Dự toán ba phương án là cách trình cùng lúc ba mức kinh phí cho một việc: mức tối thiểu vẫn đạt mục tiêu cốt lõi, mức vừa là đề xuất của người lập, và mức đủ là cách làm tốt nhất trong khung chế độ. Ba mức khác nhau ở cấu phần công việc, không ở đơn giá. Người duyệt nhìn thấy mỗi khoản tiền thêm vào mua được gì, nên chọn được mức hợp với nguồn còn lại thay vì cắt đều từng dòng.
Tình huống trong bài: chị Lan, kế toán một trường tiểu học ở Thanh Hoá (ví dụ giả định), cùng tổ chuyên môn lập dự toán lớp tăng cường tiếng Việt hè cho trẻ chuẩn bị vào lớp 1 ở các điểm trường vùng cao. Hiệu trưởng nói thẳng: chưa biết nguồn còn bao nhiêu, cứ làm vài phương án để chọn. Đó là lúc kỹ thuật này phát huy tác dụng.
Vì sao một con số duy nhất thường bị cắt đều
Người lập dự toán thường biết rõ việc, còn người duyệt thường biết rõ tiền: nguồn còn bao nhiêu, những việc nào khác đang chờ, khoản nào cấp trên sắp giao thêm. Khi bạn trình một con số duy nhất và nó vượt khả năng nguồn, người duyệt chỉ có một cách đơn giản: yêu cầu giảm một tỷ lệ, và người lập về cắt đều mỗi dòng một chút. Kết quả thường là một kế hoạch vẫn đủ hạng mục trên giấy nhưng hạng mục nào cũng thiếu, chẳng hạn tài liệu đủ cho hai phần ba số trẻ, hay số buổi dạy không đủ để trẻ tiến bộ.
Ba phương án đổi câu hỏi từ "giảm bao nhiêu" sang "làm tới đâu". Người duyệt thấy rằng phương án thấp nhất bỏ một điểm trường, phương án giữa giữ đủ điểm trường nhưng rút số tuần, phương án cao thêm đồ dùng học tập cho trẻ. Họ chọn dựa trên kết quả, và trách nhiệm về lựa chọn rõ ràng hơn. Với người lập, đây cũng là cách nói "không làm được với số tiền đó" một cách có số liệu, không phải than phiền.
Kỹ thuật này hợp nhất với việc có thể co giãn quy mô: lớp học, đợt truyền thông, chương trình hỗ trợ, khảo sát. Với việc chỉ có một cách làm, như sửa một mái nhà đã dột, nhiều phương án thường vô nghĩa và chỉ làm hồ sơ dày thêm.
Định nghĩa ba mức cho đúng
Tối thiểu không phải là rẻ nhất có thể. Đó là mức thấp nhất mà việc vẫn đạt mục tiêu cốt lõi đã được duyệt chủ trương. Với lớp tiếng Việt hè, mục tiêu cốt lõi là trẻ quen nghe, nói tiếng Việt trong lớp học trước khi vào lớp 1. Mức tối thiểu phải đủ số buổi để điều đó xảy ra; dưới mức đó thì không nên làm, vì tiền chi ra mà mục tiêu không đạt.
Vừa là phương án người lập đề xuất. Đây là mức mà theo hiểu biết của người làm chuyên môn, cân đối tốt nhất giữa kết quả và chi phí. Nên nói rõ đây là đề xuất, đừng để người duyệt đoán.
Đủ là làm tốt nhất trong khung chế độ. Không phải mức "xa xỉ". Mọi dòng ở mức đủ vẫn phải đúng định mức, có căn cứ như ở mức tối thiểu. Mức đủ chỉ thêm cấu phần có giá trị thật, như tập huấn ngắn cho giáo viên trước khi dạy hay bộ đồ dùng học tập cho mỗi trẻ.
Ba mức dùng chung mục tiêu, khác nhau ở phạm vi. Nếu phương án cao đạt một mục tiêu khác hẳn, đó là hai việc khác nhau, nên trình riêng chứ không gộp làm phương án.
Dựng phương án bằng cấu phần, không co giãn đơn giá
Nguyên tắc quan trọng nhất: đơn giá giữ nguyên ở cả ba phương án. Bồi dưỡng giáo viên một buổi vẫn theo một mức của quy chế, in một trang tài liệu vẫn theo một báo giá. Cái thay đổi là số lượng và số cấu phần: bao nhiêu điểm trường, bao nhiêu tuần, có hay không có bữa phụ, có hay không có tập huấn. Phương án nào hạ đơn giá để giảm tổng, ví dụ trả giáo viên thấp hơn mức quy định ở phương án tối thiểu, là phương án sai về nguyên tắc và sẽ khó thực hiện.
Cách dựng thực tế: lập trước bảng của phương án vừa như một dự toán đầy đủ. Sau đó liệt kê cấu phần có thể bỏ hoặc thu nhỏ để ra phương án tối thiểu, và cấu phần có thể thêm để ra phương án đủ. Mỗi cấu phần thêm bớt là một khối dòng rõ ràng, không phải sửa lẻ tẻ. Trên bảng tính, có thể đặt một cột cho mỗi phương án, chung các cột nội dung, đơn vị tính và đơn giá.
Chị Lan làm như vậy và thấy một điều bất ngờ: phương án tối thiểu không rẻ hơn phương án vừa nhiều như hiệu trưởng nghĩ, vì phần lớn chi phí là những khoản cố định như soạn tài liệu, khảo sát, di chuyển tới điểm trường. Con số này tự nó đã là một thông tin có ích cho người duyệt.
Bảng so sánh ba phương án cho lớp tiếng Việt hè
Bảng dưới là trang tóm tắt chị Lan trình kèm bảng dự toán chi tiết. Mọi con số là ví dụ giả định, đơn vị triệu đồng.
| Cấu phần | Tối thiểu | Vừa (đề xuất) | Đủ |
|---|---|---|---|
| Số điểm trường | 2 | 3 | 3 |
| Số tuần, mỗi tuần 5 buổi | 3 | 4 | 5 |
| Giáo viên dạy, theo quy chế | 2 người | 3 người | 3 người |
| Tài liệu, tranh ảnh học tập | in đen trắng | in màu | in màu |
| Bữa phụ cho trẻ | không | có | có |
| Bộ đồ dùng học tập mỗi trẻ | không | không | có |
| Tập huấn giáo viên trước khi dạy | không | nửa ngày | một ngày |
| Tổng kinh phí (ví dụ giả định) | 38 | 57 | 74 |
| Đạt được | Hai phần ba số trẻ dự kiến được học | Đủ số trẻ dự kiến, đủ thời lượng tổ chuyên môn đề nghị | Như phương án vừa, thêm đồ dùng mang về nhà và giáo viên được chuẩn bị kỹ hơn |
Dòng "Đạt được" là dòng người duyệt đọc nhiều nhất. Viết nó bằng ngôn ngữ kết quả, không bằng ngôn ngữ hạng mục. Nếu có thể, thêm một dòng nói rõ rủi ro của phương án thấp nhất, như trẻ ở điểm trường bị bỏ không có lớp thay thế.
Trình bày cho người duyệt trên một trang
Người duyệt không có thời gian đọc ba bảng dự toán đầy đủ. Hồ sơ của chị Lan gồm một trang tóm tắt và ba phụ lục chi tiết, theo trình tự sau.
- Mở đầu bằng mục tiêu chung của việc, một câu, nhắc lại đúng như kế hoạch được duyệt chủ trương.
- Đặt bảng so sánh ba phương án, với dòng tổng và dòng "Đạt được".
- Nêu đề xuất của người lập và lý do, hai ba câu.
- Nêu điều kiện tối thiểu: dưới mức nào thì không nên tổ chức, và vì sao.
- Ghi những điểm chung của cả ba phương án: căn cứ đơn giá, nguồn dự kiến, thời gian.
- Đính kèm bảng dự toán chi tiết của từng phương án, cùng thuyết minh của phương án đề xuất.
Chỉ cần thuyết minh đầy đủ cho phương án đề xuất; hai phương án còn lại thuyết minh phần khác biệt. Khi người duyệt chọn phương án nào, lúc đó mới hoàn thiện thuyết minh cho phương án đó.
Một chi tiết nhỏ giúp cuộc trao đổi suôn sẻ: chuẩn bị sẵn câu trả lời cho câu hỏi "nếu chỉ có chừng này tiền thì làm được gì". Chị Lan tính sẵn hai mốc trung gian, chẳng hạn giữ ba điểm trường nhưng bỏ bữa phụ, để khi hiệu trưởng hỏi ngay trong buổi họp, chị trả lời được bằng số mà không phải hẹn lại hôm sau. Các mốc này không cần đưa vào hồ sơ, chỉ cần có trong bảng làm việc.
Những bẫy khi làm nhiều phương án
Làm ba phương án không khó, nhưng có vài cách làm khiến nó phản tác dụng.
- Phương án tối thiểu thực ra không làm nổi, chỉ đặt ra cho có. Nếu người duyệt chọn nó, bạn sẽ phải xin bổ sung sau.
- Phương án đủ phình ra bằng những thứ không phục vụ mục tiêu, để làm phương án vừa trông hợp lý. Người duyệt có kinh nghiệm nhận ra cách sắp đặt này và mất tin vào cả hồ sơ.
- Ba phương án chỉ khác nhau ở đơn giá, không khác ở cấu phần.
- Không ghi rõ phương án nào là đề xuất, để người duyệt tự đoán.
- Số trong trang tóm tắt không khớp với bảng chi tiết của từng phương án.
- Trình quá nhiều phương án, như năm sáu mức, khiến việc chọn khó hơn thay vì dễ hơn.
Thêm một bẫy về thời gian: lập ba phương án đầy đủ tốn công gần gấp đôi một dự toán. Nếu hạn trình gấp, ưu tiên làm chắc phương án đề xuất, còn hai phương án kia làm ở mức cấu phần và tổng tiền, hoàn thiện sau khi người duyệt chọn.
Phương án nào cũng phải là thứ bạn sẵn sàng thực hiện tử tế nếu được chọn. Đó là phép thử đơn giản nhất cho tính trung thực của bộ ba phương án.
Sau khi người duyệt chọn
Khi hiệu trưởng chọn một phương án, nó trở thành dự toán chính thức. Chị Lan lập lại bảng dự toán chỉ của phương án được chọn, hoàn thiện thuyết minh, đánh phiên bản mới và trình ký theo quy trình. Không nên dùng nguyên bộ ba phương án làm hồ sơ chi, vì kế toán và người kiểm soát chi cần một con số và một bảng duy nhất.
Hai phương án còn lại vẫn nên giữ trong hồ sơ làm việc. Nếu giữa chừng có thêm nguồn, chẳng hạn một khoản hỗ trợ của hội khuyến học được phép dùng cho việc này, việc nâng lên phương án cao hơn đã được tính sẵn theo cấu phần: thêm đồ dùng học tập, kéo dài thêm một tuần. Khi đó vẫn phải làm thủ tục điều chỉnh dự toán theo quy định, nhưng phần tính toán gần như có sẵn.
Cuối việc, khi quyết toán, so thực chi với phương án đã chọn. Nếu có điều gì cho thấy phương án thấp hơn cũng đạt mục tiêu, hoặc ngược lại, ghi lại cho năm sau. Bộ ba phương án của năm nay, kèm thực chi, là căn cứ tốt nhất cho dự toán năm tới.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc phải lập ba phương án không?
Không. Đây là một cách làm giúp người duyệt chọn khi nguồn chưa chắc, không phải quy định. Với việc có một cách làm duy nhất hoặc nguồn đã rõ, một dự toán là đủ. Hỏi người duyệt trước xem họ có muốn xem nhiều phương án không.
Phương án tối thiểu có được hạ đơn giá xuống dưới định mức không?
Được chi thấp hơn mức tối đa của định mức nếu đơn vị quyết định như vậy theo quy chế, nhưng không nên dùng việc hạ đơn giá làm cách tạo phương án. Phương án nên khác nhau ở phạm vi công việc; hạ đơn giá tuỳ tiện dễ dẫn tới không thuê được người, không mua được hàng đạt yêu cầu.
Nên đề xuất phương án nào?
Phương án mà theo đánh giá chuyên môn của bạn cân đối tốt nhất giữa kết quả và chi phí, và bạn giải thích được vì sao. Không nên mặc định đề xuất phương án giữa chỉ vì nó ở giữa.
Ba phương án có cần ba bản thuyết minh đầy đủ không?
Thường không. Thuyết minh đầy đủ cho phương án đề xuất, hai phương án còn lại thuyết minh phần khác biệt. Sau khi người duyệt chọn, hoàn thiện thuyết minh cho phương án được chọn nếu khác với phương án đề xuất.
Người duyệt muốn một mức nằm giữa hai phương án thì sao?
Dựng phương án đó bằng cách thêm hoặc bớt đúng những cấu phần cần thiết, rồi trình lại một bảng chính thức. Đừng nội suy tỷ lệ giữa hai tổng tiền, vì mỗi cấu phần có chi phí riêng và phần cố định không chia đều được.
Có nên trình phương án đủ khi biết chắc nguồn không đủ?
Có thể vẫn nên, nếu nó cho người duyệt thấy những gì cần thêm để làm tốt hơn, phục vụ việc xin bổ sung nguồn sau này hoặc lập kế hoạch năm sau. Nhưng nói rõ là để tham khảo, tránh làm hồ sơ rối.