Bóc hạng mục dự toán là việc đi qua từng bước của kế hoạch và hỏi: bước này cần người nào, vật gì, chỗ nào, đi lại ra sao, giấy tờ gì — mỗi câu trả lời có tốn tiền là một dòng trong bảng. Làm đúng thứ tự này, bảng dự toán mọc ra từ kế hoạch chứ không phải từ trí nhớ, nên ít sót và ai hỏi dòng nào cũng chỉ được nó sinh ra từ việc nào.
Bài này dùng một tình huống xuyên suốt: anh Toàn, chuyên viên văn phòng UBND một phường ở Hải Phòng (ví dụ giả định), được giao lập dự toán cho lớp dạy bơi hè miễn phí ba tuần cho khoảng 120 trẻ em trong phường. Anh có một trang kế hoạch do lãnh đạo phường duyệt chủ trương, chưa có con số nào. Các bước dưới đây áp dụng được cho mọi việc khác: một đợt tập huấn, một chuyến khảo sát, một cuộc thi trong trường, một đợt dọn vệ sinh môi trường có thuê xe chở rác.
Vì sao phải bắt đầu từ việc, không bắt đầu từ tiền
Người mới được giao làm dự toán thường làm theo một trong hai cách. Cách thứ nhất là xin bảng dự toán của việc tương tự năm trước rồi sửa số. Cách thứ hai là ngồi nghĩ xem cần mua gì, thuê gì, rồi liệt kê. Cả hai đều nhanh, và cả hai đều để lại lỗ hổng giống nhau: bảng năm trước phản ánh việc của năm trước, còn danh sách nghĩ ra thì phản ánh những gì người lập đã từng tự tay làm. Những khâu người lập chưa trải qua, chẳng hạn mua bảo hiểm cho trẻ hay thuê người cứu hộ túc trực ở bể, sẽ vắng mặt mà không ai nhận ra cho tới khi việc đã chạy.
Bắt đầu từ việc có một lợi ích nữa ít người để ý: nó cho người duyệt một sợi dây để lần theo. Khi phó chủ tịch phường hỏi vì sao có dòng thuê loa di động, anh Toàn chỉ cần trỏ vào bước khai giảng ở sân bể bơi, nơi phải nói với hơn một trăm phụ huynh cùng lúc. Một dòng kinh phí không gắn với việc nào là dòng dễ bị gạch nhất, và cũng là dòng mà đoàn kiểm tra sau này hỏi nhiều nhất.
Nguyên lý quản lý chi tiêu ở đơn vị dùng tiền ngân sách cũng đi theo hướng này. Luật Ngân sách nhà nước 2015, và Luật Ngân sách nhà nước 2025 áp dụng từ năm ngân sách 2026, đều đặt yêu cầu khoản chi phải nằm trong dự toán được giao và gắn với nhiệm vụ được giao. Một bảng dự toán bóc từ kế hoạch là cách tự nhiên nhất để chứng minh từng khoản gắn với nhiệm vụ. Chi tiết thủ tục từng nơi khác nhau, nên luôn kiểm văn bản hướng dẫn đang áp dụng ở đơn vị bạn.
Viết lại kế hoạch thành chuỗi việc theo ba giai đoạn
Trang kế hoạch được duyệt chủ trương thường viết theo mục tiêu và nội dung, chưa theo trình tự. Việc đầu tiên là chép nó lại thành chuỗi việc có thứ tự thời gian. Anh Toàn làm theo các bước sau, mất chừng một buổi chiều.
- Chia làm ba giai đoạn: chuẩn bị, thực hiện, kết thúc. Giai đoạn kết thúc hay bị bỏ quên nhất, trong khi nó chứa những việc tốn tiền như tổng kết, trả lại đồ thuê, in báo cáo.
- Trong mỗi giai đoạn, viết mỗi việc thành một dòng bắt đầu bằng động từ: khảo sát bể bơi, thông báo tuyển sinh, nhận đăng ký, khám sàng lọc sức khoẻ, mua bảo hiểm, khai giảng, dạy 15 buổi, tổng kết, trao giấy chứng nhận.
- Ghi bên cạnh mỗi việc ngày dự kiến và người phụ trách. Cột người phụ trách giúp bạn phát hiện việc không ai nhận, thường cũng là việc chưa ai nghĩ đến chuyện tiền.
- Đánh dấu việc lặp lại và số lần lặp. Dạy 15 buổi không phải là một việc mà là 15 lần một việc; mọi thứ gắn với nó, như nước uống hay người cứu hộ, đều nhân theo số buổi.
- Đưa danh sách việc cho một người đã từng làm việc tương tự đọc trong mười phút. Câu hỏi duy nhất cần hỏi họ là "còn thiếu việc gì không", chưa bàn đến tiền.
Sau bước này, anh Toàn có 19 dòng việc. Con số không quan trọng; quan trọng là từ đây trở đi, mọi dòng tiền sẽ được đặt cạnh một dòng việc.
Năm câu hỏi đặt cho mỗi việc để không sót dòng tiền
Ai làm? Người trong đơn vị làm ngoài giờ, người thuê ngoài, cộng tác viên, tình nguyện viên. Mỗi loại người kéo theo một kiểu chi khác nhau: thù lao theo chế độ, hợp đồng thuê khoán, hay chỉ tiền nước uống và áo đồng phục cho tình nguyện viên. Với lớp bơi, câu hỏi này lộ ra ba nhóm: huấn luyện viên, người cứu hộ, và đoàn viên thanh niên trông trẻ ở khu thay đồ.
Dùng gì? Vật tư tiêu hao như nước uống, giấy, mực in; vật dụng dùng nhiều lần như phao, kính bơi; thiết bị phải thuê như loa, bạt che nắng. Tách tiêu hao và dùng nhiều lần ngay từ đầu, vì đồ dùng nhiều lần mua bằng kinh phí có thể phải ghi sổ theo dõi sau khi xong việc.
Ở đâu? Thuê địa điểm, điện nước, dọn dẹp sau khi dùng. Bể bơi có thể tính tiền theo buổi, theo giờ hoặc trọn gói; mỗi cách tính đổi cách bạn đặt đơn vị tính ở bước sau.
Đi lại thế nào? Xe đưa đón, xăng xe cho cán bộ đi khảo sát, gửi xe. Lớp bơi của phường không đưa đón trẻ, nhưng có hai chuyến đi khảo sát bể và một chuyến chở phao về kho.
Cần giấy tờ, chứng từ gì? In phiếu đăng ký, giấy cam kết của phụ huynh, giấy chứng nhận hoàn thành, báo cáo tổng kết, ảnh tư liệu. Câu hỏi này cũng nhắc bạn rằng mỗi khoản chi sau này cần chứng từ, và việc chuẩn bị chứng từ (danh sách ký nhận, bảng kê) đôi khi cũng tốn in ấn.
Bảng bóc hạng mục mẫu cho lớp dạy bơi ba tuần
Ghép kết quả của năm câu hỏi lại, anh Toàn có bảng dưới đây. Cột cuối chỉ ghi đơn vị tính gợi ý, chưa có đơn giá; đơn giá là bước sau, có căn cứ riêng. Mọi chi tiết đều là ví dụ giả định.
| Giai đoạn | Việc | Hạng mục phát sinh | Đơn vị tính gợi ý |
|---|---|---|---|
| Chuẩn bị | Khảo sát hai bể bơi | Đi lại khảo sát | chuyến |
| Chuẩn bị | Thông báo tuyển sinh | In thông báo, phát trên loa phường | tờ, lượt |
| Chuẩn bị | Nhận đăng ký, khám sàng lọc | In phiếu, phối hợp trạm y tế | phiếu, buổi |
| Chuẩn bị | Mua bảo hiểm cho trẻ | Phí bảo hiểm tai nạn | người |
| Thực hiện | Khai giảng | Thuê loa, bạt che, nước uống | bộ, buổi, chai |
| Thực hiện | Dạy 15 buổi | Thuê bể, thù lao huấn luyện viên, cứu hộ | buổi, người-buổi |
| Thực hiện | Trông trẻ khu thay đồ | Nước uống, áo cho tình nguyện viên | người, chai |
| Thực hiện | Cấp phao, kính | Mua phao, kính bơi | chiếc |
| Kết thúc | Tổng kết, trao chứng nhận | In giấy chứng nhận, khung, quà nhỏ | tờ, phần |
| Kết thúc | Báo cáo, quyết toán | In báo cáo, phô tô chứng từ | bộ |
Nhìn bảng, bạn sẽ thấy vài việc sinh ra nhiều hạng mục và vài hạng mục phục vụ nhiều việc, như nước uống. Không sao. Ở bước gộp, các dòng trùng tính chất sẽ được cộng lại; còn lúc bóc thì cứ để chúng đứng riêng để không mất dấu chúng sinh ra từ đâu.
Gộp và đặt tên hạng mục theo cách người duyệt quen đọc
Bảng bóc theo việc rất tiện cho người lập nhưng thường không phải dạng người duyệt và kế toán muốn đọc. Họ quen đọc theo khoản mục chi: thuê mướn, vật tư, thù lao, in ấn, bảo hiểm, chi khác. Bước gộp là chuyển từ góc nhìn việc sang góc nhìn khoản mục, đồng thời giữ lại một cột ghi chú "phục vụ việc nào" để không đứt sợi dây đã nói ở trên.
Đặt tên dòng sao cho người không dự cuộc họp nào vẫn hiểu. "Chi hỗ trợ lớp bơi" là tên tồi vì không nói gì; "Thuê bể bơi 15 buổi, mỗi buổi 2 giờ" là tên tốt vì nói luôn cách tính. Tránh tuyệt đối việc dồn nhiều thứ vào một dòng "chi khác" lớn. Dòng chi khác nên nhỏ và có ghi chú cụ thể; dòng chi khác chiếm phần lớn tổng tiền là dấu hiệu người lập chưa bóc xong.
Việc xếp các khoản này vào mục lục ngân sách hay vào nhóm chi theo quy chế chi tiêu nội bộ là phần việc của kế toán đơn vị. Bạn không cần thuộc mục lục, nhưng nên mang bảng gộp sang hỏi kế toán trước khi đặt đơn giá, vì đôi khi một khoản bạn tưởng là thuê ngoài lại phải tính theo chế độ thù lao, hoặc ngược lại, và cách tính tiền của hai loại khác nhau. Với anh Toàn, kế toán phường lưu ý rằng tiền thuê huấn luyện viên là chi cho cá nhân, nên ngay từ lúc lập phải nghĩ đến hợp đồng và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân nếu thuộc diện.
Dấu hiệu bảng bóc hạng mục còn hổng
Trước khi chuyển sang tính tiền, đọc lại bảng với danh sách dưới đây. Mỗi dấu hiệu là một chỗ mà kinh nghiệm cho thấy dự toán hay thủng.
- Giai đoạn kết thúc chỉ có một hai dòng, hoặc không có dòng nào.
- Có việc lặp lại nhiều lần nhưng các hạng mục đi kèm chỉ tính một lần.
- Có người tham gia nhưng không có dòng nào cho họ, kể cả nước uống hay đi lại.
- Có đồ đi thuê nhưng không có dòng vận chuyển hoặc tiền đặt cọc.
- Có hoạt động ngoài trời nhưng không có phương án mưa nắng.
- Có chi cho cá nhân bên ngoài nhưng chưa nghĩ đến hợp đồng, chứng từ và thuế khấu trừ.
- Có hạng mục mua sắm đồ dùng lâu dài nhưng không ghi sẽ giao cho ai giữ sau khi xong việc.
- Có dòng "chi khác" chiếm phần đáng kể trong tổng số.
Bảng của anh Toàn trượt hai dấu hiệu: thiếu phương án mưa cho buổi khai giảng ngoài sân và thiếu dòng vận chuyển phao về kho. Hai dòng nhỏ, nhưng nếu không có, lúc phát sinh sẽ phải xin bổ sung hoặc tự bỏ tiền túi, cả hai đều phiền hơn nhiều so với thêm hai dòng ngay bây giờ.
Khi kế hoạch còn thay đổi: ghi giả định và đánh số phiên bản
Hiếm khi kế hoạch đứng yên trong lúc bạn lập dự toán. Số trẻ đăng ký có thể là 90 hay 150, bể bơi có thể đổi, lãnh đạo có thể muốn thêm buổi biểu diễn cuối khoá. Cách xử lý là viết rõ các giả định ở đầu bảng: số người, số buổi, địa điểm, thời gian. Khi giả định đổi, bạn biết ngay dòng nào đổi theo, vì mỗi dòng đã gắn với việc và việc gắn với giả định.
Đánh số phiên bản cho bảng, kèm ngày và một dòng ghi điều gì đã đổi so với bản trước. Nghe có vẻ thừa với một lớp bơi, nhưng chỉ cần hai lần gửi bảng qua tin nhắn là sẽ có người cầm bản cũ đi hỏi. Bản trình ký cuối cùng nên ghi rõ là bản chính thức, các bản trước đánh dấu thay thế.
Cuối cùng, giữ lại bảng bóc theo việc ngay cả khi bản trình ký chỉ có bảng gộp theo khoản mục. Bảng bóc là tài liệu làm việc của bạn: khi quyết toán, khi bị hỏi vì sao chi, khi năm sau ai đó được giao làm lại việc này, đó là thứ có giá trị nhất. Anh Toàn lưu nó cùng thư mục hồ sơ lớp bơi, đặt tên tệp theo năm và số phiên bản.
Câu hỏi thường gặp
Có nên lấy luôn bảng dự toán năm trước rồi sửa số cho nhanh không?
Có thể dùng bảng năm trước làm danh sách đối chiếu sau khi bạn đã tự bóc hạng mục từ kế hoạch năm nay. Làm ngược lại thì bạn thừa hưởng cả những thiếu sót của năm trước và bỏ qua những việc mới phát sinh. Thứ tự hợp lý là bóc trước, đối chiếu sau.
Bóc hạng mục chi tiết đến mức nào là đủ?
Đủ khi mỗi dòng có một đơn vị tính rõ ràng và tìm được căn cứ đơn giá. Nếu một dòng không đặt được đơn vị tính hoặc phải ghi trọn gói mà không giải thích được trọn gói gồm gì, dòng đó cần bóc tiếp. Ngược lại, tách nước uống theo từng loại chai là quá chi tiết so với nhu cầu duyệt.
Việc do tình nguyện viên làm thì có cần đưa vào dự toán không?
Công của tình nguyện viên không phải chi tiền thì không ghi thành khoản chi, nhưng những gì đi kèm như nước uống, áo đồng phục, đi lại thì có. Với dự án xin tài trợ, công tình nguyện còn có thể được ghi nhận là đối ứng bằng hiện vật, cách tính tuỳ hướng dẫn của nhà tài trợ.
Ai nên đọc lại danh sách việc trước khi tính tiền?
Tốt nhất là một người đã từng trực tiếp làm việc tương tự, kế đó là kế toán đơn vị. Người làm thực tế phát hiện việc thiếu, kế toán phát hiện cách xếp khoản mục sai. Hai lượt đọc ngắn này rẻ hơn nhiều so với một lần trình bị trả về.
Có cần đưa bảng bóc theo việc vào hồ sơ trình duyệt không?
Không bắt buộc ở mọi nơi, nhưng đính kèm thường giúp người duyệt hiểu nhanh. Nếu đơn vị chỉ nhận bảng theo khoản mục, hãy giữ cột ghi chú "phục vụ việc nào" trong bảng đó và lưu bảng bóc trong hồ sơ làm việc để dùng khi quyết toán.
Kế hoạch chưa chốt số người thì lập dự toán thế nào?
Ghi rõ giả định số người ở đầu bảng và tính theo giả định đó, có thể kèm một dòng nói nếu số người thay đổi thì những hạng mục nào đổi theo. Khi đã có số đăng ký thật, bạn cập nhật giả định và lập phiên bản mới thay vì sửa lẻ từng ô.