Cải tạo nhà văn hoá thôn thường có ba dòng tiền chảy vào cùng lúc: tiền xã hỗ trợ theo quyết định, tiền và công sức của các hộ trong thôn, và tiền ủng hộ của con em đi làm ăn xa. Ba dòng tiền này có ba kiểu trách nhiệm giải trình khác nhau. Việc của trưởng thôn không chỉ là lo cho mái nhà hết dột, mà là giữ cho từng đồng của từng nguồn đi đúng chỗ, có sổ, có công khai, để sau khi khánh thành không ai phải nghi ngờ ai.
Tình huống trong bài: ông Tâm, trưởng một thôn ở Phú Thọ (ví dụ giả định). Nhà văn hoá thôn xây đã lâu, mái ngói xô, nhà vệ sinh xuống cấp, hệ thống điện chắp vá, quạt và đèn hỏng gần hết. UBND xã thông báo có thể hỗ trợ khoảng 80 triệu đồng (ví dụ giả định) nếu thôn có phương án và phần đối ứng. Bài đi từ cuộc họp thôn đầu tiên tới buổi công khai quyết toán.
Họp thôn trước, dự toán sau
Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở 2022 đặt nguyên tắc người dân trong cộng đồng được bàn và quyết định những việc như chủ trương và mức đóng góp xây dựng công trình công cộng do dân đóng góp. Áp vào chuyện nhà văn hoá, điều đó có nghĩa là trước khi ai đó cầm sổ đi thu tiền, thôn phải có một cuộc họp hoặc hình thức lấy ý kiến hợp lệ để bàn: có làm không, làm những hạng mục nào, mỗi hộ góp bao nhiêu hoặc góp thế nào, hộ khó khăn được miễn giảm ra sao, và ai được giao quản lý tiền.
Ông Tâm chuẩn bị cho cuộc họp một trang giấy đơn giản: ảnh hiện trạng mái, nhà vệ sinh, tủ điện; danh sách hạng mục đề xuất chia làm hai nhóm "phải làm" và "nên làm nếu đủ tiền"; một con số ước tính sơ bộ cho từng nhóm. Chưa cần dự toán chi tiết, vì mục tiêu của cuộc họp là để dân chọn phạm vi việc. Làm dự toán chi tiết trước rồi mới họp dễ tạo cảm giác "đã quyết sẵn, họp cho có".
Biên bản cuộc họp ghi rõ số hộ dự, tỷ lệ đồng ý, mức góp đã thống nhất, các trường hợp miễn giảm, thành phần ban quản lý. Biên bản này là tài liệu quan trọng nhất của cả việc. Khi có người thắc mắc vì sao nhà mình phải góp chừng ấy, câu trả lời nằm ở biên bản chứ không ở lời của trưởng thôn.
Lập dự toán theo hạng mục và theo nguồn tiền
Sau khi thôn chốt phạm vi việc, ông Tâm nhờ một người thợ có kinh nghiệm và một cán bộ phụ trách xây dựng của xã cùng đi khảo sát để lập dự toán. Điểm khác của dự toán công trình thôn là phải có thêm cột nguồn tiền: mỗi hạng mục được trả bằng nguồn nào. Mọi con số dưới đây là ví dụ giả định.
| Hạng mục | Thành tiền | Tiền xã hỗ trợ | Dân góp tiền | Con em ủng hộ | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|
| Đảo ngói, thay ngói vỡ, sửa xà gồ | 42.000.000 | 42.000.000 | Hạng mục xã đồng ý hỗ trợ | ||
| Làm lại nhà vệ sinh nam, nữ | 38.000.000 | 28.000.000 | 10.000.000 | ||
| Đi lại dây điện, tủ điện, aptomat | 15.000.000 | 10.000.000 | 5.000.000 | Phải có thợ điện có tay nghề | |
| Thay quạt trần, đèn | 12.000.000 | 12.000.000 | Nhóm con em xa quê nhận mua | ||
| Sơn lại trong, ngoài | 18.000.000 | 13.000.000 | 5.000.000 | ||
| Dự phòng phát sinh | 5.000.000 | 5.000.000 | Chỉ dùng khi có biên bản | ||
| Cộng | 130.000.000 | 80.000.000 | 33.000.000 | 17.000.000 |
Bảng theo nguồn giúp giải quyết trước một câu hỏi sẽ đến lúc quyết toán: tiền xã hỗ trợ đã dùng vào việc gì. Thường quyết định hỗ trợ của xã gắn với hạng mục hoặc nội dung cụ thể, phần đó phải có chứng từ đầy đủ theo yêu cầu của xã. Tiền dân góp và tiền ủng hộ do thôn quản lý theo những gì cuộc họp đã thống nhất, nhưng cũng phải có sổ và công khai.
Nếu xã có hướng dẫn mẫu dự toán hay đơn giá áp dụng cho công trình do cộng đồng thực hiện, dùng đúng mẫu đó. Ông Tâm hỏi bộ phận tài chính của xã trước khi lập, tránh làm hai lần.
Ban quản lý và người giữ tiền
Ban quản lý do thôn bầu, không do trưởng thôn tự chọn. Thường gồm trưởng thôn, một người có hiểu biết xây dựng, một người làm kế toán hoặc ghi chép, một thủ quỹ và đại diện các đoàn thể. Người ghi sổ và người giữ tiền nên là hai người khác nhau.
Ban giám sát tách khỏi ban quản lý. Ban giám sát đầu tư của cộng đồng hoặc vài người được thôn cử giám sát có quyền xem sổ, xem vật liệu nhập về, dự các buổi nghiệm thu. Ban quản lý không nên kiêm luôn việc giám sát chính mình.
Tiền có tài khoản riêng nếu được. Nếu số tiền đủ lớn, mở một tài khoản ngân hàng đứng tên tổ chức hoặc ít nhất có hai người cùng theo dõi biến động. Con em ở xa chuyển khoản vào đó sẽ để lại dấu vết rõ ràng, tốt hơn nhiều so với chuyển vào tài khoản cá nhân của trưởng thôn.
Tiền mặt thu từ các hộ có biên nhận. Mỗi lần thu là một dòng trong sổ, có chữ ký người nộp hoặc biên nhận hai liên. Hộ nào được miễn giảm cũng ghi vào sổ, kèm căn cứ là biên bản họp.
Chi tiền theo một thủ tục ngắn nhưng cố định. Mỗi khoản chi có đề nghị, có người duyệt trong ban quản lý theo phân công đã thống nhất, có hoá đơn hoặc giấy biên nhận. Không ai được chi một mình rồi "về báo sau".
Chọn người làm và theo dõi thi công
Với phần tiền xã hỗ trợ, cách chọn người làm phải theo hướng dẫn của xã và nguyên lý Luật Đấu thầu 2023. Luật này có hình thức tham gia thực hiện của cộng đồng, dành cho các gói nhỏ mà cộng đồng dân cư, tổ nhóm thợ ở địa phương có thể đảm nhận; điều kiện cụ thể thì kiểm văn bản hiện hành. Ông Tâm làm theo trình tự sau.
- Hỏi xã hình thức chọn người làm áp dụng cho phần tiền hỗ trợ, và mẫu hợp đồng nếu xã có.
- Lấy báo giá từ vài tổ thợ hoặc doanh nghiệp nhỏ theo cùng danh sách hạng mục, công bố bảng so sánh cho ban quản lý và ban giám sát xem.
- Ký hợp đồng ghi khối lượng, giá, thời gian, bảo hành, trách nhiệm an toàn; phần điện bắt buộc giao cho thợ có tay nghề.
- Vật liệu do thợ mua thì yêu cầu hoá đơn hoặc giấy tờ nguồn gốc; vật liệu do thôn mua thì có sổ nhập kho tạm, ghi ngày, số lượng, người nhận.
- Nghiệm thu từng hạng mục khi xong, có ban giám sát và cán bộ xã khi phần đó dùng tiền hỗ trợ.
- Thanh toán theo khối lượng nghiệm thu, giữ lại một phần bảo hành nếu hợp đồng có thoả thuận.
Phần dân góp ngày công, góp vật liệu như cát, gạch, tre gỗ cần một cuốn sổ riêng và cách quy giá trị riêng, nếu không sẽ thất lạc ngay trong tuần đầu. Ông Tâm giao một người chỉ lo cuốn sổ đó trong suốt thời gian thi công.
Công khai thế nào cho người dân đọc được
Công khai không phải là dán một tờ giấy chi chít số lên bảng tin rồi coi như xong. Công khai có ích khi người dân đọc được và tự kiểm được. Ông Tâm công khai ba lần: sau cuộc họp, công khai mức góp và danh sách hộ miễn giảm; giữa kỳ thi công, công khai số đã thu, số đã chi theo hạng mục và số còn lại; sau nghiệm thu, công khai quyết toán đầy đủ theo từng nguồn.
Mỗi lần công khai dùng cùng một bố cục bảng để người đọc so được với lần trước. Danh sách các hộ đã góp có thể dán ở nhà văn hoá và đọc trong buổi họp thôn; danh sách con em ủng hộ ghi tên và số tiền nếu người ủng hộ đồng ý, có người muốn giấu tên thì ghi "một người con xa quê" và lưu đối chiếu trong sổ.
Sau khi công khai, để một khoảng thời gian cho người dân hỏi lại. Câu hỏi được trả lời bằng sổ và chứng từ, không bằng lời hứa. Cuộc họp tổng kết nên có người của ban giám sát trình bày, không chỉ trưởng thôn, vì như vậy người nghe tin hơn và trưởng thôn cũng nhẹ gánh hơn.
Quyết toán với xã và khép sổ trong thôn
Quyết toán phần tiền xã hỗ trợ đi theo yêu cầu của xã. Quyết toán phần tiền dân góp và ủng hộ là việc của thôn, báo cáo trước cuộc họp thôn. Ông Tâm chuẩn bị hai bộ, dùng chung bảng hạng mục để không lệch nhau.
- Bảng đối chiếu dự toán và thực chi theo từng hạng mục, có cột nguồn tiền.
- Hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hoá đơn, giấy biên nhận theo từng hạng mục.
- Sổ thu tiền dân góp, sổ ghi ngày công và vật liệu góp, danh sách ủng hộ.
- Giải trình phần chênh lệch: hạng mục nào vượt, lấy từ đâu bù; hạng mục nào còn thừa.
- Phương án xử lý tiền thừa đã được thôn thống nhất: dùng cho việc gì, hay trả lại theo tỷ lệ góp.
- Biên bản bàn giao công trình cho đơn vị quản lý, kèm danh sách tài sản mới như quạt, đèn, thiết bị vệ sinh.
Nhà văn hoá thôn thường là tài sản được giao cho thôn hoặc tổ dân phố quản lý, sử dụng theo quyết định của chính quyền. Những tài sản mới gắn vào đó, kể cả mua bằng tiền ủng hộ, cần được ghi vào danh sách tài sản của nhà văn hoá để lần sau sửa chữa hay thanh lý có căn cứ. Nếu cần người cùng lập bảng dự toán theo nguồn hoặc soát hồ sơ quyết toán trước khi nộp xã, bạn có thể để lại nhu cầu ở khung cuối trang để Kinh Phí liên hệ lại.
Câu hỏi thường gặp
Thôn có được bắt buộc mọi hộ đóng góp sửa nhà văn hoá không?
Đóng góp xây dựng công trình công cộng do dân bàn và quyết định theo tinh thần Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở 2022, trên cơ sở tự nguyện và được đa số thống nhất. Thôn không được dùng biện pháp ép buộc như gây khó khăn thủ tục cho hộ chưa góp. Hộ khó khăn nên có cơ chế miễn giảm ghi rõ trong biên bản họp.
Tiền con em xa quê ủng hộ có phải nộp vào xã không?
Thông thường tiền ủng hộ cho một việc của thôn do thôn quản lý theo những gì cuộc họp đã thống nhất, nhưng phải có sổ, công khai và báo cáo. Nếu khoản ủng hộ được chuyển qua xã hoặc gắn với chương trình của xã thì đi theo quy định của xã. Hỏi bộ phận tài chính xã để thống nhất ngay từ đầu.
Có cần hoá đơn cho mọi khoản chi bằng tiền dân góp không?
Nên lấy hoá đơn khi mua của cửa hàng, doanh nghiệp. Với khoản trả công cho thợ là cá nhân hay mua vật liệu của người dân không có hoá đơn, dùng giấy biên nhận có chữ ký, số căn cước nếu người nhận đồng ý, kèm hợp đồng hoặc biên bản nghiệm thu. Điều quan trọng là mỗi khoản chi có một chứng từ người khác kiểm được.
Nếu tiền thu được nhiều hơn chi thì xử lý sao?
Phần thừa thuộc về những người đã góp, nên cách xử lý phải do thôn bàn và quyết định: dùng cho một việc chung khác, giữ làm quỹ bảo dưỡng nhà văn hoá, hay trả lại theo tỷ lệ. Ban quản lý không tự quyết định, và quyết định phải được ghi trong biên bản họp.
Trưởng thôn có nên kiêm luôn thủ quỹ không?
Không nên. Trưởng thôn là người điều hành, nếu kiêm cả giữ tiền thì mọi nghi ngờ đều đổ về một người và không có ai đối chiếu. Tách người ghi sổ, người giữ tiền, người duyệt chi là cách bảo vệ chính trưởng thôn trước những lời đồn sau công trình.
Sửa nhà văn hoá có cần xin phép xây dựng không?
Đảo ngói, sửa nhà vệ sinh, đi lại điện, sơn lại theo hiện trạng thường không thay đổi kết cấu và công năng nên thường không phải xin phép. Nếu làm thêm gian, nâng tầng hay đổi kết cấu, hỏi bộ phận quản lý xây dựng của xã theo quy định hiện hành trước khi khởi công.