Danh sách ký nhận tiền là chứng từ chi cho nhiều người cùng một nội dung, và nó chỉ được chấp nhận khi mỗi dòng là một người có thật, có mặt thật, tự tay ký nhận đúng số tiền ghi bên cạnh tên mình. Muốn danh sách đi qua bàn kế toán trong một lần, bạn cần lập nó từ danh sách triệu tập trước buổi, tính tiền theo đúng đối tượng được hưởng, và xử lý người vắng, người ký thay ngay tại lớp chứ không sửa sau.
Ví dụ trong bài: chị Thảo, viên chức một trung tâm y tế ở Quảng Trị, tổ chức lớp bồi dưỡng hai ngày cho 60 cộng tác viên dân số từ các xã về, chi hỗ trợ tiền đi lại và tiền ăn theo định mức hiện hành của tỉnh (ví dụ giả định). Bài không nêu mức tiền cụ thể; mức hỗ trợ và đối tượng được hưởng bạn kiểm trong văn bản đang áp dụng.
Danh sách ký nhận khác giấy biên nhận ở đâu
Giấy biên nhận là một tờ cho một người nhận. Danh sách ký nhận gom nhiều người nhận cùng một loại tiền, cùng một lần, vào một bảng. Nó được dùng phổ biến cho tiền hỗ trợ học viên, tiền bồi dưỡng đại biểu, tiền thưởng cho học sinh trong cuộc thi, tiền hỗ trợ thành viên đội văn nghệ, vì làm từng giấy biên nhận cho sáu mươi người vừa mất thời gian vừa dễ thất lạc.
Gom nhiều người vào một tờ cũng có cái giá: chỉ một dòng có vấn đề là kế toán phải hỏi cả tờ. Một dòng chữ ký giống hệt dòng bên trên, một dòng có số tiền bị tô lại, một người có tên trong danh sách nhưng không có tên trong danh sách điểm danh, đều khiến danh sách bị trả để giải trình.
Theo Luật Kế toán 2015, chứng từ phải phản ánh đúng nghiệp vụ đã xảy ra và có chữ ký của người liên quan. Với danh sách ký nhận, người liên quan là từng người nhận tiền, người lập danh sách, người trực tiếp chi tiền, kế toán và thủ trưởng duyệt. Bạn đứng ở vị trí người lập và người chi, nên bạn chịu trách nhiệm trước hết về việc người ký đúng là người nhận.
Các cột một danh sách ký nhận nên có
Mẫu dưới là khung chị Thảo dùng; tên cột có thể khác theo biểu mẫu của đơn vị bạn, nhưng nội dung thì nên đủ.
| Cột | Ghi gì | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Số thứ tự | Số liên tục, không bỏ trống | Để đếm và đối chiếu với danh sách điểm danh |
| Họ và tên | Đầy đủ, đúng như giấy tờ tuỳ thân | Tránh nhầm hai người trùng tên |
| Đơn vị, địa chỉ | Xã, phường nơi công tác hoặc cư trú | Căn cứ tính tiền đi lại theo khoảng cách |
| Đối tượng | Hưởng lương từ ngân sách hay không, theo định mức | Định mức hỗ trợ thường phân biệt theo đối tượng |
| Số ngày tham dự thực tế | Theo điểm danh từng buổi | Chỉ chi cho ngày có mặt |
| Số tiền | Bằng số, từng khoản nếu có nhiều khoản | Để cộng và soát lại từng dòng |
| Ký nhận | Chữ ký của chính người nhận | Bằng chứng đã nhận tiền |
| Ghi chú | Vắng, nhận thay, chuyển khoản | Giải thích dòng khác thường ngay tại chỗ |
Đầu danh sách ghi tên đơn vị, tên lớp, thời gian, địa điểm, nội dung chi và căn cứ. Cuối danh sách là dòng tổng cộng bằng số và bằng chữ, chữ ký của người lập, người chi tiền, kế toán và thủ trưởng duyệt.
Lập danh sách trước buổi, không lập sau
Lấy từ danh sách triệu tập. Danh sách ký nhận nên được lập từ chính danh sách triệu tập đã gửi các xã, cùng thứ tự, cùng cách viết tên. Khi đối chiếu, kế toán chỉ cần đặt hai tờ cạnh nhau.
Tính tiền theo đối tượng ngay từ đầu. Nhiều định mức hỗ trợ chỉ áp dụng cho học viên không hưởng lương từ ngân sách, hoặc chỉ áp dụng cho người ở xa nơi tổ chức. Chị Thảo đánh dấu từng người theo đối tượng ngay khi lập, nên khi phát tiền không phải tính nhẩm và giải thích với từng người vì sao người này có khoản này còn người kia không.
Để trống ô số ngày cho tới khi điểm danh xong. Nếu số tiền phụ thuộc số ngày tham dự, ghi số tiền dự kiến bằng bút chì ở bản nháp, còn bản chính chỉ ghi khi đã có điểm danh. Danh sách in sẵn số tiền hai ngày cho người chỉ đến một ngày sẽ phải sửa, mà sửa trên chứng từ là điều nên tránh.
Chuẩn bị tiền theo mệnh giá. Rút tạm ứng và đổi sẵn tiền lẻ để mỗi phong bì đúng số tiền của một người. Phát tiền mà phải đổi tiền thừa thiếu tại chỗ là lúc dễ nhầm nhất.
Phát tiền và lấy chữ ký tại lớp
Thời điểm phát tiền tốt nhất thường là cuối buổi cuối cùng, khi đã chốt điểm danh. Chị Thảo làm theo thứ tự sau.
- Chốt danh sách điểm danh của tất cả các buổi, ghi số ngày tham dự thực tế vào danh sách ký nhận và tính tiền từng dòng.
- Cộng tổng, so với số tiền đã chuẩn bị trong các phong bì. Lệch thì dừng lại tìm, không phát trước rồi tính sau.
- Gọi từng người theo thứ tự danh sách, đưa phong bì, để người nhận đếm tiền trước mặt mình.
- Người nhận tự ký vào ô của mình. Người phát tiền không cầm bút ký hộ, không để người nhận ký trước khi đếm.
- Ai có khoản khác thường, như chỉ dự một ngày, ghi ngay vào cột ghi chú và đọc lại cho người đó nghe.
- Phát xong, người lập và người chi ký cuối danh sách ngay tại lớp, ghi rõ số người đã nhận và số người chưa nhận.
Có thêm một đồng nghiệp đứng cạnh khi phát tiền là một thói quen tốt: vừa nhanh hơn, vừa có người chứng kiến khi về sau có ai thắc mắc đã nhận đủ hay chưa.
Người vắng, về sớm, nhờ người khác nhận
Người vắng cả lớp. Gạch ngang dòng của người đó bằng một nét, ghi "vắng" ở cột ghi chú, không ghi số tiền. Không xoá dòng khỏi danh sách, vì số thứ tự phải khớp với danh sách triệu tập.
Người về trước buổi phát tiền. Có hai cách tuỳ quy chế: phát cho họ trước khi về và ghi chú rõ đã nhận lúc nào, hoặc giữ lại và chuyển khoản sau, ghi "chuyển khoản" trong cột ghi chú kèm ảnh giao dịch. Không để người khác cầm hộ rồi ký thay.
Nhờ người cùng xã nhận thay. Chỉ chấp nhận khi có giấy nhờ nhận thay do chính người vắng ký, ghi rõ tên người nhận thay. Người nhận thay ký tên mình và ghi "nhận thay ông, bà…", giấy nhờ đính kèm danh sách. Không có giấy nhờ thì không phát.
Người không viết được tên. Cho điểm chỉ vào ô ký, người lập ghi họ tên, mời một học viên khác làm chứng. Ghi chú rõ ở cột cuối.
Chuyển khoản theo danh sách thay cho phát tiền mặt
Nhiều đơn vị đã chuyển sang trả tiền hỗ trợ bằng chuyển khoản để bớt rủi ro cầm tiền mặt. Khi đó danh sách ký nhận được thay bằng một danh sách chi trả có thêm hai cột: số tài khoản và ngân hàng. Học viên điền thông tin tài khoản từ ngày đầu, và nên ký xác nhận số tài khoản là của chính mình.
Chứng từ chi lúc này gồm danh sách chi trả có duyệt, lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi của đơn vị, và kết quả giao dịch của ngân hàng. Điểm phải soát kỹ là tên chủ tài khoản phải trùng với tên học viên. Chuyển vào tài khoản của người khác, kể cả người thân của học viên, là dòng kế toán sẽ hỏi; nếu bắt buộc phải làm vậy, cần giấy đề nghị của học viên.
Chuyển khoản không có nghĩa là bỏ được danh sách điểm danh. Số ngày tham dự vẫn là căn cứ tính tiền, nên danh sách điểm danh có chữ ký từng buổi vẫn phải đi kèm hồ sơ.
Những lỗi khiến danh sách bị trả và ranh giới không vượt
Kế toán và đoàn kiểm tra đọc danh sách ký nhận theo một thói quen khá giống nhau. Họ dừng lại ở các dấu hiệu sau.
- Chữ ký nhiều dòng giống nhau về nét bút, màu mực, độ nghiêng, nhất là các dòng liền nhau.
- Người có tên ở danh sách ký nhận nhưng không có mặt ở danh sách điểm danh, hoặc ngược lại.
- Số tiền bị sửa, tô đè, hoặc dòng tổng không khớp với tổng các dòng.
- Số người nhận nhiều hơn số người dự kiến trong dự toán mà không có giải thích.
- Danh sách lập trên máy, in ra sau buổi với ngày lùi về ngày tổ chức.
Hai dấu hiệu đầu thường là biểu hiện của ký khống: thêm tên người không dự hoặc ký thay người vắng để rút tiền. Đây là hành vi gian lận, hậu quả không dừng ở xuất toán mà có thể dẫn tới kỷ luật và trách nhiệm hình sự cho người lập, người chi và người duyệt. Một danh sách có vài dòng "vắng" là danh sách bình thường, đừng ngại để nó như vậy.
Hồ sơ đi kèm danh sách khi thanh toán
Danh sách ký nhận không đứng một mình. Khi chị Thảo lập giấy thanh toán tạm ứng cho lớp bồi dưỡng, kế toán đối chiếu nó với một bộ giấy tờ khác, và các con số giữa chúng phải khớp với nhau.
- Kế hoạch hoặc quyết định mở lớp có chữ ký duyệt, nêu thời gian, địa điểm, số học viên dự kiến và nguồn kinh phí.
- Dự toán đã duyệt, trong đó dòng hỗ trợ học viên ghi rõ đối tượng, số người, số ngày và căn cứ định mức.
- Giấy triệu tập hoặc danh sách học viên do các xã cử, để chứng minh người có tên là người được cử đi học.
- Danh sách điểm danh từng buổi có chữ ký của học viên, xác nhận của người phụ trách lớp.
- Danh sách ký nhận tiền có đủ chữ ký, cùng giấy nhờ nhận thay nếu có.
- Ảnh chụp lớp học ở một vài buổi, nếu quy chế đơn vị yêu cầu hoặc khuyến khích.
Thứ tự kiểm của kế toán thường đi từ trên xuống: có quyết định không, có dự toán không, người nhận có trong danh sách cử không, có mặt thật không, đã ký nhận chưa. Một mắt xích thiếu là cả khoản chi phải chờ. Đặt các giấy tờ theo đúng thứ tự này khi nộp, kèm một tờ ghi tổng số học viên ở từng loại giấy, là kế toán đọc xong trong vài phút.
Câu hỏi thường gặp
Học viên ký nhận bằng bút chì có được không?
Không nên. Chữ ký trên chứng từ phải bằng mực không phai, không dùng bút chì hay mực đỏ. Chuẩn bị sẵn vài cây bút bi cùng màu ở bàn phát tiền để tránh tình trạng mỗi người một loại bút.
Có cần ghi số định danh cá nhân của học viên vào danh sách không?
Với tiền hỗ trợ theo định mức như đi lại, ăn ở, nhiều đơn vị không yêu cầu. Với các khoản có tính chất thu nhập như thù lao, tiền công thì cần để kế toán xử lý thuế thu nhập cá nhân. Hỏi kế toán trước buổi để in sẵn cột này nếu cần.
Học viên từ chối nhận tiền hỗ trợ thì ghi thế nào?
Ghi "không nhận" ở cột ghi chú, để trống số tiền và mời người đó ký xác nhận vào ô ký. Số tiền chưa chi sẽ được nộp lại khi thanh toán tạm ứng, không chia cho người khác.
Danh sách bị rách hoặc dính nước sau buổi thì sao?
Giữ nguyên bản gốc dù bị hỏng, chụp ảnh ngay và báo kế toán. Nếu không đọc được một số dòng, lập biên bản ghi rõ sự việc có xác nhận của người chứng kiến. Không chép lại sang tờ mới rồi cho ký lại theo trí nhớ.
Có thể cho học viên ký nhận trên máy tính bảng không?
Một số đơn vị đã dùng chữ ký điện tử hoặc ký trên thiết bị, nhưng chỉ nên làm khi quy chế của đơn vị và hướng dẫn của kế toán chấp nhận cách đó. Nếu chưa có quy định, dùng giấy là cách chắc chắn nhất.
Học viên ở cùng nơi tổ chức có được hỗ trợ tiền đi lại không?
Tuỳ định mức hiện hành và quy chế áp dụng. Nhiều văn bản chỉ hỗ trợ đi lại cho người ở xa nơi tổ chức theo khoảng cách quy định. Vì vậy cột địa chỉ trong danh sách là căn cứ, và cần ghi đúng nơi người đó thực sự đi từ đó tới lớp.