Mỗi dòng dự toán là số lượng nhân đơn giá, và đơn vị tính chính là thứ quyết định số lượng đó đếm cái gì: người, ngày, buổi, chuyến, cuốn, trang. Chọn đơn vị tính theo cách chi phí thật sự sinh ra. Chi phí tăng theo số người tham dự thì tính theo đầu người; tăng theo thời gian thuê thì tính theo ngày hoặc buổi; tăng theo số thứ làm ra thì tính theo đơn vị sản phẩm. Những khoản không đổi dù quy mô to hay nhỏ thì tách riêng thành chi phí cố định.
Tình huống trong bài: anh Khang, cán bộ văn hoá – xã hội UBND một xã ở Đồng Tháp (ví dụ giả định), lập dự toán cho việc biên soạn và in sổ tay hướng dẫn phân loại rác tại nguồn, phát cho khoảng 3.000 hộ, kèm hai buổi tập huấn cho tổ trưởng tổ dân cư. Một việc nhỏ nhưng có đủ ba kiểu đơn vị tính, và có cả cái bẫy chi phí cố định mà người lập dự toán in ấn hay vấp.
Đơn vị tính quyết định độ đúng của cả dòng
Phép nhân số lượng với đơn giá không bao giờ sai về số học, nhưng có thể sai về nghĩa. Nếu bạn tính tiền thuê hội trường theo đầu người trong khi chủ hội trường tính theo buổi, con số ra đúng phép nhân nhưng sai với thực tế: thêm mười người không làm tiền thuê tăng, còn kéo dài thêm nửa buổi thì có. Đến khi quyết toán, dòng đó lệch, và bạn phải giải trình một sai lệch không đến từ việc chi mà đến từ cách đặt bài toán.
Cách chọn đơn vị tính đơn giản: hỏi "nếu cái gì tăng gấp đôi thì khoản này tăng gấp đôi". Nếu số người gấp đôi mà khoản đó gấp đôi, đơn vị là người. Nếu số ngày gấp đôi, đơn vị là ngày. Nếu không có gì làm nó gấp đôi, đó là chi phí cố định. Câu hỏi này cũng giúp bạn đặt đơn vị tính khớp với cách nhà cung cấp báo giá và cách định mức được ban hành, hai điều kiện để dòng có căn cứ.
Ở dự toán của anh Khang, ba nhóm hiện ra rõ: tài liệu và nước uống cho buổi tập huấn tăng theo số tổ trưởng; tiền thuê loa, máy chiếu tăng theo số buổi; tiền in sổ tay tăng theo số cuốn. Còn tiền thiết kế trình bày sổ tay thì làm một lần, in 2.000 hay 4.000 cuốn cũng vậy.
Khi nào tính theo đầu người, và ba cái bẫy đi kèm
Dùng cho khoản gắn với từng người. Ăn uống, tài liệu phát tay, bảo hiểm, áo đồng phục, giấy chứng nhận. Đây là kiểu tính quen nhất và cũng là kiểu dễ phình nhất khi quy mô đổi, vì mọi khoản đều nhân theo một con số.
Bẫy thứ nhất: nhầm người tham dự với tổng số người có mặt. Buổi tập huấn của anh Khang có 40 tổ trưởng, nhưng còn báo cáo viên, cán bộ xã điều hành, người lo âm thanh. Nước uống và tài liệu tính cho bao nhiêu người là câu phải trả lời rõ; theo quy chế nhiều nơi, khoản chi cho người tổ chức và khoản chi cho người dự có thể khác nhau, nên tách hai dòng.
Bẫy thứ hai: tính theo số mời thay vì số dự kiến có mặt. Mời 40 người không có nghĩa là 40 người đến. Ngược lại, có những khoản phải chuẩn bị theo số mời dù người vắng, như tài liệu in sẵn. Ghi rõ dòng nào tính theo số mời, dòng nào theo số dự kiến có mặt, và vì sao.
Bẫy thứ ba: chi phí bậc thang giả dạng theo đầu người. Thuê xe là ví dụ điển hình. Tính tiền xe chia đầu người cho đẹp bảng, nhưng thực tế 30 người vẫn phải thuê hai xe nhỏ hoặc một xe lớn, 31 người có thể nhảy sang mức khác hẳn. Với khoản bậc thang, tính theo đơn vị thật là xe hay chuyến, rồi nếu cần mới quy ra bình quân đầu người để tham khảo.
Khi nào tính theo ngày, buổi hoặc giờ
Những khoản phải trả theo thời gian sử dụng tính theo ngày, buổi hoặc giờ: thuê địa điểm, thuê thiết bị, thuê người làm theo ngày công. Việc cần làm đầu tiên là thống nhất "một buổi" nghĩa là gì với nhà cung cấp, vì một buổi ở nơi này là bốn giờ, nơi khác là ba giờ, và giờ quá thường tính riêng. Nếu định mức của đơn vị tính theo ngày mà nhà cung cấp tính theo buổi, ghi rõ cách quy đổi ngay trong dòng.
Cái hay bị quên khi tính theo thời gian là thời gian chuẩn bị và dọn dẹp. Hội trường thuê buổi sáng cho tập huấn có thể cần vào từ chiều hôm trước để kê bàn, thử máy chiếu. Thiết bị thuê có thể tính từ lúc lấy ra khỏi kho tới lúc trả, không phải từ lúc buổi tập huấn bắt đầu. Anh Khang hỏi lại chủ nhà văn hoá và biết rằng nếu cần vào trước, tiền thuê tăng thêm nửa buổi.
Với công lao động thuê theo ngày, số ngày phải đến từ khối lượng công việc chứ không phải từ cảm giác. Người phát sổ tay đến 3.000 hộ cần bao nhiêu ngày công thì ước từ số hộ một người phát được trong ngày, có tính quãng đường giữa các ấp. Ghi giả định đó vào thuyết minh để người duyệt thấy con số ngày công không phải tự nhiên mà có.
Tách chi phí cố định khỏi chi phí theo sản phẩm
In ấn là loại khoản mà tính gộp theo cuốn rất dễ sai. Bảng dưới mô phỏng sổ tay của anh Khang ở ba quy mô; mọi con số là ví dụ giả định, đơn vị nghìn đồng, chỉ để thấy cấu trúc.
| Khoản | Đơn vị tính | 2.000 cuốn | 3.000 cuốn | 4.000 cuốn |
|---|---|---|---|---|
| Biên soạn nội dung | cố định, trọn việc | 6.000 | 6.000 | 6.000 |
| Thiết kế trình bày, minh hoạ | cố định, trọn việc | 4.000 | 4.000 | 4.000 |
| In và đóng cuốn | cuốn (đơn giá giảm theo số lượng) | 2.000 × 6 = 12.000 | 3.000 × 5,5 = 16.500 | 4.000 × 5 = 20.000 |
| Vận chuyển về xã | chuyến | 1 × 500 = 500 | 1 × 500 = 500 | 2 × 500 = 1.000 |
| Tổng | 22.500 | 27.000 | 31.000 | |
| Bình quân một cuốn | 11,25 | 9,0 | 7,75 |
Hai bài học nằm trong bảng. Thứ nhất, nếu anh Khang lấy bình quân một cuốn ở quy mô 3.000 rồi nhân cho quy mô khác khi kế hoạch đổi, kết quả sẽ sai, vì phần cố định không đổi theo số cuốn. Thứ hai, đơn giá in thường giảm theo bậc số lượng, nên báo giá phải xin đúng số lượng dự kiến, hoặc xin theo vài mức. Dòng vận chuyển là ví dụ của chi phí bậc thang: từ một chuyến nhảy lên hai chuyến khi vượt sức chở.
Dòng có hai đơn vị tính: viết sao cho người duyệt nhân lại được
Nhiều dòng thực tế là tích của hai hoặc ba đại lượng: người nhân ngày, xe nhân chuyến, giáo viên nhân tiết. Cách viết dưới đây giúp người duyệt cầm máy tính bấm lại ra đúng con số của bạn.
- Viết từng thừa số với đơn vị của nó trong cột cách tính, ví dụ "2 người × 5 ngày × đơn giá ngày công", không viết "10 công" rồi để người đọc đoán.
- Đặt các thừa số vào cột riêng nếu bảng tính cho phép: số lượng 1, đơn vị 1, số lượng 2, đơn vị 2, đơn giá. Như vậy công thức thành tiền là phép nhân của các cột, dễ kiểm.
- Kiểm đơn giá có đúng đơn vị của phép nhân không: đơn giá theo người-ngày thì phải nhân người với ngày, không nhân thêm số buổi.
- Làm tròn ở bước cuối, không làm tròn từng thừa số. Làm tròn số người rồi làm tròn số ngày rồi làm tròn tiền là ba lần sai số cộng dồn.
- Với khoản lặp theo số buổi, ghi số buổi một lần ở phần giả định đầu bảng rồi tham chiếu, để khi số buổi đổi chỉ sửa một chỗ.
Bảng của anh Khang sau bước này có cột "cách tính" đọc được thành câu. Kế toán xã nói đó là lần đầu tiên chị kiểm một dự toán mà không phải gọi điện hỏi lại người lập.
Lỗi đơn vị tính hay gặp khi soát lại
Danh sách dưới đây là những lỗi gặp đi gặp lại trong dự toán của việc nhỏ. Nên đọc lại bảng với từng câu một.
- Định mức tính theo buổi nhưng bảng tính theo ngày, hoặc ngược lại, không có dòng quy đổi.
- Đơn giá in theo trang nhưng số lượng ghi theo cuốn.
- Khoản trọn gói được nhân thêm với số người hoặc số ngày.
- Khoản cố định như thiết kế, biên soạn bị chia đều vào đơn giá mỗi sản phẩm rồi nhân lại khi quy mô đổi.
- Dùng số mời để tính khoản chỉ phát sinh với người có mặt, hoặc ngược lại.
- Thuê xe tính bình quân đầu người thay vì theo xe, theo chuyến.
- Đơn vị "bộ" không giải thích một bộ gồm những gì.
- Cùng một khoản xuất hiện ở hai dòng với hai đơn vị tính khác nhau, bị tính trùng.
Lỗi cuối cùng khó thấy nhất. Ví dụ nước uống đã nằm trong dòng "hậu cần buổi tập huấn theo người", rồi lại có thêm dòng "nước uống theo buổi" do một người khác bổ sung. Đọc bảng theo từng việc như đã bóc ở bước đầu là cách nhanh nhất để thấy hai dòng trùng.
Khi kế hoạch đổi quy mô: tính lại theo từng loại dòng
Hai tuần sau khi trình bản đầu, xã quyết định phát sổ tay cho cả các hộ kinh doanh ở chợ, nâng số cuốn từ 3.000 lên khoảng 3.600, và thêm một buổi tập huấn cho tiểu thương. Nếu bảng chỉ có một cột thành tiền, anh Khang sẽ phải dò lại từng dòng. Vì các dòng đã được ghi rõ đơn vị tính, việc tính lại đi theo ba nhóm và mất không đến nửa giờ.
Nhóm cố định giữ nguyên: biên soạn, thiết kế không đổi chỉ vì in thêm. Nhóm theo sản phẩm đổi theo số cuốn, nhưng đơn giá in có thể đổi bậc, nên anh gọi lại nhà in hỏi mức giá cho 3.600 cuốn thay vì giữ đơn giá cũ. Nhóm theo buổi tăng thêm một buổi, kéo theo thuê loa, máy chiếu, nước uống của buổi đó. Dòng vận chuyển là dòng bậc thang, anh kiểm lại sức chở và thấy vẫn đủ trong hai chuyến.
Bài học ở đây không nằm ở phép tính mà ở thói quen ghi chép: khi mỗi dòng nói rõ nó đổi theo cái gì, bảng dự toán trở thành một mô hình nhỏ, sửa một giả định là biết ngay những gì đổi theo. Phiên bản mới được đánh số, ghi ngày và một dòng tóm thay đổi ở đầu bảng, để người duyệt không phải so từng ô với bản cũ.
Câu hỏi thường gặp
Có nên quy hết về bình quân đầu người cho dễ so sánh không?
Bình quân đầu người hữu ích để so sánh với việc khác hoặc trình bày tổng quan, nhưng không nên dùng làm cách tính trong bảng. Trong bảng, mỗi dòng nên tính theo đơn vị mà chi phí thật sự phát sinh, rồi mới cộng tổng và chia ra bình quân ở dòng cuối nếu cần.
Định mức của đơn vị không nói rõ một buổi bao nhiêu giờ thì sao?
Hỏi kế toán đơn vị cách hiểu đang áp dụng, và ghi cách hiểu đó vào thuyết minh. Nếu quy chế chi tiêu nội bộ chưa định nghĩa, nên đề nghị bổ sung khi sửa quy chế, vì cách hiểu khác nhau giữa các người lập sẽ làm dự toán của đơn vị không thống nhất.
Khoản nào nên ghi trọn gói?
Khoản thật sự làm một lần và không đổi theo quy mô, như biên soạn, thiết kế, một lần lắp đặt. Khi ghi trọn gói, nên kèm một câu mô tả trọn gói gồm những gì và căn cứ, chẳng hạn báo giá trọn gói của nhà cung cấp. Trọn gói không mô tả là dòng dễ bị hỏi nhất.
Nếu số người tham dự thay đổi sau khi dự toán đã duyệt thì sao?
Các dòng theo đầu người sẽ thay đổi tương ứng khi thực chi, còn các dòng cố định và theo buổi thì không. Khi quyết toán, giải trình theo đúng cấu trúc đó. Nếu thay đổi lớn làm vượt dự toán, phải xin điều chỉnh trước khi chi theo quy định của đơn vị.
Có cần ghi đơn vị tính cho khoản chi phí cố định không?
Có, ghi rõ là trọn việc hoặc trọn gói để người đọc biết đây là khoản không nhân theo số lượng. Để trống đơn vị tính khiến người soát phải đoán, và khi kế hoạch đổi quy mô, người sửa bảng sau bạn có thể nhân nhầm khoản đó.