Một lớp tập huấn cho cán bộ xã, phường có năm nhóm khoản: giảng viên, tài liệu, địa điểm, hỗ trợ học viên và quản lý lớp. Câu hỏi quan trọng nhất khi lập dự toán không phải "mỗi khoản bao nhiêu" mà là "khoản nào do đơn vị tổ chức lớp chi, khoản nào do đơn vị cử người đi học chi". Trả lời sai câu đó là chi trùng, và chi trùng là lỗi bị xuất toán phổ biến nhất của các lớp tập huấn.
Ví dụ trong bài: chị Thảo, chuyên viên một sở ở Nghệ An, được giao tổ chức hai lớp tập huấn, mỗi lớp hai ngày, mỗi lớp khoảng 80 công chức đến từ các xã, phường trong tỉnh (ví dụ giả định). Mức chi cụ thể không nêu trong bài; bạn lấy theo định mức hiện hành của tỉnh và văn bản đang áp dụng.
Lớp tập huấn lấy tiền từ đâu và cần giấy tờ gì để bắt đầu
Lớp tập huấn cho cán bộ, công chức thường dùng kinh phí đào tạo, bồi dưỡng đã được giao trong dự toán năm của đơn vị, hoặc kinh phí của một chương trình, dự án có nội dung tập huấn. Dù nguồn nào, điểm xuất phát là lớp học phải nằm trong kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đã được phê duyệt, có nội dung, đối tượng, số lượng và thời gian. Lớp "nảy ra giữa năm" vẫn mở được, nhưng cần quyết định bổ sung trước, không phải sau.
Bộ giấy tờ để bắt đầu gồm: quyết định mở lớp hoặc kế hoạch tổ chức lớp được duyệt, chương trình học chi tiết theo buổi, danh sách giảng viên dự kiến, công văn triệu tập học viên gửi các xã, phường, và dự toán kinh phí. Công văn triệu tập nên ghi rõ phần nào lớp lo (tài liệu, giải lao, chỗ ở nếu có) và phần nào đơn vị cử người tự lo. Một câu trong công văn triệu tập chặn được cả chuỗi chi trùng phía sau.
Với chị Thảo, hai lớp tổ chức cách nhau ba tuần nên lập một kế hoạch chung nhưng dự toán tách theo từng lớp. Tách như vậy vì quyết toán mỗi lớp cần danh sách và hoá đơn riêng; gộp chung thì khi có một lớp phải dời ngày, số liệu rối ngay.
Nếu lớp có sự tham gia của tổ chức quốc tế hoặc dùng tiền viện trợ, thoả thuận với nhà tài trợ quyết định khoản được chi, không phải định mức trong nước. Đọc kỹ thoả thuận trước khi lập dự toán.
Khoản nào lớp chi, khoản nào đơn vị cử người đi học chi
Bảng dưới là cách phân chia thường gặp. Đây là nguyên lý chung; văn bản của tỉnh và công văn triệu tập mới là căn cứ cuối cùng cho lớp của bạn.
| Khoản | Thường do ai chi | Lưu ý để không chi trùng |
|---|---|---|
| Thù lao giảng viên, báo cáo viên | Đơn vị tổ chức lớp | Theo định mức hiện hành, có hợp đồng hoặc giấy mời giảng |
| Đi lại, lưu trú của giảng viên mời từ nơi khác | Đơn vị tổ chức lớp | Chỉ khi cơ quan của giảng viên không thanh toán |
| Tài liệu, văn phòng phẩm cho học viên | Đơn vị tổ chức lớp | Số bộ theo danh sách triệu tập |
| Hội trường, thiết bị, giải lao | Đơn vị tổ chức lớp | Ưu tiên hội trường cơ quan nhà nước sẵn có |
| Đi lại của học viên từ xã lên tỉnh | Thường là đơn vị cử, hoặc lớp hỗ trợ nếu văn bản cho phép | Ghi rõ trong công văn triệu tập |
| Tiền ăn, chỗ nghỉ của học viên | Tuỳ quy định: lớp hỗ trợ hoặc đơn vị cử trả công tác phí | Một bên chi thì bên kia không chi |
| Giấy chứng nhận, khai giảng, bế giảng | Đơn vị tổ chức lớp | Chỉ cấp cho học viên đủ số buổi |
Hai dòng giữa bảng là nơi chi trùng xảy ra. Học viên nhận tiền hỗ trợ ăn ở lớp, về xã lại thanh toán công tác phí đủ ngày, và không ai cố ý gian dối cả: chỉ là hai kế toán không biết bên kia đã chi gì. Nếu lớp hỗ trợ tiền ăn, nên cấp cho học viên một giấy xác nhận đã hỗ trợ để mang về nộp kèm hồ sơ công tác phí.
Giảng viên: mời ai, trả theo gì và giữ gì
Phân biệt giảng viên trong và ngoài đơn vị. Cán bộ của chính sở đứng lớp và cán bộ được mời từ trường đại học, cơ quan khác áp dụng mức và chứng từ có thể khác nhau tuỳ quy chế. Ghi rõ từng người thuộc nhóm nào ngay trong danh sách giảng viên.
Thù lao tính theo buổi giảng thực tế. Căn cứ là chương trình chi tiết theo buổi và xác nhận của người quản lý lớp rằng buổi đó đã diễn ra. Lớp bị rút từ hai ngày xuống một ngày rưỡi thì thù lao cũng phải tính lại, không chi theo dự toán cũ.
Soạn bài giảng là một khoản riêng nếu quy chế cho phép. Một số nơi chi thêm cho việc biên soạn tài liệu mới; một số nơi coi đó là phần đã gồm trong thù lao giảng. Kiểm văn bản đang áp dụng, và nếu chi thì cần sản phẩm là tài liệu đã nộp.
Thuế thu nhập cá nhân với người ngoài đơn vị. Thù lao trả cho người không thuộc biên chế của đơn vị có thể phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành. Kế toán cần biết trước để báo cho giảng viên số tiền thực nhận, tránh hiểu lầm khi chuyển khoản.
Chuyển khoản thay vì tiền mặt. Chi thù lao qua tài khoản của giảng viên để lại dấu vết rõ ràng hơn phong bì; nhiều đơn vị đã bắt buộc. Thu số tài khoản và thông tin cá nhân cần thiết ngay khi gửi giấy mời giảng.
Lập dự toán cho một lớp 80 học viên theo thứ tự
Chị Thảo lập dự toán cho lớp thứ nhất theo bảy bước dưới đây. Số liệu là ví dụ giả định.
- Chốt chương trình: hai ngày, bốn buổi, ba giảng viên, trong đó một người từ trường đại học ở Hà Nội và hai người của sở.
- Chốt số học viên theo công văn triệu tập: 80 người, cộng 4 người của ban quản lý lớp.
- Chọn địa điểm: hội trường của sở, không mất tiền thuê; chỉ tính điện, vệ sinh, trang trí nếu quy chế cho phép hạch toán vào lớp.
- Tính tài liệu: 84 bộ, mỗi bộ gồm tập bài giảng và sổ ghi chép. Lấy báo giá in từ hai cơ sở.
- Tính giải lao: 4 buổi nhân số người, theo định mức hội nghị hiện hành của tỉnh.
- Tính khoản hỗ trợ học viên nếu văn bản cho phép; nếu không, ghi rõ học viên do đơn vị cử thanh toán công tác phí.
- Tính giảng viên: thù lao theo buổi, đi lại và lưu trú cho giảng viên từ Hà Nội theo chế độ công tác phí hiện hành, cộng dự phòng nhỏ.
Theo ví dụ giả định, dự toán lớp thứ nhất khoảng 60 triệu đồng, phần tài liệu và giảng viên chiếm hơn một nửa. Lớp thứ hai tổ chức ở hội trường một xã vùng xa để học viên đỡ đi lại, nên thêm tiền thuê thiết bị nhưng giảm hẳn khoản hỗ trợ đi lại.
Điểm danh: tờ giấy quyết định cả hồ sơ quyết toán
Với lớp tập huấn, danh sách điểm danh có chữ ký học viên theo từng buổi là chứng từ gốc của rất nhiều khoản: giải lao, tài liệu, tiền hỗ trợ, giấy chứng nhận. Nếu danh sách chỉ ký một lần ở buổi đầu, người kiểm tra sẽ hỏi buổi sau có bao nhiêu người, và bạn không có gì để trả lời.
Cách làm chắc nhất là in sẵn danh sách theo công văn triệu tập, mỗi buổi một cột chữ ký, người quản lý lớp ký xác nhận tổng số có mặt cuối mỗi buổi. Học viên đi thay người khác thì ghi bổ sung tên người đi thay, kèm ghi chú. Đừng để học viên ký hộ nhau; một danh sách có nhiều chữ ký cùng nét là thứ người kiểm tra nhìn ra ngay.
Tiền hỗ trợ học viên, nếu có, nên chi theo danh sách ký nhận riêng, không dùng chung với danh sách điểm danh. Ký nhận tiền là xác nhận đã nhận đúng số tiền; điểm danh là xác nhận có mặt. Gộp hai việc vào một tờ thì lúc có người vắng nửa buổi, số liệu không còn tách được.
Cuối cùng, giấy chứng nhận hoàn thành lớp chỉ cấp cho người đủ số buổi theo quy định của lớp. Cấp đại trà cho cả danh sách triệu tập là tạo ra một tờ giấy mâu thuẫn với chính bảng điểm danh của bạn.
Lỗi hay gặp và hậu quả
Các lỗi dưới đây đều đã làm nhiều hồ sơ lớp tập huấn bị trả lại hoặc bị xuất toán khi kiểm tra.
- Chi hỗ trợ tiền ăn cho học viên trong khi đơn vị cử đã thanh toán công tác phí đủ ngày. Hậu quả: khoản trùng phải thu hồi, thường từ chính học viên.
- Thù lao giảng viên tính đủ bốn buổi trong khi một buổi đã được thay bằng thảo luận nhóm do người khác điều hành.
- Hoá đơn in tài liệu ghi số lượng nhiều hơn số học viên có mặt mà không có giải trình về tài liệu dư.
- Thuê hội trường khách sạn trong khi hội trường cơ quan còn trống ngày đó, không có lý do. Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí 2013 đặt yêu cầu dùng nguồn lực sẵn có trước.
- Danh sách điểm danh có tên người không đến, hoặc ký thay. Đây là dạng kê khống; ngoài việc thu hồi tiền, người lập và người ký xác nhận có thể bị xử lý kỷ luật, nặng hơn là trách nhiệm hình sự.
- Gộp quyết toán hai lớp vào một bộ hồ sơ, không tách được lớp nào chi bao nhiêu.
Phần lớn các lỗi này không xuất phát từ ý gian, mà từ việc không ai nhìn toàn bộ lớp học như một dòng tiền có điểm đầu và điểm cuối. Người tổ chức lớp nên giữ một bảng theo dõi nhỏ: dự toán từng dòng, đã chi, chứng từ đã có, chứng từ còn thiếu.
Câu hỏi thường gặp
Lớp tập huấn tổ chức ở xã thay vì ở tỉnh có tiết kiệm hơn không?
Thường tiết kiệm phần đi lại và chỗ nghỉ của học viên, nhưng tăng phần đi lại của giảng viên và có thể phải thuê thiết bị. Nên tính cả hai phương án trong dự toán rồi chọn, thay vì mặc định tổ chức ở trung tâm tỉnh.
Học viên không đến đủ hai ngày thì có được nhận tiền hỗ trợ không?
Chi theo số buổi thực có mặt nếu văn bản quy định hỗ trợ theo buổi hoặc theo ngày. Danh sách điểm danh từng buổi là căn cứ. Học viên vắng thì không chi phần vắng, và không cấp giấy chứng nhận nếu không đủ số buổi tối thiểu của lớp.
Có được dùng kinh phí lớp tập huấn để tổ chức tham quan kết hợp không?
Không nên đưa tham quan ngoài chương trình học vào dự toán lớp. Nếu chuyến đi thực tế là một phần nội dung học đã được duyệt thì phải có trong chương trình và quyết định mở lớp; ngoài ra là chi sai mục đích.
Ai ký xác nhận buổi học đã diễn ra?
Thường là người được giao quản lý lớp hoặc trưởng ban tổ chức lớp, theo phân công trong quyết định mở lớp. Người này nên khác người nhận thù lao giảng để giữ được sự tách bạch giữa người làm và người xác nhận.
Tài liệu tập huấn in thừa thì xử lý thế nào?
Lập biên bản ghi số tài liệu còn lại và nơi lưu, ví dụ chuyển cho lớp sau hoặc thư viện của đơn vị. Có biên bản thì số in nhiều hơn số học viên có lý do; không có thì phần chênh dễ bị coi là chi không có căn cứ.