Một bảng dự toán dễ sửa trên Excel hay Google Sheets cần bốn trang tính tách vai: giả định, dự toán, căn cứ và nhật ký thay đổi; mỗi dòng có cột số lượng, đơn vị, đơn giá, thành tiền tính bằng công thức, cộng một cột căn cứ; và ít nhất ba phép kiểm tổng tự chạy. Thiết kế như vậy, khi số người hay số buổi đổi, bạn sửa một ô ở trang giả định và cả bảng tự cập nhật, còn các phép kiểm báo ngay nếu có gì lệch.
Tình huống trong bài: chị Yến, kế toán một trạm y tế phường ở Đà Nẵng (ví dụ giả định), mỗi năm lập vài dự toán nhỏ cho các đợt truyền thông sức khoẻ, tiêm chủng bổ sung, khám sàng lọc. Lần nào chị cũng bắt đầu từ tệp năm trước, và lần nào cũng có một ô gõ tay đè lên công thức mà không ai biết. Bài này là cách chị dựng lại tệp mẫu một lần để dùng nhiều năm. Các thao tác mô tả bằng chữ, áp dụng được cho cả hai phần mềm.
Bảng tính giúp nhiều, nhưng cũng là nơi sinh lỗi im lặng
Bảng tính có hai điểm mạnh với người lập dự toán: phép tính tự động và dễ sửa. Cũng chính hai điểm này sinh ra loại lỗi khó thấy nhất. Một ô thành tiền bị gõ đè bằng số thay cho công thức trông giống hệt ô bên cạnh. Một dòng mới chèn vào cuối nằm ngoài vùng của hàm cộng. Một đơn giá dán từ tin nhắn mang theo dấu cách thành ra chữ, không được cộng vào tổng. Không ô nào báo lỗi; bảng vẫn ra một tổng, chỉ là tổng sai.
Vì vậy, thiết kế một bảng dự toán tốt không phải là làm cho đẹp mà là làm cho lỗi lộ ra. Mọi phần dưới đây đều nhằm một mục tiêu: khi có gì sai, bảng tự cho bạn thấy trước khi người duyệt thấy. Chị Yến mất một buổi chiều để dựng tệp mẫu theo cách này, và từ đó mỗi dự toán mới chỉ còn là việc điền giả định và các dòng.
Bốn trang tính, mỗi trang một vai
Trang Giả định. Chứa các con số mà nhiều dòng dùng chung: số người dự, số buổi, số ngày, số điểm tổ chức. Mỗi giả định một ô có tên hoặc ghi chú rõ. Trang dự toán không bao giờ gõ thẳng những con số này mà tham chiếu sang đây. Đổi số buổi từ ba lên bốn là sửa đúng một ô.
Trang Dự toán. Bảng chính, mỗi dòng một hạng mục, các cột như mô tả ở phần sau. Dòng nhóm có tổng phụ, cuối bảng có tổng cộng và các ô kiểm.
Trang Căn cứ. Danh sách văn bản, báo giá, giá tham khảo đã dùng, mỗi thứ một mã ngắn. Cột căn cứ ở trang dự toán chỉ ghi mã đó. Khi báo giá đổi, bạn cập nhật ở một chỗ và biết ngay dòng nào bị ảnh hưởng.
Trang Nhật ký thay đổi. Mỗi lần sửa đáng kể ghi một dòng: ngày, người sửa, sửa gì, vì sao, phiên bản mới. Trang này nghe như thủ tục, nhưng nó là thứ cứu bạn khi có người hỏi bản đã trình hôm thứ Hai khác bản hôm nay ở đâu.
Các cột cần có ở trang Dự toán
Bảng dưới liệt kê cột theo thứ tự chị Yến dùng. Cột in nghiêng là cột làm việc, sẽ ẩn khi xuất bản trình ký.
| Cột | Nội dung | Lưu ý khi dựng |
|---|---|---|
| STT | Số thứ tự, có cấp nhóm như 1, 1.1, 1.2 | Gõ tay, không dùng công thức đánh số tự động dễ nhảy khi chèn dòng |
| Nội dung | Tên hạng mục nói rõ cách tính | Không dồn nhiều thứ vào một dòng |
| Đơn vị tính | người, buổi, cuốn, chuyến, trọn gói | Dùng danh sách chọn sẵn để thống nhất cách viết |
| Số lượng | Tham chiếu trang Giả định hoặc gõ số | Định dạng số, không để dạng chữ |
| Đơn giá | Số tiền một đơn vị | Ghi rõ đã gồm thuế hay chưa ở tiêu đề cột |
| Thành tiền | Công thức số lượng nhân đơn giá | Không bao giờ gõ tay; tô màu nền khác để nhận ra |
| Căn cứ | Mã tham chiếu trang Căn cứ | Dòng có tiền mà trống căn cứ là lỗi |
| Phục vụ việc | Việc trong kế hoạch mà dòng này sinh ra | Giữ sợi dây từ bảng bóc hạng mục |
| Ghi chú làm việc | Điều cần hỏi, cần kiểm | Ẩn khi trình |
Nếu một dòng là tích của hai đại lượng, như người nhân ngày, thêm cặp cột số lượng 2 và đơn vị 2 thay vì gộp sẵn thành một con số. Người duyệt nhìn vào sẽ thấy phép nhân, và khi một thừa số đổi bạn không phải tính lại bằng tay.
Công thức: ít, đơn giản và cùng một kiểu
Bảng dự toán của việc nhỏ không cần công thức phức tạp. Ít loại công thức thì dễ kiểm hơn. Chị Yến chỉ dùng những thao tác sau.
- Thành tiền bằng phép nhân các cột số lượng với đơn giá trên cùng dòng, công thức giống hệt nhau từ dòng đầu đến dòng cuối, kéo xuống chứ không gõ lại từng dòng.
- Tổng phụ của mỗi nhóm dùng hàm cộng có điều kiện theo mã nhóm, thay vì cộng một vùng cố định. Như vậy chèn dòng mới vào nhóm, tổng phụ vẫn bắt được.
- Tổng cộng bằng tổng các tổng phụ, đặt ở dòng cuối.
- Làm tròn bằng hàm làm tròn ở cột thành tiền, theo quy ước của đơn vị (thường đến hàng nghìn hoặc hàng đồng), không làm tròn bằng định dạng hiển thị.
- Khoá các ô công thức, chỉ để mở các ô nhập liệu. Cả Excel lẫn Google Sheets đều có chức năng bảo vệ vùng; đặt mật khẩu hay không tuỳ quy định đơn vị.
Tránh công thức lồng nhiều tầng và tránh tham chiếu sang tệp khác. Tệp dự toán sẽ được gửi qua lại, và tham chiếu sang tệp khác sẽ gãy ngay khi tệp rời khỏi máy bạn.
Ba phép kiểm tổng nên đặt sẵn cuối bảng
Đặt các ô kiểm ngay dưới tổng cộng, mỗi ô trả về "khớp" hoặc "lệch". Khi có ô báo lệch, đừng trình.
- Kiểm hai chiều: tổng cộng tính bằng tổng các tổng phụ phải bằng tổng cộng tính bằng cách cộng thẳng cả cột thành tiền của các dòng chi tiết. Lệch nghĩa là có dòng nằm ngoài nhóm, hoặc tổng phụ bị cộng trùng.
- Kiểm đếm: đếm số dòng có thành tiền khác không mà cột căn cứ để trống, kết quả phải bằng không. Đếm thêm số ô đơn giá ở dạng chữ, cũng phải bằng không.
- Kiểm nguồn: tổng cộng so với số kinh phí được giao hoặc dự kiến xin, kèm chênh lệch. Không phải lúc nào cũng phải bằng, nhưng bạn phải biết đang thừa hay thiếu bao nhiêu.
Một phép kiểm nhỏ nữa đáng làm bằng mắt trước khi trình: dùng chức năng hiện công thức để xem cột thành tiền, mọi ô phải là công thức giống nhau. Một ô hiện ra con số trần là ô đã bị gõ đè. Chị Yến phát hiện đúng một ô như vậy trong tệp cũ, lệch vài trăm nghìn so với phép nhân, tồn tại qua hai năm mà không ai thấy.
Làm tròn, định dạng số và tiền bằng chữ
Số tiền trong dự toán nên làm tròn theo một quy ước thống nhất, ghi ở đầu bảng. Làm tròn ở cột thành tiền bằng hàm, để tổng là tổng của các số đã làm tròn, khớp với những gì người đọc thấy. Nếu chỉ làm tròn bằng định dạng hiển thị, bảng sẽ hiện những con số tròn nhưng tổng cộng có thể lệch vài đồng so với phép cộng bằng mắt, và người soát kỹ sẽ hỏi.
Dấu phân cách hàng nghìn và dấu thập phân phụ thuộc cài đặt vùng của máy hoặc của tệp. Một tệp lập trên máy cài kiểu Việt Nam mở trên máy cài kiểu khác có thể hiểu sai số có dấu chấm. Thống nhất cài đặt vùng của tệp, và khi dán số từ nơi khác vào, kiểm xem nó có bị thành chữ không.
Tổng tiền bằng chữ nên gõ tay sau khi đã chốt số, rồi đọc lại so với số. Có những hàm hoặc tiện ích đọc số thành chữ tiếng Việt, nhưng hãy kiểm kết quả, đặc biệt với các số có hàng lẻ như "linh", "mốt", "lăm". Tổng bằng chữ lệch tổng bằng số là lý do trả hồ sơ phổ biến mà rất dễ tránh.
Từ bảng làm việc ra bản trình ký
Bản trình ký là một ảnh chụp cố định của bảng làm việc tại một thời điểm. Trước khi xuất, ẩn các cột làm việc, kiểm các ô kiểm đều báo khớp, ghi số phiên bản và ngày ở đầu trang, rồi xuất ra tệp PDF hoặc in. Tệp PDF này cùng bản in có chữ ký là bản chính thức; tệp bảng tính là tài liệu làm việc.
Nếu làm trên Google Sheets, chia sẻ cho người cùng làm quyền sửa, còn người duyệt quyền xem hoặc bình luận. Lịch sử phiên bản của Google Sheets lưu được các lần sửa, nhưng không thay được trang nhật ký thay đổi, vì lịch sử ghi sửa ô nào chứ không ghi vì sao. Nếu làm trên Excel, đặt tên tệp theo quy ước gồm tên việc, năm và số phiên bản, đừng dùng những tên như "bản cuối", "bản cuối thật".
Với các đơn vị đang dùng phần mềm kế toán, dự toán được duyệt cuối cùng vẫn phải nhập vào phần mềm theo quy trình của đơn vị. Bảng tính của bạn là nơi lập và tính; khi đã duyệt, kế toán nhập vào hệ thống theo mục lục và nguồn. Giữ bảng tính trong hồ sơ để đối chiếu khi quyết toán.
Dùng lại tệp mẫu cho những việc sau
Giá trị thật của cách dựng này hiện ra từ việc thứ hai trở đi. Khi trạm y tế được giao đợt truyền thông mới, chị Yến sao tệp mẫu, xoá các dòng của việc cũ ở trang Dự toán nhưng giữ nguyên cấu trúc cột, công thức và các ô kiểm. Trang Giả định được điền lại, trang Căn cứ giữ những văn bản còn hiệu lực và xoá báo giá đã hết hạn. Nhật ký thay đổi bắt đầu lại từ phiên bản một.
Có hai điều cần cẩn thận khi dùng lại. Thứ nhất, văn bản căn cứ có thể đã thay; trước khi dùng, kiểm từng mã ở trang Căn cứ còn hiệu lực không. Thứ hai, đơn giá của việc cũ dễ bị giữ lại vô tình ở những dòng giống tên. Chị Yến thêm một cột ẩn ghi ngày cập nhật đơn giá, và một ô kiểm đếm số dòng có ngày cập nhật cũ hơn ngày bắt đầu lập dự toán mới. Ô này khác không nghĩa là còn đơn giá chưa được xem lại.
Khi đơn vị có nhiều người cùng lập dự toán, thống nhất dùng chung một tệp mẫu sẽ giúp kế toán soát nhanh hơn hẳn, vì mọi bảng có cùng cột, cùng chỗ đặt ô kiểm. Tệp mẫu nên có một người giữ bản gốc và sửa khi quy chế đổi.
Câu hỏi thường gặp
Nên dùng Excel hay Google Sheets để lập dự toán?
Cả hai đều đủ cho dự toán việc nhỏ. Google Sheets tiện khi nhiều người cùng sửa và cần xem lịch sử, nhưng cần chú ý quyền chia sẻ và quy định của đơn vị về lưu dữ liệu trên dịch vụ trực tuyến. Excel tiện khi làm một mình, làm việc ngoại tuyến hoặc đơn vị đã quen. Chọn theo cách đơn vị làm việc.
Có nên dùng mẫu bảng dự toán tải trên mạng không?
Có thể tham khảo cách bố trí, nhưng đọc kỹ công thức trước khi dùng, vì mẫu lạ có thể có công thức sai, vùng cộng cố định hoặc tham chiếu ẩn. Một mẫu tự dựng theo đúng các cột và phép kiểm ở trên thường đáng tin hơn và dùng được nhiều năm.
Làm sao biết ô thành tiền nào bị gõ đè?
Bật chế độ hiện công thức thay cho giá trị và nhìn dọc cột thành tiền; ô gõ đè sẽ hiện con số thay vì công thức. Có thể thêm định dạng có điều kiện tô màu những ô không chứa công thức. Khoá các ô công thức sẽ ngăn chuyện này từ đầu.
Có nên đặt đơn giá đã gồm thuế hay chưa gồm thuế?
Thống nhất một cách cho cả bảng và ghi rõ ở tiêu đề cột. Với đơn vị không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, dự toán thường lập theo giá đã gồm thuế vì đó là số tiền thực chi. Hỏi kế toán đơn vị quy ước đang dùng.
Bảng dự toán có cần khớp với mục lục ngân sách không?
Bảng lập để tính và trình thì có thể theo khoản mục dễ hiểu, nhưng khi kế toán nhập vào hệ thống thì phải xếp theo mục lục ngân sách và nguồn. Thêm một cột ẩn ghi nhóm chi theo cách kế toán đơn vị yêu cầu sẽ giúp bước chuyển này nhanh và ít sai.
Mỗi lần sửa có cần lưu thành tệp mới không?
Không cần mỗi lần sửa nhỏ, nhưng mỗi lần gửi đi cho người khác xem hoặc trình thì nên chốt một phiên bản, lưu tệp hoặc bản PDF tương ứng và ghi vào nhật ký. Như vậy luôn trả lời được người duyệt đang cầm bản nào.