Khi kết thúc việc, bạn lập giấy thanh toán tạm ứng: ghi số đã nhận, liệt kê các khoản đã chi kèm chứng từ, rồi tính chênh lệch. Còn thừa thì nộp lại quỹ hoặc trừ theo hướng dẫn kế toán ngay khi nộp hồ sơ; chi vượt thì phần vượt chỉ được thanh toán bù khi nằm trong dự toán đã duyệt và được người có thẩm quyền đồng ý, còn không thì phải xin bổ sung, hoặc tự chịu nếu không được duyệt.
Ví dụ trong bài: chị Hạnh, cán bộ Hội Liên hiệp Phụ nữ một phường ở Thành phố Hồ Chí Minh, tổ chức hội thi "bữa cơm gia đình" cho các chi hội, nhận tạm ứng 12 triệu đồng (ví dụ giả định). Bài đi qua hai kịch bản: chi thực tế 10,6 triệu, còn thừa; và chi thực tế 12,9 triệu, vượt. Quy trình chi tiết của đơn vị bạn nằm trong quy chế chi tiêu nội bộ và hướng dẫn của kế toán.
Giấy thanh toán tạm ứng gồm những phần nào
Giấy thanh toán tạm ứng là chứng từ khép lại một khoản tạm ứng. Mẫu ở mỗi đơn vị có thể khác nhau về hình thức, nhưng nội dung gần như luôn có bốn phần: số tiền tạm ứng đã nhận, kể cả số dư tạm ứng kỳ trước nếu có; số tiền đã chi được đề nghị thanh toán, chi tiết theo từng chứng từ; chênh lệch giữa hai số; và đề nghị xử lý phần chênh lệch.
Đi kèm giấy là toàn bộ chứng từ gốc của các khoản chi, sắp theo đúng thứ tự trong bảng liệt kê. Mỗi chứng từ được đánh số, số đó trùng với số dòng trong giấy. Người ký gồm người thanh toán, kế toán, và thủ trưởng hoặc người được uỷ quyền.
Với một tổ chức hội ở phường, người duyệt có thể là chủ tịch hội; với đơn vị dùng kinh phí ngân sách, là thủ trưởng đơn vị. Theo Luật Kế toán 2015, mọi khoản tạm ứng phải được theo dõi đến khi thanh toán xong; giấy thanh toán tạm ứng là thứ cho phép kế toán xoá khoản treo đứng tên bạn.
Hai kịch bản đặt cạnh nhau
Bảng dưới là phần tổng hợp giấy thanh toán tạm ứng của chị Hạnh trong hai kịch bản. Số liệu là ví dụ giả định, đơn vị nghìn đồng.
| Dòng | Kịch bản thừa | Kịch bản vượt |
|---|---|---|
| Số tạm ứng đã nhận | 12.000 | 12.000 |
| Nguyên liệu cho các đội thi | 5.400 | 6.300 |
| Thuê bàn, bếp, dụng cụ | 2.200 | 2.600 |
| Giải thưởng | 2.000 | 2.400 |
| Nước uống, khăn, văn phòng phẩm | 1.000 | 1.600 |
| Tổng chi có chứng từ | 10.600 | 12.900 |
| Chênh lệch | Thừa 1.400 | Vượt 900 |
| Đề nghị | Nộp lại quỹ 1.400 | Đề nghị thanh toán bù 900 nếu được duyệt |
Trong kịch bản vượt, dự toán đã duyệt của hội thi là 13 triệu, cao hơn số tạm ứng. Vì vậy phần vượt 900 nghìn vẫn nằm trong dự toán và có thể được thanh toán bù. Nếu dự toán chỉ có 12 triệu, phần vượt nằm ngoài dự toán và câu chuyện khác hẳn, như mục dưới.
Còn thừa: nộp lại ngay, không giữ để tiêu tiếp
Nộp lại cùng lúc nộp hồ sơ. Phần thừa được nộp lại quỹ, thủ quỹ lập phiếu thu ghi rõ là thu hoàn tạm ứng. Phiếu thu là bằng chứng bạn đã trả lại, giữ một liên cho mình. Nếu chuyển khoản trả lại, ghi nội dung "hoàn tạm ứng hội thi…".
Đừng giữ lại cho hoạt động sau. Tiền tạm ứng cho việc nào thì thanh toán theo việc đó. Giữ tiền thừa để "để dành" cho hoạt động khác là lẫn lộn hai khoản, và nhiều quy chế không cho tạm ứng khoản mới khi khoản cũ chưa thanh toán.
Trừ vào tạm ứng kỳ sau chỉ khi có hướng dẫn. Một số đơn vị cho phép chuyển số dư sang khoản tạm ứng kế tiếp của cùng người, nhưng phải được kế toán đồng ý và ghi rõ trên giấy. Không tự quyết.
Thừa nhiều là tín hiệu về dự toán. Thừa 1,4 triệu trên 12 triệu không phải lỗi, nhưng nên ghi chú ngắn lý do, ví dụ có đội thi tự mang dụng cụ. Ghi chú này giúp lần sau lập dự toán sát hơn và giúp người duyệt hiểu vì sao.
Chi vượt: trong dự toán, ngoài dự toán, và khi không được duyệt
Chi vượt số tạm ứng nhưng vẫn trong dự toán đã duyệt là trường hợp nhẹ. Bạn ghi phần vượt vào giấy thanh toán tạm ứng, kèm chứng từ, và đề nghị thanh toán bù. Người duyệt xem các khoản vượt có hợp lý không, đúng định mức không; nếu đồng ý, đơn vị trả lại cho bạn phần đã ứng thêm. Trong kịch bản của chị Hạnh, nguyên liệu tăng vì có thêm hai đội đăng ký muộn, có danh sách đội kèm theo, nên lý do rõ ràng.
Chi vượt ra ngoài dự toán đã duyệt là chuyện khác. Nguyên tắc cốt lõi của quản lý kinh phí là chi phải có trong dự toán được giao; một khoản ngoài dự toán không thể thanh toán chỉ vì bạn đã chi. Cách đúng là xin điều chỉnh hoặc bổ sung dự toán trước khi chi, hoặc ít nhất ngay khi thấy sẽ vượt, bằng văn bản gửi người có thẩm quyền.
Khi phần vượt không được duyệt, nó trở thành khoản bạn tự chịu. Đây là lý do khoản phát sinh dù nhỏ cũng nên được hỏi trước bằng tin nhắn, và lưu lại tin nhắn trả lời. Một câu "đồng ý, chi thêm cho hai đội" của chủ tịch hội trước ngày thi đáng giá hơn mọi lời giải thích sau đó.
Cảnh báo: đừng xử lý phần vượt bằng cách nâng số tiền trên một chứng từ khác, hay nhờ người bán xuất hoá đơn cao hơn để gộp. Đó là kê khống, và nó biến một khoản bạn có thể phải tự chịu vài trăm nghìn thành một vi phạm về chứng từ.
Khi nhiều người cùng chi từ một khoản tạm ứng
Một người đứng tên, nhiều người tiêu. Ở hội thi, chị Hạnh đứng tên tạm ứng nhưng ba thành viên ban tổ chức cùng đi mua: một người lo nguyên liệu, một người thuê dụng cụ, một người mua giải thưởng. Chị đưa mỗi người một phần tiền và ghi vào sổ: đưa ai, bao nhiêu, ngày nào, để mua gì.
Mỗi người tự quyết toán với người đứng tên. Xong việc, từng người nộp lại cho chị Hạnh chứng từ và tiền còn thừa, hai bên ký vào sổ. Chị chỉ lập giấy thanh toán tạm ứng khi đã khép đủ phần của cả ba người. Kế toán không phải làm việc với bốn người cho một khoản tạm ứng.
Đừng để tiền chuyển qua tay không ghi lại. Chuyện thường xảy ra: một người cầm tiền, chi giùm người khác, người kia lại đưa tiền mặt bù, cuối cùng không ai nhớ ai đã trả gì. Một dòng ghi chép mỗi lần tiền đổi tay giải quyết được toàn bộ chuyện này.
Người đứng tên chịu trách nhiệm cuối cùng. Nếu một thành viên làm mất chứng từ hay không trả lại tiền thừa, khoản đó vẫn nằm trên tên người tạm ứng với đơn vị. Vì vậy chỉ giao tiền cho người đã thống nhất rõ cách giữ chứng từ.
Khoản đã chi nhưng chưa có chứng từ lúc thanh toán
Hay gặp: hội thi đã xong, mọi khoản đã chi, nhưng hoá đơn của cửa hàng cho thuê bàn ghế chưa về. Bạn có hai lựa chọn, tuỳ hướng dẫn kế toán. Một là chờ đủ chứng từ rồi mới thanh toán toàn bộ, chấp nhận khoản tạm ứng treo thêm vài ngày. Hai là thanh toán trước các khoản đã đủ chứng từ, ghi rõ khoản còn chờ và hạn bổ sung, phần tiền tương ứng vẫn treo trên tên bạn.
Cách thứ hai thường tốt hơn khi hạn thanh toán tạm ứng sắp đến hoặc gần cuối năm ngân sách, vì nó khép được phần lớn khoản tạm ứng và cho thấy bạn không chậm trễ. Điều kiện là ghi rõ trong giấy và có lịch theo dõi phần còn lại.
Không ghi khoản chưa có chứng từ vào tổng chi như thể đã có. Kế toán sẽ phát hiện khi đếm chứng từ, và giấy sẽ bị trả nguyên tờ.
Lập giấy thanh toán tạm ứng từng bước
Chị Hạnh làm theo trình tự sau trong vòng hai ngày sau hội thi.
- Gom toàn bộ chứng từ, sắp theo thứ tự các dòng trong dự toán đã duyệt.
- Đối chiếu từng chứng từ với sổ tay chi: ngày, người nhận, số tiền. Đánh dấu khoản nào còn thiếu chứng từ.
- Lập bảng liệt kê các khoản chi có chứng từ, đánh số, cộng tổng; cộng hai lần theo hai cách để chắc số tổng.
- Đếm tiền còn lại trong phong bì tạm ứng, so với chênh lệch tính được. Lệch thì dừng lại tìm trước khi làm tiếp.
- Điền giấy thanh toán tạm ứng, ghi rõ đề nghị xử lý phần thừa hoặc vượt, kèm lý do ngắn gọn.
- Nộp kế toán cùng phần tiền thừa nếu có, lấy phiếu thu, hoặc kèm văn bản xin thanh toán bù nếu vượt.
Bước thứ tư hay bị bỏ qua nhất mà lại quan trọng nhất: nếu tiền còn lại trong phong bì không khớp với số tính ra, nghĩa là có một khoản chi chưa ghi hoặc một chứng từ bị ghi sai số. Tìm ra trước khi nộp nhẹ hơn nhiều so với để kế toán tìm ra.
Lỗi hay gặp khi thanh toán tạm ứng
Các lỗi dưới đây làm giấy thanh toán tạm ứng bị trả hoặc làm khoản tạm ứng treo lâu hơn cần thiết.
- Nộp chứng từ rời, không có bảng liệt kê, hoặc bảng liệt kê không khớp thứ tự chứng từ.
- Tổng trên giấy không bằng tổng các chứng từ đính kèm.
- Giữ tiền thừa không nộp, chờ "đợt sau dùng tiếp".
- Phần vượt không có văn bản đồng ý của người có thẩm quyền.
- Một số khoản thuộc dự toán của hoạt động khác bị gộp vào cho đủ số.
- Nộp sau hạn quy chế, nhất là khi hoạt động diễn ra gần cuối năm.
Nếu cần người cùng soát giấy thanh toán tạm ứng và bộ chứng từ trước khi nộp, bạn có thể để lại nhu cầu ở khung cuối trang để Kinh Phí liên hệ lại. Việc quyết toán cả năm của hội hay đơn vị, đối chiếu dự toán với thực chi theo từng dòng, được bàn ở danh mục quyết toán kinh phí.
Câu hỏi thường gặp
Hoàn ứng và thanh toán tạm ứng có phải là một không?
Trong cách nói thường ngày, hai từ thường được dùng thay nhau để chỉ việc khép một khoản tạm ứng bằng chứng từ và xử lý chênh lệch. Trên giấy tờ, bạn dùng đúng tên mẫu biểu của đơn vị mình để kế toán không phải hỏi lại.
Chi vượt bằng tiền túi thì có được đơn vị hoàn lại không?
Được nếu khoản vượt nằm trong dự toán, có chứng từ hợp lệ và được người có thẩm quyền đồng ý. Nếu không đáp ứng một trong ba điều đó, khả năng cao là bạn tự chịu. Hỏi trước khi chi là cách duy nhất để chắc chắn.
Nộp lại tiền thừa bằng chuyển khoản có được không?
Được nếu đơn vị có tài khoản nhận và kế toán đồng ý. Ghi nội dung rõ là hoàn tạm ứng cho hoạt động nào, và kèm ảnh giao dịch trong hồ sơ. Kế toán sẽ lập chứng từ thu tương ứng.
Tạm ứng của năm nay mà sang năm sau mới thanh toán thì sao?
Năm ngân sách theo năm dương lịch, nên khoản tạm ứng treo qua năm làm việc khoá sổ và quyết toán phức tạp hơn. Nhiều đơn vị yêu cầu thanh toán mọi khoản tạm ứng trước một ngày chốt cuối năm. Hỏi kế toán ngày chốt và nộp trước.
Người tạm ứng chuyển công tác khi chưa thanh toán thì ai làm?
Người tạm ứng vẫn chịu trách nhiệm thanh toán khoản đã đứng tên. Trước khi chuyển đi, họ phải thanh toán xong hoặc bàn giao bằng biên bản cho người khác cùng đơn vị, có kế toán và thủ trưởng xác nhận.
Có được dùng tiền thừa của hội thi để mua quà cho ban tổ chức không?
Không, trừ khi khoản đó có trong dự toán đã duyệt. Tiền thừa là tiền của quỹ, phải nộp lại. Muốn chi thêm cho việc khác, cần đề xuất riêng và được duyệt như mọi khoản chi khác.