Khoản chi cho người bán không có hoá đơn vẫn thanh toán được, miễn là bạn lấy đủ chứng từ thay thế đúng cách: giấy biên nhận do chính người nhận tiền ký, và bảng kê các khoản mua của người không kinh doanh có xác nhận của người đi mua và người duyệt. Điều kế toán cần không phải là tờ hoá đơn, mà là bằng chứng rằng có một người thật, nhận một số tiền thật, cho một việc thật, vào một ngày cụ thể.
Ví dụ trong bài: anh Phong, cán bộ một trung tâm dịch vụ nông nghiệp ở Lào Cai, tổ chức buổi hội nghị đầu bờ giới thiệu giống lúa mới tại một thôn vùng cao (ví dụ giả định). Trong một ngày anh phải trả tiền mua gà, rau của bà con để nấu cơm trưa, thuê một người dân dọn nhà văn hoá thôn, thuê xe máy chở hạt giống mẫu từ xã lên thôn. Không ai trong số đó có hoá đơn.
Vì sao không có hoá đơn vẫn có thể là chứng từ hợp lệ
Luật Kế toán 2015 đặt yêu cầu cho chứng từ kế toán: phải ghi đủ nội dung của nghiệp vụ, gồm tên chứng từ, ngày lập, bên lập và bên nhận, nội dung, số lượng, đơn giá, số tiền, chữ ký của những người liên quan. Hoá đơn chỉ là một loại chứng từ. Khi người bán là cá nhân không kinh doanh, nông dân bán sản phẩm tự làm ra, người lao động làm công nhật, thì họ không có nghĩa vụ hay khả năng xuất hoá đơn, và các quy định về hoá đơn, chứng từ cho phép bên mua lập bảng kê thay thế trong những trường hợp nhất định.
Phạm vi "những trường hợp nhất định" là chỗ cần kiểm. Quy định hiện hành về hoá đơn và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị bạn mới nói được khoản nào dùng bảng kê, khoản nào bắt buộc phải có hoá đơn, và có giới hạn giá trị hay không. Trước chuyến đi, hỏi kế toán một câu: những khoản nào ở thôn em được lập bảng kê, mẫu bảng kê đơn vị đang dùng là mẫu nào.
Điều quan trọng là phân biệt người bán không có hoá đơn với người bán có hoá đơn nhưng ngại xuất. Một cửa hàng tạp hoá ở trung tâm xã đã đăng ký kinh doanh thì việc lấy hoá đơn hoặc chứng từ bán hàng là bình thường; dùng bảng kê cho cửa hàng đó sẽ bị hỏi. Bảng kê dành cho bà con bán con gà nhà nuôi, mớ rau vườn, người chở đò, người làm công một buổi.
Mỗi khoản chi ở thôn cần giấy gì
Bảng dưới áp vào buổi hội nghị đầu bờ của anh Phong. Đây là cách xếp theo nguyên lý; tên mẫu cụ thể theo quy định của đơn vị bạn.
| Khoản chi | Người nhận tiền | Chứng từ nên lấy | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Mua gà, rau, gạo của bà con để nấu cơm trưa | Nông dân tự sản xuất | Giấy biên nhận từng người, tổng hợp vào bảng kê mua hàng | Ghi số lượng, đơn vị tính, đơn giá thực trả |
| Thuê người dọn và trả lại nhà văn hoá | Người dân trong thôn | Giấy biên nhận hoặc hợp đồng khoán việc ngắn, có xác nhận đã làm xong | Ghi rõ việc gì, mấy buổi |
| Thuê xe máy chở hạt giống mẫu | Người chạy xe tự do | Giấy biên nhận ghi điểm đi, điểm đến, số chuyến | Nên kèm ảnh hàng đã chở đến nơi |
| Mua nước đá, cốc dùng một lần ở tạp hoá trung tâm xã | Hộ kinh doanh | Hoá đơn hoặc chứng từ bán hàng của hộ | Không dùng bảng kê cho người đã kinh doanh |
| Bồi dưỡng người nấu cơm | Người dân trong thôn | Danh sách ký nhận hoặc giấy biên nhận | Mức theo quy chế, không tự đặt |
Nhìn bảng này trước khi đi, anh Phong biết mình cần mang theo bao nhiêu mẫu giấy biên nhận trắng, một mẫu bảng kê, bút bi và hộp mực dấu vân tay.
Viết một giấy biên nhận tiền đúng ngay tại chỗ
Giấy biên nhận viết ở hiên nhà bà con thường bị sai vì vội. Làm theo thứ tự này, mỗi tờ mất chừng hai phút.
- Ghi tiêu đề "Giấy biên nhận tiền" và ngày, tháng, năm nhận tiền.
- Ghi họ tên đầy đủ của người nhận, địa chỉ thôn, xã, và số định danh cá nhân nếu người nhận mang theo căn cước; không có thì ghi rõ "không mang theo giấy tờ".
- Ghi nội dung cụ thể: "Bán 3 con gà, tổng 6 kg, đơn giá 120.000 đồng một kg, phục vụ bữa trưa hội nghị đầu bờ tại thôn" (ví dụ giả định), không chỉ ghi "bán thực phẩm".
- Ghi số tiền bằng số và bằng chữ, đọc lại cho người nhận nghe và để họ tự đếm tiền trước khi ký.
- Người nhận ký và ghi rõ họ tên bằng chính tay họ. Người chi tiền, tức anh Phong, ký bên cạnh.
- Nếu có trưởng thôn hoặc cán bộ xã đi cùng, mời ký làm người chứng kiến. Không bắt buộc, nhưng rất có giá trị khi khoản chi lớn hoặc bị hỏi lại.
Không viết bút chì, không dùng hai màu mực khác nhau trên cùng một tờ, không sửa số tiền. Viết hỏng thì gạch chéo cả tờ và viết tờ mới, giữ tờ hỏng lại thay vì xé bỏ.
Bảng kê mua hàng không có hoá đơn: cột cần có
Khi trong ngày có nhiều khoản mua nhỏ của nhiều người, giấy biên nhận từng người được tổng hợp vào một bảng kê. Bảng kê là chứng từ do bên mua lập, nên phải đủ để người không có mặt hôm đó đọc vẫn hiểu.
- Tên đơn vị, tên bảng kê, ngày lập, địa điểm mua hàng ghi đến cấp thôn, xã.
- Họ tên người đi mua và bộ phận công tác.
- Mỗi dòng một người bán: họ tên, địa chỉ, tên hàng hoá hoặc dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Dòng tổng cộng bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký của người lập bảng kê, người đi mua, và thủ trưởng hoặc người được uỷ quyền duyệt.
- Đính kèm toàn bộ giấy biên nhận gốc của từng người bán, đánh số trùng với số thứ tự dòng trên bảng kê.
Đơn giá trên bảng kê phải là giá thực trả, sát giá mua bán ở địa phương lúc đó. Người duyệt có quyền và thường hay so với giá thị trường; một đơn giá cao bất thường so với chợ xã là dấu hiệu khiến cả bảng kê bị xem kỹ lại.
Người nhận không biết chữ, không mang giấy tờ, nhờ người nhận hộ
Người không viết được tên. Cho người đó điểm chỉ bằng ngón trỏ phải vào ô chữ ký, bạn ghi họ tên bên dưới, và mời một người thứ ba có mặt như trưởng thôn, người thân biết chữ ký làm chứng, ghi rõ "người làm chứng". Đây là cách được chấp nhận rộng rãi; tuyệt đối không tự ký thay rồi ghi tên họ.
Người chỉ biết ký mà không ghi được họ tên. Để họ ký, sau đó bạn ghi họ tên trước mặt họ và đọc lại. Ghi thêm một dòng ở cuối: "người nhận ký, họ tên do người chi tiền ghi hộ".
Tiền trả cho chồng nhưng vợ nhận. Người nào cầm tiền thì người đó ký nhận, và tên trên giấy là tên người cầm tiền. Nếu muốn ghi rõ là bán hàng của hộ, thêm "nhận thay cho hộ ông, bà…". Không để tên người bán một nơi, chữ ký người khác một nơi mà không giải thích.
Chuyển khoản thay vì trả tiền mặt. Nếu bà con có tài khoản, chuyển khoản là bằng chứng tốt hơn. Khi đó vẫn lập giấy biên nhận hoặc bảng kê để ghi nội dung, và đính kèm ảnh giao dịch có tên chủ tài khoản trùng với người bán.
Thuê người làm việc ngắn ngày: giấy tờ và nghĩa vụ thuế
Thuê một người dân dọn nhà văn hoá nửa ngày là khoản chi tiền công cho cá nhân. Với khoản nhỏ, giấy biên nhận ghi rõ công việc, thời gian và xác nhận đã làm xong thường là đủ theo quy chế nhiều đơn vị. Với việc lớn hơn hoặc kéo dài nhiều ngày, đơn vị thường yêu cầu hợp đồng khoán việc ngắn có chữ ký hai bên và biên bản nghiệm thu khối lượng.
Tiền công trả cho cá nhân thuộc diện thu nhập chịu thuế theo nguyên lý của Luật Thuế thu nhập cá nhân, và đơn vị chi trả có thể phải khấu trừ thuế khi khoản chi đạt ngưỡng theo quy định hiện hành. Người lao động ngắn ngày có thu nhập thấp có thể thuộc diện được làm bản cam kết để đơn vị chưa khấu trừ, nếu đáp ứng điều kiện của quy định. Ngưỡng, tỷ lệ và mẫu cam kết do kế toán đơn vị nắm theo văn bản đang áp dụng; việc của bạn là lấy đủ thông tin người nhận, nhất là số định danh cá nhân, để kế toán làm phần này.
Vì thế, với người được thuê làm công, đừng quên ghi số định danh cá nhân vào giấy biên nhận. Thiếu dòng này, kế toán không lập được chứng từ khấu trừ hay quyết toán thuế thay cho họ khi cần, và bạn sẽ phải quay lại thôn để hỏi.
Ranh giới không được bước qua
Bảng kê và giấy biên nhận dễ lập nên cũng là loại chứng từ dễ bị làm sai nhất. Các hành vi dưới đây đều có thể dẫn tới xuất toán, thu hồi tiền và xử lý kỷ luật, nặng hơn là trách nhiệm hình sự với người lập và người duyệt.
- Tự viết giấy biên nhận rồi ký thay người bán, kể cả khi người bán có thật và đã nhận tiền thật.
- Ghi số lượng hoặc đơn giá cao hơn thực tế, dù với lý do bù vào một khoản khác không có chứng từ.
- Dùng tên người thân, người quen để lập bảng kê cho các khoản không phát sinh. Đây là kê khống.
- Chuyển các khoản đáng lẽ phải có hoá đơn của cửa hàng, nhà hàng sang bảng kê vì ngại xin hoá đơn.
- Lập bảng kê sau nhiều ngày theo trí nhớ, không có giấy biên nhận gốc nào kèm theo.
Nếu một khoản đã chi mà không lấy được chứng từ, cách đúng là ghi lại sự việc, báo người duyệt và để họ quyết định, không phải tạo ra một tờ giấy cho đủ bộ. Một khoản không thanh toán được còn nhẹ hơn nhiều so với một chứng từ không đúng sự thật.
Câu hỏi thường gặp
Mua hàng ở chợ phiên của người bán rong thì lấy chứng từ gì?
Người bán rong thường không có đăng ký kinh doanh nên áp dụng như mua của cá nhân: giấy biên nhận có họ tên, địa chỉ, nội dung, số tiền và chữ ký người bán, tổng hợp vào bảng kê. Nếu người bán từ chối ký, hãy cân nhắc mua chỗ khác có thể lấy chứng từ.
Có thể chụp ảnh người bán thay cho chữ ký không?
Ảnh chụp có thể dùng làm bằng chứng bổ sung nhưng không thay được chữ ký hay điểm chỉ trên giấy biên nhận. Ngoài ra chụp ảnh người khác cần được họ đồng ý; nhiều người dân ngại, nên ưu tiên ảnh hàng hoá, địa điểm hơn là ảnh mặt người.
Giấy biên nhận viết tay có giá trị bằng mẫu in sẵn không?
Giấy viết tay vẫn có giá trị nếu đủ nội dung bắt buộc và chữ ký đúng người. Mẫu in sẵn chỉ giúp bạn không quên ô nào. Nhiều người mang theo vài tờ mẫu in sẵn của đơn vị để điền tại chỗ cho nhanh và đủ.
Bảng kê không có hoá đơn có giới hạn số tiền không?
Có thể có, tuỳ quy định hiện hành về hoá đơn chứng từ, quy định thuế và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Vì vậy câu hỏi này phải hỏi kế toán đơn vị bạn trước chuyến đi; đừng suy từ kinh nghiệm ở đơn vị cũ hay ở một năm trước.
Trưởng thôn nhận tiền thay cho cả thôn rồi chia lại thì ghi thế nào?
Nếu trưởng thôn nhận một khoản cho việc chung của thôn, giấy biên nhận ghi tên trưởng thôn và nội dung khoản chung. Nếu tiền thực chất trả cho nhiều cá nhân, tốt hơn là lập danh sách ký nhận từng người, vì trưởng thôn nhận hộ khiến khó chứng minh từng người đã nhận đủ.
Mất một tờ giấy biên nhận sau chuyến đi thì có bù được không?
Có thể liên hệ lại người nhận để xin viết giấy xác nhận đã nhận tiền với ngày thật của giao dịch, ghi rõ là lập lại do bản gốc thất lạc, kèm ảnh chụp tờ cũ nếu có. Không viết lại tờ mới ghi lùi ngày như thể bản gốc.