Soát một bảng dự toán người khác lập nên đi theo bốn lớp, từ dễ đến khó: số học và hình thức, căn cứ và chế độ, độ khớp với kế hoạch, rồi chứng từ và rủi ro khi thực hiện. Đi theo lớp giúp bạn không sa vào một con số lẻ mà bỏ qua một hạng mục sai bản chất, và giúp ý kiến trả lại được sắp xếp để người lập sửa một lần là xong.
Tình huống trong bài: chị Hằng, kế toán một trung tâm khuyến nông cấp tỉnh ở An Giang (ví dụ giả định), nhận bảng dự toán của phòng kỹ thuật cho đợt điều tra tình hình sâu bệnh trên lúa ở sáu xã. Bảng do một kỹ sư trẻ lập, lần đầu làm dự toán. Chị có khoảng một giờ trước khi phải trả ý kiến. Bài này cũng dành cho trưởng bộ phận, người phải ký xác nhận dự toán của nhân viên mình, hay thành viên ban kiểm tra của một hội khi được nhờ đọc ngân sách.
Soát dự toán là một việc khác với lập dự toán
Người lập nhìn bảng từ bên trong: họ biết vì sao từng dòng có mặt và thường tin rằng nó đúng. Người soát phải nhìn từ bên ngoài, như người duyệt và đoàn kiểm tra sau này sẽ nhìn: không biết gì ngoài những gì có trên giấy. Đó là lý do người soát nên đọc kế hoạch trước, bảng sau, và nên tránh để người lập ngồi bên cạnh giải thích trong lúc đọc. Chỗ nào bạn cần hỏi mới hiểu, chỗ đó là chỗ thuyết minh còn thiếu.
Người soát cũng không phải người lập lại. Mục tiêu không phải là sửa bảng thành bảng mình sẽ lập, mà là tìm những gì sai, thiếu, không có căn cứ, hoặc có rủi ro khi thực hiện, rồi trả lại để người lập sửa. Sửa hộ những lỗi lớn làm người lập không học được gì, và khi có sai, ranh giới trách nhiệm giữa người lập và người soát trở nên mờ.
Chuẩn bị trước khi đọc: bản kế hoạch được duyệt, quy chế chi tiêu nội bộ đang dùng, danh sách văn bản định mức hiện hành, và nếu có, dự toán và quyết toán của một việc tương tự để so. Với chị Hằng, quyết toán đợt điều tra cùng loại hai năm trước là tài liệu so sánh quý nhất.
Lớp một: số học và hình thức
Lớp này nhanh, gần như cơ học, nhưng bắt được phần lớn lỗi khiến hồ sơ bị trả về vì những lý do không đáng.
- Nhân lại vài dòng bằng tay, chọn những dòng lớn nhất và vài dòng ngẫu nhiên. Nếu bảng có công thức, bật chế độ hiện công thức để xem cột thành tiền có ô nào bị gõ đè không.
- Cộng lại các tổng phụ và tổng cộng. So tổng cộng với tổng các dòng chi tiết.
- Đọc tổng bằng chữ so với tổng bằng số.
- Kiểm đơn vị tính có nhất quán giữa số lượng và đơn giá không.
- Kiểm số trong thuyết minh có khớp với bảng không, ít nhất ở các dòng lớn.
- Kiểm hình thức: có ngày, phiên bản, tên người lập, nguồn kinh phí ghi rõ.
Bảng của kỹ sư trẻ có một lỗi ở lớp này: tổng phụ nhóm đi lại cộng thiếu một dòng chèn thêm ở cuối nhóm, nên tổng cộng thấp hơn tổng các dòng. Lỗi nhỏ, nhưng nếu lọt qua, tổng tiền trình duyệt sẽ sai và mọi chữ ký phía sau đều xác nhận một con số sai.
Lớp hai: căn cứ và chế độ
Mỗi dòng có tiền phải có căn cứ. Đánh dấu mọi dòng có cột căn cứ trống hoặc ghi chung chung như "theo thực tế". Đây là những dòng người duyệt sẽ hỏi.
Khoản có định mức phải đúng định mức. Đối chiếu đơn giá các khoản như bồi dưỡng, công tác phí, thuê khoán với quy chế chi tiêu nội bộ và văn bản cấp trên đang áp dụng. Kiểm cả điều kiện áp dụng, không chỉ con số. Chị Hằng phát hiện một mức bồi dưỡng được lấy từ quy chế cũ đã thay đầu năm.
Báo giá phải dùng được. Có đủ số báo giá theo quy chế không, có ngày và hiệu lực không, có cùng điều kiện để so không, có báo giá nào trông như cùng một người soạn không.
Đơn giá đã gồm thuế hay chưa phải thống nhất. Một dòng lấy báo giá chưa gồm thuế giá trị gia tăng đặt cạnh dòng khác đã gồm thuế làm tổng thấp hơn số tiền thực phải trả. Với đơn vị không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, dự toán thường phải theo giá đã gồm thuế; kiểm quy ước của đơn vị và đánh dấu mọi dòng lệch quy ước.
Khoản không có căn cứ trong chế độ. Nếu có dòng chi cho việc mà quy chế không nhắc tới, ghi ý kiến đề nghị người lập nêu căn cứ hoặc xin ý kiến thủ trưởng, không tự suy diễn là được chi.
Lớp ba: dự toán có khớp với kế hoạch không
Đây là lớp đòi hỏi hiểu việc, và cũng là lớp bắt được những lỗi đắt nhất. Đặt kế hoạch cạnh bảng và hỏi theo hai chiều. Chiều thứ nhất: mỗi việc trong kế hoạch có dòng tiền tương ứng không. Chiều thứ hai: mỗi dòng tiền phục vụ việc nào trong kế hoạch. Một việc không có tiền là dự toán thiếu; một dòng tiền không gắn với việc nào là dự toán thừa hoặc chi ngoài nhiệm vụ.
Kiểm các con số giả định có thống nhất không. Kế hoạch ghi điều tra sáu xã, mỗi xã một ngày, nhưng dòng thuê xe tính tám ngày; kế hoạch ghi đoàn bốn người, nhưng dòng công tác phí tính năm người. Mỗi chênh lệch có thể có lý do, như hai ngày đi khảo sát trước, nhưng lý do đó phải nằm trong thuyết minh. Trong bảng của kỹ sư trẻ, tám ngày xe là đúng vì có hai ngày lấy mẫu bổ sung, nhưng thuyết minh không nói, nên chị Hằng ghi đề nghị bổ sung.
Kiểm khoản trùng: cùng một thứ xuất hiện hai lần dưới hai tên, như nước uống nằm trong "hậu cần đoàn" và lại có dòng "nước uống" riêng. So với quyết toán của việc tương tự cũng giúp nhận ra hạng mục bất thường: một khoản gấp ba lần lần trước, hay một khoản lần trước có mà lần này không.
Lớp bốn: chứng từ và rủi ro khi thực hiện
Một bảng có thể đúng số, đúng căn cứ, khớp kế hoạch mà vẫn gặp rắc rối khi chi. Lớp cuối nhìn trước những rắc rối đó.
- Khoản chi cho cá nhân, như nông dân tham gia điều tra hay cộng tác viên: chứng từ sẽ là gì, có danh sách ký nhận được không, có phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân không.
- Khoản mua sắm có phải làm thủ tục lựa chọn nhà cung cấp theo quy chế và, khi thuộc phạm vi, theo Luật Đấu thầu 2023 không, và thời gian làm thủ tục có kịp lịch không.
- Khoản có dấu hiệu bị tách nhỏ, như nhiều dòng mua cùng một loại hàng ở những thời điểm sát nhau. Tách nhỏ để tránh thủ tục là vi phạm; nếu thấy dấu hiệu, ghi ý kiến rõ ràng.
- Khoản mà người lập hoặc người thân có lợi ích, như thuê xe của người nhà. Không nhất thiết sai, nhưng phải công khai và tuân theo quy định về xung đột lợi ích của đơn vị.
- Khoản khó có chứng từ hợp lệ ở nơi thực hiện, như mua vật tư ở chợ quê không xuất được hoá đơn. Cần trao đổi trước về chứng từ thay thế được chấp nhận.
- Khoản phụ thuộc thời tiết, mùa vụ, hoặc người ngoài đơn vị.
Lớp này không phải để bác dự toán mà để người lập chuẩn bị. Nhiều rắc rối khi thanh toán hoàn toàn tránh được nếu được nêu ra từ lúc soát.
Ghi ý kiến soát thành bảng cho người lập sửa một lần
Thay vì viết ý kiến rải rác bên lề, chị Hằng ghi vào một bảng ngắn kèm hồ sơ. Mẫu dưới đây là ý kiến của chị cho bảng điều tra sâu bệnh, ví dụ giả định.
| Dòng | Phát hiện | Mức | Đề nghị |
|---|---|---|---|
| Tổng nhóm đi lại | Tổng phụ thiếu dòng cuối | Phải sửa | Sửa công thức tổng phụ, kiểm lại tổng cộng |
| Bồi dưỡng người tham gia | Mức lấy theo quy chế cũ | Phải sửa | Áp mức theo quy chế đang hiệu lực |
| Thuê xe | Tám ngày, kế hoạch ghi sáu xã | Bổ sung | Thuyết minh hai ngày lấy mẫu bổ sung |
| Mua dụng cụ lấy mẫu | Hai dòng cùng loại, hai thời điểm | Cần làm rõ | Gộp nếu là một lần mua, nêu lý do nếu tách |
| Nước uống | Trùng với dòng hậu cần đoàn | Phải sửa | Bỏ một dòng |
| Thù lao cộng tác viên | Chưa nhắc khấu trừ thuế | Lưu ý | Hỏi kế toán cách tính, ghi vào thuyết minh |
Cột "Mức" giúp người lập biết thứ tự ưu tiên: dòng "phải sửa" là điều kiện để hồ sơ đi tiếp, dòng "lưu ý" là gợi ý. Không có cột này, người lập mới thường sửa tất cả như nhau, hoặc tranh luận cả những điểm chỉ là gợi ý.
Trả ý kiến thế nào để người lập sửa nhanh và học được
Trả ý kiến bằng văn bản, kèm bảng như trên, rồi nếu cần thì trao đổi trực tiếp vài phút cho những điểm "cần làm rõ". Nói về số và về căn cứ, không nói về người. Với người lập lần đầu, giải thích ngắn vì sao một điểm sai thường đáng giá hơn sửa hộ, vì lần sau họ sẽ tự tránh.
Sau khi người lập sửa, soát lại chỉ những dòng đã nêu và các tổng, kèm kiểm nhanh lớp một cho toàn bảng, vì sửa một dòng hay làm lệch một chỗ khác. Khi ký xác nhận, chữ ký của bạn nghĩa là bạn đã kiểm trong phạm vi vai trò của mình; vì vậy giữ lại bảng ý kiến cùng hồ sơ để thấy quá trình soát. Nếu cần người cùng lập bảng dự toán hoặc soát hồ sơ độc lập trước khi trình, bạn có thể để lại nhu cầu ở khung cuối trang để Kinh Phí liên hệ lại.
Câu hỏi thường gặp
Soát một bảng dự toán mất bao lâu?
Với việc nhỏ vài chục dòng, người soát có kinh nghiệm thường cần từ nửa giờ đến một giờ cho đủ bốn lớp, chưa kể thời gian đối chiếu văn bản. Việc lớn hoặc nhiều khoản chi cho cá nhân, mua sắm thì lâu hơn. Đừng ép mình soát trong mười phút chỉ vì hồ sơ gấp.
Người soát có chịu trách nhiệm nếu dự toán sai không?
Mỗi người ký chịu trách nhiệm trong phạm vi vai trò của mình theo quy chế đơn vị. Người soát thường chịu trách nhiệm về những gì thuộc phần kiểm của mình, như nguồn, chế độ, tính hợp lệ. Vì vậy nên lưu lại ý kiến soát bằng văn bản cùng hồ sơ.
Nên sửa hộ người lập những lỗi nhỏ không?
Lỗi chính tả hay một con số gõ nhầm rõ ràng có thể sửa và báo cho người lập. Lỗi về căn cứ, cách tính, hạng mục thì nên trả để người lập sửa, vì đó là nội dung họ chịu trách nhiệm và cần hiểu.
Phát hiện dấu hiệu tách nhỏ gói mua sắm thì làm gì?
Ghi ý kiến rõ ràng trên văn bản soát, đề nghị gộp hoặc giải thích lý do tách hợp lý. Nếu người lập không điều chỉnh mà không có lý do, báo người có thẩm quyền. Không ký xác nhận một bảng mà bạn thấy có dấu hiệu né thủ tục.
Không thạo chuyên môn của việc thì soát lớp ba thế nào?
Hỏi người lập giải thích bằng văn bản những giả định chính, và nhờ một người trong chuyên môn đọc phần kế hoạch. Người soát không cần thạo chuyên môn, nhưng cần thấy mọi con số giả định đều có lý do được viết ra.
Có nên so với dự toán của đơn vị khác không?
Có thể so để phát hiện khoản bất thường, nhưng thận trọng vì định mức, quy chế và cách làm mỗi nơi khác nhau. So với quyết toán việc tương tự của chính đơn vị mình thường có giá trị hơn.