Những khoản hay bị quên nhất trong dự toán thường là khoản nhỏ, nằm giữa các việc chính: thuế khấu trừ khi chi cho cá nhân, phí chuyển tiền và chênh lệch tỷ giá, in ấn phô tô cho chính hồ sơ thanh toán, vận chuyển và bốc xếp, và những chi phí phát sinh sau khi việc đã xong. Từng khoản thì nhỏ, nhưng cộng lại có thể làm thực chi vượt dự toán, và khoản thuế thì không chỉ là chuyện tiền mà còn là nghĩa vụ của đơn vị chi trả.
Tình huống trong bài: chị Oanh, cán bộ chương trình của một tổ chức phi lợi nhuận nhỏ ở Quảng Trị (ví dụ giả định), lập ngân sách cho một đợt khảo sát hiện trạng nhà ở của các hộ khó khăn ở năm xã, bằng tiền một nhà tài trợ nước ngoài chuyển về theo đợt. Bảng ban đầu của chị đủ các việc chính: cộng tác viên khảo sát, đi lại, in phiếu, tổng hợp báo cáo. Bài này đi qua những dòng chị đã bỏ sót và cách nhận ra chúng.
Vì sao những khoản nhỏ lại làm hỏng dự toán
Người lập dự toán tập trung vào việc chính, vì đó là phần người duyệt hỏi và cũng là phần dễ hình dung. Những khoản nằm giữa các việc chính thì không ai giao, không ai nhắc, và chỉ hiện ra lúc phải trả tiền. Một lần chuyển tiền mất phí, một chuyến xe chở phiếu khảo sát về văn phòng, một lần phô tô chứng từ cho đủ bộ gửi nhà tài trợ: không khoản nào đáng kể, nhưng khi không có dòng trong dự toán, mỗi khoản đều phải lấy từ một dòng khác, và lúc quyết toán, dòng bị lấy sẽ lệch mà không có lý do rõ.
Với dự án tài trợ, chuyện này còn phiền hơn vì nhiều nhà tài trợ chỉ cho chuyển một tỷ lệ nhỏ giữa các dòng mà không cần xin. Một chuỗi khoản nhỏ bị quên có thể đẩy một dòng vượt ngưỡng, và chị Oanh phải viết thư xin điều chỉnh cho những khoản mà lẽ ra chỉ cần thêm vài dòng từ đầu.
Còn một nhóm khoản không chỉ là chuyện tiền: thuế thu nhập cá nhân khấu trừ khi chi cho cá nhân. Quên khoản này không chỉ làm lệch dự toán mà có thể khiến đơn vị không làm đúng nghĩa vụ khấu trừ, hoặc phải tự gánh phần thuế nếu đã hứa trả một con số "thực nhận".
Thuế khi chi tiền cho cá nhân: thoả thuận trước hay sau thuế
Khi đơn vị chi tiền công, thù lao cho cá nhân ngoài biên chế, như cộng tác viên khảo sát, báo cáo viên, người dịch, thì theo nguyên lý của Luật Thuế thu nhập cá nhân, đơn vị chi trả có thể phải khấu trừ thuế trước khi trả, tuỳ khoản thu nhập, mức chi và tình trạng của người nhận. Ngưỡng, tỷ lệ và các trường hợp được không khấu trừ do văn bản hướng dẫn hiện hành quy định và thay đổi theo thời gian; kế toán đơn vị là người nắm cách áp dụng.
Điều người lập dự toán cần quyết định sớm là con số thoả thuận với người nhận là trước thuế hay sau thuế. Nếu thoả thuận trước thuế, dự toán ghi đúng con số đó, khi trả thì khấu trừ phần thuế và nộp thay; tổng chi không đổi. Nếu thoả thuận sau thuế, tức người nhận cầm đủ một con số, thì đơn vị phải quy đổi ngược ra số trước thuế, và dự toán phải ghi số lớn hơn. Chị Oanh đã hứa với cộng tác viên một mức "nhận đủ", và chỉ khi kế toán hỏi, chị mới thấy dòng thù lao cần tăng thêm phần thuế.
Cách tránh rắc rối: ghi rõ trong hợp đồng và trong dự toán mức là trước thuế, hỏi kế toán về các giấy tờ người nhận cần cung cấp, như mã số thuế cá nhân hay giấy cam kết thu nhập nếu thuộc trường hợp được dùng, và để một dòng ghi chú ngay ở dòng thù lao. Không bao giờ chia nhỏ lần trả cho một người để né ngưỡng khấu trừ; đó là vi phạm, và dễ bị phát hiện khi đối chiếu chứng từ.
Phí ngân hàng, chuyển tiền và tỷ giá
Phí chuyển khoản trả cho người nhận. Trả thù lao cho hàng chục cộng tác viên qua tài khoản có thể phát sinh phí cho mỗi lần chuyển, tuỳ ngân hàng và hình thức. Một khoản nhỏ nhân với số lần chuyển, nên ước theo số người nhận và số đợt trả.
Phí nhận tiền tài trợ từ nước ngoài. Tiền chuyển về qua ngân hàng trung gian có thể bị trừ phí trước khi vào tài khoản, nên số thực nhận thấp hơn số nhà tài trợ chuyển. Đọc hướng dẫn của nhà tài trợ xem phí này tính vào đâu, và có được ghi thành một dòng chi phí không.
Chênh lệch tỷ giá. Ngân sách lập bằng ngoại tệ nhưng chi bằng đồng Việt Nam. Tỷ giá lúc nhận tiền có thể khác tỷ giá lúc lập dự toán, theo chiều nào cũng được. Ghi rõ tỷ giá dùng để lập, ngày lấy tỷ giá, và cách nhà tài trợ yêu cầu xử lý phần chênh, có nơi cho dùng phần lãi tỷ giá cho hoạt động, có nơi yêu cầu báo cáo riêng.
Phí duy trì tài khoản riêng của dự án. Nhiều nhà tài trợ yêu cầu tài khoản riêng cho dự án; tài khoản này có thể có phí duy trì hằng tháng hoặc phí sao kê. Khoản nhỏ nhưng kéo dài suốt thời gian dự án.
In ấn, phô tô và văn phòng phẩm cho chính hồ sơ
Ai cũng nhớ in phiếu khảo sát, ít ai nhớ in những thứ phục vụ việc thanh toán và báo cáo. Danh sách dưới đây là những thứ chị Oanh bổ sung.
- Phô tô hợp đồng, biên bản thanh lý, danh sách ký nhận thành nhiều bản theo yêu cầu của đơn vị và nhà tài trợ.
- In và phô tô chứng từ để gửi kèm báo cáo tài chính, nếu nhà tài trợ yêu cầu bản sao.
- In báo cáo kết quả, đóng quyển, nếu phải nộp bản giấy cho nhiều nơi.
- Bìa hồ sơ, kẹp, hộp lưu trữ cho toàn bộ chứng từ của dự án.
- In ảnh tư liệu, nếu báo cáo yêu cầu ảnh in kèm.
- Dịch báo cáo sang ngôn ngữ của nhà tài trợ, nếu báo cáo gốc viết bằng tiếng Việt.
Dòng dịch báo cáo là dòng dễ lớn nhất trong nhóm này và cũng dễ bị quên nhất. Nếu hướng dẫn của nhà tài trợ yêu cầu báo cáo bằng tiếng Anh, hãy hỏi ngay từ đầu có được tính chi phí dịch vào ngân sách không.
Vận chuyển, bốc xếp và những chuyến đi phụ
Dòng đi lại trong dự toán thường chỉ tính chuyến đi chính của đoàn. Những chuyến phụ thì bị bỏ quên: đi lấy tài liệu in về, chở thiết bị mượn của đơn vị khác, đi nộp hồ sơ ở ngân hàng, đi gặp chính quyền xã trước để xin phối hợp. Chị Oanh đếm lại và thấy có ít nhất năm chuyến như vậy trong một đợt khảo sát năm xã.
Với hàng hoá, ngoài tiền mua còn có tiền chở và tiền bốc xếp, đặc biệt khi giao tới điểm xa, đường khó, hay phải chuyển qua nhiều chặng. Báo giá của nhà cung cấp có gồm giao hàng không, giao tới đâu, có bốc xếp lên tầng không, là những câu cần hỏi trước. Khi chuyển hàng qua đường thuỷ hoặc tới thôn bản vùng núi, chi phí chặng cuối có khi đáng kể so với tiền hàng.
Nếu đoàn đi bằng phương tiện cá nhân, cách thanh toán tiền xăng xe hoặc khoán đi lại phải theo quy chế của đơn vị hoặc hướng dẫn của nhà tài trợ. Hỏi trước cách tính và chứng từ cần có, vì đây là loại khoản mà mỗi nơi một kiểu và thường bị trả lại khi quyết toán nếu làm sai cách.
Bảng kiểm những khoản hay quên
Bảng dưới gom các khoản theo nhóm, kèm một câu hỏi giúp bạn nhớ khi đọc lại dự toán. Không phải dự toán nào cũng có mọi dòng; mục đích là để mỗi dòng không có mặt là do bạn đã cân nhắc, không phải do quên.
| Nhóm | Khoản hay quên | Câu hỏi để nhớ |
|---|---|---|
| Thuế | Thuế khấu trừ khi chi cho cá nhân, phần quy đổi nếu thoả thuận sau thuế | Có ai nhận tiền mà không phải người trong đơn vị không? |
| Tài chính | Phí chuyển khoản, phí nhận tiền quốc tế, phí tài khoản, chênh lệch tỷ giá | Tiền đi qua ngân hàng bao nhiêu lần? |
| Giấy tờ | In chứng từ, phô tô hồ sơ, đóng quyển báo cáo, dịch báo cáo | Ai cần bản giấy nào khi xong việc? |
| Di chuyển | Chuyến phụ, chở hàng, bốc xếp, chặng cuối | Đồ và người đi từ đâu tới đâu, ngoài chuyến chính? |
| Bảo hiểm, an toàn | Bảo hiểm cho người tham gia, đồ bảo hộ, sơ cứu | Có ai làm việc ngoài trời, đi đường xa, tiếp xúc rủi ro? |
| Liên lạc | Cước điện thoại, tin nhắn hàng loạt, dữ liệu di động cho người khảo sát | Người ngoài hiện trường liên lạc với văn phòng bằng gì? |
| Sau khi xong | Lưu kho, bảo quản thiết bị, kiểm toán dự án, hội thảo chia sẻ kết quả | Còn việc gì phải làm sau ngày cuối cùng của kế hoạch? |
Đọc bảng này sau khi đã bóc hạng mục từ kế hoạch, không thay cho bước đó. Bảng kiểm bắt các khoản nằm giữa các việc; bóc hạng mục bắt các khoản nằm trong việc. Hai bước bổ sung cho nhau.
Những chi phí sinh ra sau khi việc đã xong
Nhóm cuối cùng là các khoản phát sinh sau ngày kết thúc kế hoạch, khi người lập dự toán đã thôi nghĩ về việc. Thiết bị mua cho dự án cần chỗ cất và người giữ. Dữ liệu khảo sát cần lưu trữ an toàn, vì có thông tin cá nhân của các hộ. Một số nhà tài trợ yêu cầu kiểm toán dự án độc lập ở cuối kỳ, và chi phí kiểm toán có thể được tính vào ngân sách nếu ghi từ đầu, nhưng thường không được thêm vào sau.
Với đơn vị dùng tiền ngân sách, những khoản sau ngày kết thúc cũng gặp một vấn đề về thời gian: năm ngân sách theo năm dương lịch, việc kết thúc tháng Mười Hai mà khoản in báo cáo, thanh lý hợp đồng rơi vào tháng Một năm sau thì phải xử lý theo quy định về chuyển nguồn hoặc tính vào năm sau, không đơn giản. Biết trước để xếp lịch các khoản đó trước khi năm ngân sách khép lại, hoặc hỏi kế toán cách xử lý.
Chị Oanh thêm vào ngân sách ba dòng sau khi đọc lại: chi phí kiểm toán dự án theo yêu cầu của nhà tài trợ, một buổi chia sẻ kết quả với chính quyền năm xã, và tủ hồ sơ có khoá để lưu phiếu khảo sát. Ba dòng này chiếm phần nhỏ trong tổng, nhưng nếu thiếu, mỗi khoản đều sẽ thành một lần xin điều chỉnh.
Câu hỏi thường gặp
Khoản phí ngân hàng có được đưa vào dự toán không?
Thường được, nếu nguồn kinh phí và quy chế đơn vị cho phép, và nhiều nhà tài trợ có dòng riêng cho phí ngân hàng. Ghi theo số lần giao dịch ước tính. Kiểm hướng dẫn của nguồn tiền về việc khoản này có được tính vào dự án không.
Thù lao cho cộng tác viên nên ghi trước hay sau thuế?
Nên thoả thuận và ghi theo mức trước thuế, khi trả thì khấu trừ theo quy định hiện hành. Nếu đã thoả thuận mức thực nhận, dự toán phải quy đổi ngược ra mức trước thuế. Hỏi kế toán đơn vị cách tính và giấy tờ người nhận cần cung cấp.
Chênh lệch tỷ giá xử lý thế nào khi lập dự toán?
Ghi rõ tỷ giá và ngày lấy tỷ giá dùng để lập. Đọc hướng dẫn của nhà tài trợ về cách xử lý phần chênh lệch, có nơi cho dùng cho hoạt động, có nơi yêu cầu báo cáo hoặc hoàn trả. Không nên tự đặt tỷ giá thấp để tạo khoản dư.
Có nên gộp các khoản nhỏ vào một dòng chi khác không?
Có thể gộp các khoản thật sự nhỏ và lặt vặt thành một dòng, nhưng phải ghi chú dòng đó gồm những gì và cách ước. Không nên dùng dòng chi khác để chứa những khoản đáng kể như dịch báo cáo hay kiểm toán dự án; những khoản này nên có dòng riêng.
Chi phí kiểm toán dự án có được tính vào ngân sách không?
Tuỳ nhà tài trợ. Nếu họ yêu cầu kiểm toán độc lập, thường cho phép tính chi phí này vào ngân sách, với điều kiện ghi từ đầu. Hỏi rõ khi lập ngân sách, vì thêm vào giữa chừng thường khó được chấp nhận.
Làm sao để lần sau không quên nữa?
Sau mỗi việc, so thực chi với dự toán và ghi lại mọi khoản phát sinh không có trong dự toán, kèm lý do. Gộp những khoản đó vào bảng kiểm của riêng đơn vị bạn. Sau vài việc, bảng kiểm đó sẽ sát với cách đơn vị làm việc hơn bất kỳ danh sách chung nào.