Dự phòng phí là khoản tiền đặt sẵn cho những chi phí có thể phát sinh nhưng chưa biết chắc, và câu hỏi đầu tiên không phải là để bao nhiêu phần trăm mà là nguồn tiền của bạn có cho ghi dòng này hay không. Với nhiều nhiệm vụ chi từ ngân sách nhà nước, đơn vị sử dụng không tự đặt một dòng dự phòng chung trong dự toán việc; dự phòng ngân sách được bố trí ở cấp ngân sách theo Luật Ngân sách nhà nước. Ngược lại, không ít nhà tài trợ cho phép, thậm chí yêu cầu, một khoản dự phòng có giới hạn. Kiểm hướng dẫn của nguồn trước, rồi mới tính.
Khi được phép, mức dự phòng nên tính từ những dòng thật sự bấp bênh trong bảng chứ không lấy một tỷ lệ cảm tính áp lên tổng. Tình huống trong bài: anh Hùng, điều phối viên một nhóm thanh niên tình nguyện ở Đắk Lắk (ví dụ giả định), lập ngân sách xin một quỹ cộng đồng hỗ trợ sửa lại và trang bị một phòng đọc sách cho trẻ em ở một buôn. Anh định ghi "dự phòng 10%" như đã thấy trong vài hồ sơ mẫu, và đó là chỗ bài này bắt đầu.
Vì sao người duyệt dè chừng dòng dự phòng
Từ phía người lập, dự phòng là tấm đệm an toàn: chẳng ai đoán trúng mọi giá, mọi tình huống. Từ phía người duyệt, một dòng dự phòng lớn không giải thích là một khoản tiền không gắn với việc nào, và đó đúng là loại khoản mà các nguyên tắc quản lý chi tiêu muốn tránh. Người duyệt còn lo một điều thực tế hơn: khoản dự phòng không ai theo dõi thường được tiêu hết vào cuối kỳ cho những thứ không cần, chỉ vì tiền đã có sẵn.
Vì vậy, dòng dự phòng chỉ thuyết phục khi nó trả lời được ba câu: dự phòng cho rủi ro gì, vì sao mức đó, và ai được quyết định dùng nó. Một dòng "dự phòng 10%" không trả lời câu nào. Một dòng "dự phòng cho biến động giá vật liệu sửa mái và chi phí vận chuyển mùa mưa, tính từ chênh lệch giữa báo giá thấp nhất và cao nhất của hai dòng này, chỉ dùng khi có ý kiến của trưởng nhóm và báo cho nhà tài trợ" trả lời đủ cả ba.
Có một phân biệt nên nắm: dự phòng phí trong dự án đầu tư xây dựng là một khoản mục theo quy định riêng, với cách tính riêng. Việc sửa chữa nhỏ, sự kiện, đề tài, dự án cộng đồng không tự động áp dụng cách tính đó. Đừng chép tỷ lệ dự phòng từ một bảng dự toán xây dựng sang dự toán của việc khác.
Trước hết: nguồn tiền của bạn xử lý dự phòng thế nào
Bảng dưới gom các trường hợp hay gặp. Đây là nguyên lý chung để biết phải hỏi gì; quy định cụ thể luôn nằm trong văn bản của đơn vị hoặc hướng dẫn của nhà tài trợ đang áp dụng.
| Nguồn kinh phí | Thường xử lý dự phòng thế nào | Việc cần kiểm |
|---|---|---|
| Ngân sách nhà nước giao cho đơn vị làm một nhiệm vụ | Thường không có dòng dự phòng chung trong dự toán việc; phát sinh xử lý bằng điều chỉnh dự toán hoặc nguồn khác theo quy định | Văn bản hướng dẫn lập dự toán của cấp trên, quy chế chi tiêu nội bộ |
| Dự án đầu tư xây dựng | Có khoản dự phòng theo quy định riêng về chi phí đầu tư xây dựng | Không thuộc phạm vi bài này; hỏi đơn vị tư vấn, thẩm định |
| Quỹ hoặc tổ chức tài trợ | Có nơi cho một khoản dự phòng với trần tỷ lệ, có nơi cấm hẳn | Hướng dẫn ngân sách của nhà tài trợ, mẫu bảng của họ |
| Doanh nghiệp tài trợ sự kiện | Thường tài trợ theo gói quyền lợi, ít quan tâm dòng dự phòng | Hợp đồng tài trợ, điều khoản dùng phần dư |
| Quỹ công đoàn, chi hội, hội nhóm | Tuỳ quy chế thu chi do hội nghị thông qua | Quy chế, nghị quyết của ban chấp hành hoặc hội nghị |
Anh Hùng đọc lại hướng dẫn của quỹ và thấy quỹ cho phép một khoản "chi phí không lường trước" với trần là một tỷ lệ nhỏ của tổng ngân sách, phải thuyết minh, và phần không dùng phải báo cáo, hoàn trả hoặc xin chuyển theo thoả thuận. Tỷ lệ cụ thể là của quỹ đó; quỹ khác sẽ khác.
Tính mức dự phòng từ rủi ro thật, không từ cảm tính
Khi đã biết được phép ghi, anh Hùng tính mức dự phòng theo các bước sau thay vì lấy một con số tròn.
- Đánh dấu những dòng có giá hoặc số lượng chưa chắc. Trong bảng của anh, đó là vật liệu sửa mái (chưa leo lên xem kỹ), vận chuyển (đường vào buôn có thể lầy nếu mưa) và kệ sách đóng tại chỗ (thợ địa phương chưa báo giá bằng văn bản).
- Với mỗi dòng, ước một khoảng: mức thấp, mức đang ghi, mức cao có thể xảy ra. Mức cao lấy từ báo giá cao nhất đã nhận, hoặc từ kinh nghiệm thực chi lần trước, không lấy từ trí tưởng tượng.
- Lấy phần chênh giữa mức cao và mức đang ghi của từng dòng, cộng lại. Đây là trường hợp mọi thứ cùng xấu, ít khi xảy ra cùng lúc.
- Chọn mức dự phòng nhỏ hơn tổng đó một cách có lý, chẳng hạn bằng phần chênh của hai dòng rủi ro lớn nhất, rồi so với trần của nhà tài trợ. Lấy con số thấp hơn.
- Ghi lại cách tính trong thuyết minh, kèm danh sách dòng được dự phòng.
Theo cách này, mức dự phòng của anh Hùng thấp hơn đáng kể so với 10% định ghi lúc đầu, nhưng có lý do cho từng đồng. Nhà tài trợ đọc thấy người lập đã nghĩ về rủi ro cụ thể, điều đó thường được đánh giá cao hơn một khoản đệm lớn.
Khi không được ghi dự phòng: những cách xử lý được chấp nhận hơn
Ghi khoản có điều kiện cho rủi ro đã biết. Nếu rủi ro rõ ràng, như mưa trong buổi khai trương ngoài trời, có thể ghi dòng thuê bạt kèm điều kiện "chỉ chi khi thời tiết xấu", với căn cứ và đơn giá như dòng thường. Đây không phải dự phòng chung mà là một phương án cụ thể, người duyệt dễ chấp nhận hơn. Kiểm quy định nguồn có cho cách ghi này không.
Thoả thuận trước mức được chuyển giữa các dòng. Nhiều nhà tài trợ cho phép chuyển một tỷ lệ nhỏ giữa các khoản mục mà không cần xin lại. Với ngân sách đơn vị, việc điều chỉnh giữa các nội dung chi theo quy định riêng. Biết trước quy tắc này cũng là một kiểu dự phòng.
Chia việc thành giai đoạn. Giai đoạn sau dự toán sau, khi giai đoạn trước đã cho số thật. Cách này hợp với việc có nhiều điều chưa biết, như sửa chữa mà chưa tháo ra xem.
Thu hẹp phần chưa chắc. Đi khảo sát kỹ hơn, xin báo giá bằng văn bản, chốt số người trước khi trình. Mỗi điều chưa chắc được làm rõ là một phần dự phòng không còn cần đến.
Viết dòng dự phòng và thuyết minh cho người duyệt đọc
Trong bảng, dòng dự phòng đứng riêng ở cuối, sau tổng các khoản chi trực tiếp, không trộn vào từng dòng. Tên dòng nói rõ dự phòng cho cái gì. Cột cách tính ghi phương pháp, chẳng hạn "bằng phần chênh giữa báo giá cao và thấp của dòng 3 và dòng 7". Cột ghi chú nói ai quyết định dùng và cách báo cáo.
Thuyết minh nên có một đoạn ngắn riêng cho dự phòng, khoảng ba bốn câu: rủi ro nào, vì sao mức này, quy trình dùng, phần không dùng xử lý ra sao. Anh Hùng viết đại ý rằng khoản này chỉ dùng cho ba dòng đã nêu, mỗi lần dùng có biên bản ngắn của trưởng nhóm và thủ quỹ, và phần không dùng sẽ báo cáo trong báo cáo tài chính cuối kỳ để nhà tài trợ quyết định.
Cách viết này không chỉ để được duyệt. Nó buộc chính người lập nghĩ rõ rủi ro nằm ở đâu, và khi việc đang chạy, nhóm biết khoản dự phòng không phải tiền tự do. Nhiều nhóm cộng đồng mất uy tín với nhà tài trợ không phải vì chi sai, mà vì không giải thích được phần tiền dư hoặc phần tiền đã dùng ngoài kế hoạch.
Những cách "giấu dự phòng" nên tránh
Khi biết nguồn không cho ghi dự phòng, có người chọn cách giấu tấm đệm vào các dòng khác. Các cách dưới đây đều có rủi ro thật, nên chỉ nêu để cảnh báo.
- Nâng đơn giá từng dòng lên một chút cho "có dư". Khi quyết toán, đơn giá thực chi thấp hơn hẳn dự toán ở mọi dòng là dấu hiệu dễ bị hỏi.
- Ghi số lượng cao hơn nhu cầu, như in dư nhiều tài liệu. Phần dư vật chất còn đó, và câu hỏi vì sao in dư đến từ chính kho đồ.
- Dồn tiền vào dòng "chi khác" không giải thích.
- Tạo một hạng mục không định làm để giữ chỗ, rồi chi vào việc khác. Đây là chi sai mục đích, có thể bị xuất toán và thu hồi.
- Tìm cách "hợp thức hoá" chứng từ cho phần chi phát sinh. Đây là hành vi sai trái, hậu quả có thể đến mức kỷ luật hoặc nặng hơn.
Phát sinh thật thì xử lý thật: báo người có thẩm quyền, xin điều chỉnh hoặc cắt khoản khác theo đúng quy trình của nguồn tiền. Một hồ sơ có văn bản xin điều chỉnh rõ ràng luôn an toàn hơn một hồ sơ trông khớp hoàn hảo nhưng dựa trên đệm giấu.
Theo dõi khoản dự phòng khi việc đang chạy
Được duyệt một dòng dự phòng mới là nửa việc. Nửa còn lại là quản lý nó sao cho cuối kỳ giải thích được từng đồng. Nhóm của anh Hùng thống nhất mấy nếp làm dưới đây ngay từ buổi họp khởi động.
- Mở một trang riêng trong sổ theo dõi chi cho khoản dự phòng, ghi số được duyệt ở dòng đầu và số còn lại sau mỗi lần dùng.
- Mỗi lần dùng có một biên bản ngắn hoặc tin nhắn xác nhận của người có quyền quyết định, ghi rõ dùng cho dòng nào, vì sao dòng đó vượt, số tiền.
- Chứng từ của khoản chi từ dự phòng để chung với chứng từ của dòng gốc mà nó bù vào, kèm ghi chú, để khi quyết toán người đọc thấy dòng gốc đã vượt bao nhiêu và được bù từ đâu.
- Đến mốc giữa kỳ, xem lại các rủi ro ban đầu: rủi ro nào đã qua, như phần mái đã sửa xong, thì phần dự phòng gắn với nó coi như không còn cần.
- Báo cáo khoản dự phòng trong báo cáo tài chính giữa kỳ và cuối kỳ, kể cả khi chưa dùng đồng nào.
Nếp làm này tốn thêm vài phút mỗi lần chi nhưng giúp nhóm trả lời ngay khi nhà tài trợ hỏi. Nó cũng giữ kỷ luật bên trong: khi ai cũng thấy con số dự phòng còn lại, ít ai đề xuất dùng nó cho việc không nằm trong danh sách rủi ro đã nêu.
Câu hỏi thường gặp
Dự phòng 10% có phải mức chuẩn không?
Không có mức chuẩn chung cho mọi loại việc. Dự án đầu tư xây dựng có cách tính riêng theo quy định, nhà tài trợ có trần riêng, còn nhiều nhiệm vụ chi từ ngân sách không có dòng dự phòng chung. Tính từ rủi ro thật của bảng mình và so với trần của nguồn tiền.
Khoản dự phòng không dùng hết thì làm gì?
Xử lý theo quy định của nguồn: với nhà tài trợ là báo cáo và hoàn trả hoặc xin chuyển theo thoả thuận; với ngân sách là theo quy định về kinh phí không sử dụng hết của đơn vị. Không chi nốt cho hết chỉ vì tiền còn đó.
Ai được quyết định dùng khoản dự phòng?
Người được giao quyền theo quy chế hoặc thoả thuận tài trợ, thường là thủ trưởng đơn vị, trưởng ban hoặc người đứng đầu dự án, có khi cần báo trước cho nhà tài trợ. Nên ghi rõ điều này ngay trong thuyết minh để khi phát sinh không phải bàn lại.
Có nên để dự phòng riêng cho từng dòng không?
Thường không nên, vì sẽ làm bảng rối và khó kiểm. Một dòng dự phòng chung ở cuối, ghi rõ áp cho những dòng nào, dễ theo dõi hơn. Ngoại lệ là khi nhà tài trợ yêu cầu dự phòng theo từng hợp phần.
Nếu phát sinh vượt cả dự phòng thì sao?
Dừng chi phần vượt và báo người có thẩm quyền ngay, kèm số liệu: đã chi bao nhiêu, còn thiếu bao nhiêu, vì sao. Sau đó xin điều chỉnh, cắt bớt hạng mục ít quan trọng hoặc tìm nguồn khác được phép. Không tự ứng tiền cá nhân rồi tìm cách bù sau.
Dự phòng có phải chịu thuế hay phí gì không?
Bản thân dòng dự phòng chỉ là khoản dự kiến, chưa phải khoản chi. Khi dùng, nó trở thành chi cho một việc cụ thể và chịu thuế, phí như mọi khoản chi cùng loại. Vì vậy khi ước mức dự phòng, tính luôn phần thuế nếu khoản phát sinh dự kiến có thuế.