả đơn vị theo nhóm nhiệm vụ. Bên trong con số đó, mỗi việc cụ thể như một đợt khảo sát, một lớp tập huấn, một lần sửa chữa thường cần thủ trưởng đơn vị duyệt kế hoạch và dự toán chi tiết trước khi thực hiện. Đây là bước anh Phúc đang làm. Cách làm cụ thể, ai duyệt, mẫu biểu, do quy chế chi tiêu nội bộ và quy chế làm việc của đơn vị quy định.
Với tiền từ nguồn khác, người duyệt có thể khác. Kinh phí tài trợ thì nhà tài trợ có thể phải đồng ý với ngân sách chi tiết; kinh phí do cấp trên giao riêng cho một nhiệm vụ thì có khi cấp trên duyệt. Quỹ công đoàn, quỹ hội thì ban chấp hành hoặc người được giao theo quy chế. Câu hỏi đầu tiên của anh Phúc khi nhận việc vì thế là hỏi phòng kế toán: việc này dùng nguồn nào, ai là người phê duyệt cuối cùng.
Nắm được điều này giúp tránh một lỗi phổ biến: trình thẳng lên hiệu trưởng một bảng dự toán chưa qua kế toán. Hiệu trưởng thường sẽ chuyển xuống kế toán xin ý kiến, và hồ sơ đi một vòng thừa.
Bộ hồ sơ trình cần có
Mỗi đơn vị có thể yêu cầu khác nhau, nhưng bộ dưới đây đủ cho đa số việc nhỏ. Anh Phúc đối chiếu với hồ sơ của một việc tương tự đã được duyệt ở trường để biết thể thức.
- Tờ trình đề nghị phê duyệt dự toán, do bộ phận được giao việc lập.
- Kế hoạch thực hiện đã được duyệt chủ trương, hoặc bản trích kế hoạch năm có nội dung này.
- Bảng dự toán chi tiết, có tổng bằng số và bằng chữ.
- Thuyết minh dự toán, nêu căn cứ và cách tính từng dòng.
- Các căn cứ đơn giá: bản sao trang quy chế liên quan, báo giá, danh sách người tham gia nếu có chi cho cá nhân.
- Ý kiến của kế toán về nguồn và chế độ, ghi trên tờ trình hoặc phiếu riêng theo nếp của đơn vị.
- Dự thảo quyết định phê duyệt dự toán, nếu đơn vị duyệt bằng quyết định thay vì ký duyệt trên tờ trình.
Dự thảo quyết định là chi tiết nhiều người mới hay bỏ qua. Soạn sẵn giúp người duyệt chỉ việc ký, và giúp bạn kiểm soát nội dung chính xác của quyết định, như tổng tiền, nguồn, thời gian thực hiện, người chịu trách nhiệm.
Viết tờ trình ngắn mà đủ
Tờ trình không phải chỗ để giải thích lại toàn bộ việc. Nó cần đủ để người duyệt quyết định, phần chi tiết nằm ở phụ lục. Tờ trình của anh Phúc dài hơn một trang, theo trình tự dưới đây và đúng thể thức văn bản của trường.
- Phần căn cứ: kế hoạch năm, quyết định giao nhiệm vụ, quy chế chi tiêu nội bộ. Ghi tên, số, ngày văn bản theo thể thức của đơn vị.
- Sự cần thiết: một đoạn ngắn, chủ yếu dẫn chiếu kế hoạch đã duyệt.
- Nội dung chính: phạm vi việc, thời gian thực hiện, tổng kinh phí bằng số và bằng chữ, nguồn kinh phí.
- Đề nghị cụ thể: phê duyệt dự toán với tổng số tiền, giao bộ phận nào thực hiện, cho tạm ứng bao nhiêu nếu cần.
- Phụ lục kèm theo: liệt kê đủ các tài liệu trong bộ hồ sơ.
Câu đề nghị nên viết sao cho người duyệt chỉ cần ghi "đồng ý" là đủ để thực hiện. Một tờ trình kết thúc bằng "kính đề nghị xem xét" mà không nói đề nghị cụ thể điều gì thường bị hỏi lại.
Thứ tự ký và mỗi người kiểm gì
Mỗi chữ ký trên hồ sơ có một vai trò. Hiểu vai trò đó giúp bạn chuẩn bị đúng thứ mà người ký cần thấy. Bảng dưới là nếp phổ biến; quy chế đơn vị bạn có thể khác.
| Người ký | Vai trò | Thường kiểm gì |
|---|---|---|
| Người lập | Chịu trách nhiệm về nội dung, cách tính | Số liệu khớp, căn cứ đủ, thuyết minh rõ |
| Trưởng bộ phận được giao việc | Xác nhận việc cần làm và phạm vi hợp lý | Phạm vi có khớp kế hoạch không, có thừa thiếu hạng mục không |
| Kế toán hoặc kế toán trưởng | Kiểm nguồn và chế độ | Nguồn còn đủ không, đơn giá đúng định mức không, chứng từ dự kiến hợp lệ không |
| Thủ trưởng hoặc người được uỷ quyền | Phê duyệt, là người chuẩn chi sau này | Có cần làm không, có đúng thẩm quyền không, tổng tiền có chấp nhận được không |
Nguyên tắc tách việc là lý do có nhiều chữ ký: người đề nghị, người kiểm và người duyệt nên là những người khác nhau. Ở đơn vị rất nhỏ, khi một người buộc phải kiêm nhiều vai, nên có thêm người thứ hai xem lại, ghi nhận trên hồ sơ. Một người vừa lập, vừa duyệt, vừa chi là cấu trúc mà đoàn kiểm tra luôn chú ý.
Đi qua kế toán sớm, đừng để kế toán là chặng cuối
Nhiều người lập dự toán hoàn thiện mọi thứ rồi mới đưa kế toán, coi đó là bước ký thủ tục. Thực tế kế toán là người hiểu rõ nhất những thứ có thể làm hồ sơ bị trả: khoản nào phải theo định mức nào, nguồn còn bao nhiêu, khoản chi cho cá nhân cần chứng từ gì, có phải khấu trừ thuế không. Đưa kế toán xem bản nháp ngay khi có bảng bóc hạng mục và đơn giá sơ bộ tiết kiệm được nhiều vòng sửa.
Anh Phúc mang bản nháp sang phòng kế toán khi mới xong bảng và chưa viết thuyết minh. Chị kế toán chỉ ra hai điều: tiền gọi điện, nhắn tin khảo sát cựu sinh viên nên tính theo cách quy chế quy định, không theo cước ước tính; và tiền bồi dưỡng cho cộng tác viên nhập liệu là chi cho cá nhân ngoài trường, cần hợp đồng và danh sách ký nhận. Hai thay đổi đó, nếu đến sau khi đã trình hiệu trưởng, sẽ làm hồ sơ phải đi lại từ đầu.
Tính thời gian trình ngược từ ngày phải chi
Hồ sơ dự toán cần thời gian để đi qua các bàn, và thời gian này hay bị ước thấp. Anh Phúc bắt đầu từ ngày đầu tiên phải chi tiền, ở đây là ngày ký hợp đồng với cộng tác viên nhập liệu và gửi đợt tin nhắn khảo sát đầu tiên, rồi tính ngược lại: trước đó cần tạm ứng, trước tạm ứng cần dự toán được duyệt, trước khi duyệt cần kế toán soát, trước khi soát cần có bảng và căn cứ.
Mỗi chặng nên cộng thêm thời gian dự phòng cho một lần bị trả về và cho những ngày người ký đi công tác. Với một việc nhỏ ở đơn vị vừa phải, cả quãng từ lúc có bảng nháp tới lúc có chữ ký duyệt có thể mất từ vài ngày tới vài tuần tuỳ lịch của lãnh đạo; hỏi người đã từng trình ở đơn vị bạn để có con số thực. Đặc biệt lưu ý các việc rơi vào cuối năm: năm ngân sách theo năm dương lịch, và những tuần cuối năm kế toán bận khoá sổ, hồ sơ mới đi chậm hơn hẳn.
Viết lịch ngược này thành vài dòng trong kế hoạch thực hiện. Khi bị hỏi vì sao trình sớm, bạn có câu trả lời; khi hồ sơ bị chậm ở một chặng, bạn biết ngay còn bao nhiêu ngày đệm để báo cho người phụ trách việc.
Khi hồ sơ bị trả về
Đọc kỹ ý kiến, xác định đúng chỗ phải sửa. Ý kiến trả về thường ngắn, như "xem lại dòng 6", "bổ sung căn cứ". Nếu không rõ, hỏi lại người ghi ý kiến để hiểu ý, đừng đoán rồi sửa lan sang chỗ khác.
Sửa trong văn bản, đánh phiên bản mới. Mỗi lần sửa, cập nhật cả bảng và thuyết minh, ghi số phiên bản, ngày và dòng thay đổi. Kèm một phiếu ngắn liệt kê đã sửa gì theo từng ý kiến, để người duyệt không phải so lại từ đầu.
Giữ lại bản cũ có ý kiến. Bản bị trả có bút phê là tài liệu quý: nó cho thấy quá trình hoàn thiện hồ sơ và là bài học cho lần sau.
Không giải thích bằng miệng thay cho sửa văn bản. Giải thích miệng có thể thuyết phục được một người, nhưng hồ sơ thì đi qua nhiều người và còn ở lại cho những lần kiểm tra sau.
Sau khi được duyệt
Dự toán đã duyệt, cùng tờ trình có bút phê hoặc quyết định phê duyệt, là căn cứ cho các bước tiếp theo: đề nghị tạm ứng, lựa chọn nhà cung cấp, ký hợp đồng, chi trả. Gửi bản sao cho kế toán và những người cùng thực hiện, để ai cũng chi trong phạm vi đã duyệt. Khi có thay đổi lớn trong lúc làm, phải xin điều chỉnh trước khi chi phần thay đổi, không phải đợi đến lúc quyết toán mới giải trình.
Bộ hồ sơ duyệt nên lưu cùng một chỗ với hồ sơ thực hiện và hồ sơ quyết toán sau này, theo nếp lưu trữ của đơn vị. Theo Luật Kế toán 2015, tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn quy định cho từng loại; kế toán đơn vị nắm thời hạn cụ thể. Nếu cần người cùng lập bảng dự toán hoặc soát hồ sơ trước khi trình, bạn có thể để lại nhu cầu ở khung cuối trang để Kinh Phí liên hệ lại.
Câu hỏi thường gặp
Chưa duyệt dự toán mà việc đã gấp, có được chi trước không?
Không nên. Chi khi chưa có dự toán được duyệt là chi không có căn cứ, có thể không được thanh toán hoặc bị xuất toán sau này. Nếu việc gấp, báo người có thẩm quyền để duyệt nhanh theo quy trình rút gọn của đơn vị, nếu có, hoặc xin ý kiến bằng văn bản trước khi chi.
Ai được ký phê duyệt dự toán thay thủ trưởng?
Người được thủ trưởng uỷ quyền hoặc giao nhiệm vụ bằng văn bản theo quy chế của đơn vị, thường là cấp phó phụ trách. Người ký thay chỉ ký trong phạm vi được uỷ quyền. Kiểm văn bản uỷ quyền đang có hiệu lực trước khi trình.
Có cần dự thảo quyết định phê duyệt không?
Tuỳ nếp của đơn vị: có nơi duyệt bằng bút phê trên tờ trình, có nơi ban hành quyết định. Nếu đơn vị dùng quyết định, soạn sẵn dự thảo giúp hồ sơ đi nhanh và nội dung chính xác. Hỏi văn thư hoặc kế toán mẫu đang dùng.
Kế toán không đồng ý một dòng thì sao?
Hỏi rõ lý do và căn cứ. Thường kế toán chỉ ra định mức hoặc quy định mà người lập chưa biết; khi đó sửa theo. Nếu bạn có căn cứ khác, trình bày bằng văn bản để thủ trưởng quyết định. Không nên vòng qua kế toán để trình thẳng.
Dự toán đã duyệt có được sửa trong lúc làm không?
Được, nhưng phải theo thủ tục điều chỉnh của đơn vị và trước khi chi phần thay đổi. Mức thay đổi nào cần duyệt lại, mức nào kế toán tự cân đối giữa các dòng, do quy chế quy định. Ghi rõ lý do điều chỉnh để giải trình khi quyết toán.
Hồ sơ trình nên nộp bản giấy hay điện tử?
Theo quy định và hệ thống văn bản của đơn vị. Nhiều nơi đã trình ký qua hệ thống quản lý văn bản điện tử, chữ ký số; nơi khác vẫn dùng bản giấy. Dù hình thức nào, các thành phần hồ sơ và thứ tự ký vẫn như nhau.