Mỗi đơn giá trong bảng dự toán cần một căn cứ mà người khác kiểm lại được, và các căn cứ có thứ tự ưu tiên: định mức, chế độ do cơ quan có thẩm quyền ban hành và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị đứng trước; giá đã có hợp đồng hoặc khung đứng kế; báo giá của nhà cung cấp đứng sau; giá năm trước có điều chỉnh và giá tham khảo dùng sau cùng. Khoản nào đã có định mức thì không dùng báo giá để vượt định mức, dù báo giá cao hơn là thật.
Tình huống trong bài: chị Thu, kế toán một trường THCS ở Nghệ An (ví dụ giả định), lập dự toán cho đội tuyển học sinh giỏi ôn tập bốn tuần trước kỳ thi cấp tỉnh. Bảng có tiền bồi dưỡng giáo viên dạy thêm, in tài liệu, tiền ăn trưa cho học sinh ở lại trường, và thuê xe đưa đội đi thi. Mỗi dòng cần một kiểu căn cứ khác nhau, nên đây là ví dụ tốt để đi qua cả bốn nguồn.
Bốn nguồn căn cứ và vì sao có thứ tự ưu tiên
Nguồn thứ nhất là định mức, tiêu chuẩn, chế độ chi do cơ quan có thẩm quyền ban hành, cụ thể hoá trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Với đơn vị dùng tiền ngân sách, đây không phải một lựa chọn mà là khung: chi phải đúng chế độ, định mức, tiêu chuẩn. Quy chế chi tiêu nội bộ do thủ trưởng đơn vị ban hành sau khi lấy ý kiến, và chỉ được quy định trong khung đó. Bồi dưỡng giáo viên dạy đội tuyển và tiền ăn học sinh của chị Thu nhiều khả năng rơi vào nhóm này.
Nguồn thứ hai là giá đã được xác lập qua một thủ tục trước đó: hợp đồng khung với nhà in mà trường đã ký đầu năm, giá thuê xe đã qua lựa chọn nhà cung cấp cho cả năm học. Giá này đã được ai đó kiểm, nên dùng lại được trong phạm vi hợp đồng còn hiệu lực.
Nguồn thứ ba là báo giá mới của nhà cung cấp cho đúng việc này. Nguồn thứ tư là giá năm trước có điều chỉnh hoặc giá tham khảo từ đơn vị khác, chỉ dùng khi ba nguồn trên không có, và phải ghi rõ là giá ước tính.
Thứ tự ưu tiên tồn tại vì mỗi nguồn sau có độ kiểm chứng thấp hơn nguồn trước. Người duyệt và cơ quan kiểm soát chi nhìn vào căn cứ trước khi nhìn vào con số: một con số hợp lý nhưng căn cứ yếu vẫn có thể bị hỏi lại, còn một con số cao nhưng nằm trong định mức và có văn bản thì ít khi bị bắt bẻ. Nguyên lý chi đúng chế độ, có chứng từ hợp pháp, được chủ tài khoản chuẩn chi được đặt ra trong Luật Ngân sách nhà nước; các bộ, tỉnh và đơn vị cụ thể hoá bằng văn bản riêng, nên mức cụ thể luôn phải kiểm văn bản đang áp dụng.
Đọc định mức và quy chế chi tiêu nội bộ cho đúng
Định mức thường là mức tối đa, không phải mức đương nhiên được hưởng. Một dòng ghi "không quá" nghĩa là đơn vị có thể chi thấp hơn tuỳ khả năng nguồn. Nhiều người lập dự toán mặc định lấy kịch trần cho mọi dòng, rồi tổng vượt nguồn được giao và phải cắt đều, mất thời gian hai lần.
Đọc kỹ điều kiện áp dụng. Một mức bồi dưỡng có thể chỉ áp dụng cho giờ dạy ngoài định mức giờ chuẩn, hoặc chỉ cho đội tuyển cấp tỉnh trở lên. Nếu đội tuyển của trường là đội cấp cơ sở, dòng đó có thể không có căn cứ dù tên gọi giống.
Kiểm văn bản còn hiệu lực. Quy chế chi tiêu nội bộ thường sửa đầu năm, văn bản cấp trên cũng thay. Chị Thu kiểm quy chế đang dùng là bản ban hành đầu năm học, và đối chiếu ngày ký với văn bản của tỉnh mà quy chế dẫn chiếu. Khi văn bản cấp trên đã thay mà quy chế chưa sửa, hỏi thủ trưởng và kế toán trưởng cấp trên trước khi dùng.
Đơn vị tính của định mức phải khớp đơn vị tính trong bảng. Định mức tính theo tiết thì bảng phải tính theo tiết, không quy ra buổi theo ý mình. Lệch đơn vị tính là nguồn sai số âm thầm nhất, vì phép nhân vẫn ra số, chỉ có điều là số sai.
Ghi tên văn bản, không chép lại cả văn bản. Trong cột căn cứ, ghi tên quy chế hoặc văn bản và mục liên quan theo cách đơn vị bạn quen dùng. Người duyệt cần tra lại được, không cần đọc lại toàn văn trong bảng dự toán.
Xin báo giá sao cho dùng được làm căn cứ
In tài liệu và thuê xe là hai dòng chị Thu cần báo giá, vì hợp đồng khung của trường không bao gồm thuê xe đi tỉnh. Báo giá chỉ có giá trị làm căn cứ khi các báo giá so được với nhau và có đủ thông tin để người khác kiểm lại.
- Viết một yêu cầu báo giá ngắn, gửi giống hệt nhau cho mọi nơi: số lượng, quy cách, thời gian, địa điểm giao hoặc tuyến đường, yêu cầu hoá đơn. Thuê xe thì ghi số chỗ, ngày đi, ngày về, có ở lại qua đêm hay không.
- Hỏi đủ số báo giá theo quy chế đơn vị. Nhiều đơn vị yêu cầu từ ba báo giá độc lập cho một khoản mua sắm hay thuê dịch vụ; kiểm quy chế của bạn và ngưỡng áp dụng.
- Yêu cầu báo giá ghi rõ đã gồm thuế giá trị gia tăng hay chưa, gồm những gì và chưa gồm những gì (phí cầu đường, bến bãi, tiền ăn cho tài xế).
- Yêu cầu ghi ngày báo giá và thời hạn hiệu lực. Báo giá không ngày, hoặc ngày sau khi bảng dự toán đã trình, sẽ bị nghi ngờ.
- Nhận báo giá có tên đơn vị, người đại diện, chữ ký hoặc thư điện tử từ địa chỉ của nhà cung cấp. Tin nhắn chụp màn hình từ số lạ không đủ sức nặng.
- Đưa báo giá về cùng điều kiện rồi mới so: cùng đã gồm thuế, cùng tuyến đường, cùng số chỗ.
Báo giá dùng để lập dự toán chưa phải là quyết định chọn nhà cung cấp. Việc lựa chọn nhà cung cấp khi thực hiện theo quy chế đơn vị và, khi thuộc phạm vi, theo Luật Đấu thầu 2023. Bạn chỉ cần nhớ đừng để bảng dự toán tạo cảm giác đã chọn sẵn một bên.
Giá năm trước: dùng được khi nào và điều chỉnh ra sao
Giá năm trước có hai ưu điểm: nó là giá đã thực chi, có chứng từ, và nó cho bạn biết việc tương tự thực tế tốn bao nhiêu chứ không phải người bán muốn bán bao nhiêu. Nhưng nó chỉ dùng tốt khi việc năm nay giống năm trước về quy mô và cách làm, và khi khoản đó không có định mức hay báo giá mới.
Khi dùng, có ba chỗ phải điều chỉnh. Thứ nhất là số lượng: năm trước đội tuyển 12 em, năm nay 18 em, thì không được lấy tổng tiền năm trước mà phải lấy đơn giá năm trước nhân số lượng năm nay. Thứ hai là mức giá chung: nếu bạn tăng đơn giá vì giá cả thay đổi, ghi lý do và mức tăng, đừng âm thầm làm tròn lên. Thứ ba là phạm vi: năm trước đội đi thi ở thành phố gần, năm nay kỳ thi đặt ở nơi khác, thì dòng thuê xe không còn so được.
Chị Thu dùng giá năm trước cho một dòng duy nhất: phô tô đề luyện tập lẻ, khoản nhỏ, không nằm trong hợp đồng khung, năm trước đã chi nhiều lần với cùng một cửa hàng gần trường. Chị ghi trong cột căn cứ "theo thực chi năm học trước, ví dụ giả định", kèm số chứng từ tham chiếu để ai cần thì tra được.
Bảng ghi căn cứ cho từng dòng: mẫu cho đội tuyển ôn thi
Bảng dưới là phần cột căn cứ trong dự toán của chị Thu. Con số đều là ví dụ giả định, chỉ để thấy cách ghi; mức thật phải lấy theo văn bản và báo giá thật của đơn vị bạn.
| Hạng mục | Cách tính (ví dụ giả định) | Loại căn cứ | Ghi chú khi kiểm |
|---|---|---|---|
| Bồi dưỡng giáo viên dạy đội tuyển | 3 giáo viên × 24 tiết × mức theo quy chế | Quy chế chi tiêu nội bộ, mục bồi dưỡng | Kiểm điều kiện áp dụng cho đội cấp trường |
| Tiền ăn trưa học sinh ở lại | 18 em × 20 buổi × mức theo quy chế | Quy chế chi tiêu nội bộ | Kiểm có được chi bằng tiền mặt hay qua bếp ăn |
| In tài liệu ôn tập | 18 bộ × 120 trang | Hợp đồng khung với nhà in | Kiểm hợp đồng còn hiệu lực, đơn giá theo trang |
| Phô tô đề lẻ | ước 2.000 trang | Thực chi năm trước | Ghi là ước tính, tham chiếu chứng từ cũ |
| Thuê xe đi thi | 1 xe 29 chỗ × 2 ngày | Ba báo giá, chọn mức thấp nhất đáp ứng yêu cầu | Kiểm đã gồm thuế, phí cầu đường |
| Nước uống ngày thi | 22 người × 2 ngày | Giá tham khảo cửa hàng gần trường | Khoản nhỏ, ghi rõ là giá tham khảo |
Cột "Ghi chú khi kiểm" không bắt buộc trong bản trình, nhưng chị Thu giữ nó trong bản làm việc. Đó là danh sách những thứ chị phải tự kiểm trước khi trình, và cũng là những câu người duyệt nhiều khả năng sẽ hỏi.
Những căn cứ người duyệt hay gạch
Các căn cứ dưới đây thường bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung. Biết trước giúp bạn khỏi mất một vòng trình.
- Giá lấy từ trang bán hàng trên mạng mà không ghi ngày xem, không lưu lại bằng chứng.
- Chỉ một báo giá, lại của người quen hoặc người thân của người lập.
- Các báo giá có cùng định dạng, cùng lỗi chính tả, cùng phông chữ, như thể do một người soạn — dấu hiệu này đoàn kiểm tra rất để ý, và báo giá dựng sẵn là hành vi sai, không phải mẹo.
- Báo giá đã hết hạn hiệu lực trước ngày trình dự toán.
- Đơn giá vượt định mức với lý do "giá thị trường cao hơn" mà không có văn bản cho phép áp dụng mức khác.
- Ghi "theo thực tế" hoặc "tạm tính" mà không giải thích cách ước.
- Đơn giá đã gồm thuế ở dòng này nhưng chưa gồm thuế ở dòng khác, làm tổng lệch.
Trong số này, báo giá dựng sẵn và báo giá của người có quan hệ với người lập là hai điểm có hậu quả nặng nhất khi bị phát hiện về sau, vì nó chạm tới tính trung thực của cả hồ sơ, không chỉ một dòng. Nếu chỉ tìm được ít nhà cung cấp ở địa phương, cứ ghi thật số báo giá đã xin và lý do, rồi xin ý kiến người có thẩm quyền.
Lưu căn cứ thành một bộ hồ sơ đi kèm dự toán
Căn cứ đơn giá chỉ có giá trị khi tìm lại được. Chị Thu lập một thư mục cho mỗi việc, trong đó có bản sao trang quy chế liên quan, các báo giá đã nhận theo thứ tự ngày, bản chụp hợp đồng khung, và một tệp ghi chú giá tham khảo kèm ngày ghi. Thư mục này đi theo dự toán từ lúc trình cho tới lúc quyết toán.
Lợi ích dễ thấy nhất là lúc quyết toán: khi thực chi lệch dự toán, bạn giải trình được vì sao dự toán đặt mức đó. Lợi ích thứ hai đến muộn hơn: năm sau, người được giao việc này có sẵn danh sách nhà cung cấp, mức giá và cách tính, không phải bắt đầu lại từ đầu. Luật Kế toán 2015 đặt yêu cầu lưu trữ chứng từ và tài liệu kế toán; thời hạn lưu cụ thể với từng loại tài liệu theo văn bản hướng dẫn, kế toán đơn vị nắm rõ, bạn chỉ cần hỏi và để hồ sơ của mình theo đúng nếp đó.
Câu hỏi thường gặp
Báo giá cao hơn định mức thì lập dự toán theo mức nào?
Theo định mức. Khoản đã có định mức thì báo giá không phải căn cứ để vượt. Nếu thực tế không thể thực hiện trong mức đó, bạn trình bày với thủ trưởng để xin ý kiến, có thể điều chỉnh quy mô, đổi cách làm hoặc tìm nguồn khác được phép, nhưng không đẩy đơn giá lên trong bảng dự toán.
Có cần đúng ba báo giá cho mọi khoản không?
Không phải khoản nào cũng cần. Số báo giá và ngưỡng áp dụng do quy chế đơn vị và văn bản hiện hành quy định, thường áp cho mua sắm, thuê dịch vụ từ một giá trị nhất định. Khoản nhỏ lặt vặt có thể dùng giá tham khảo. Hỏi kế toán đơn vị ngưỡng đang áp dụng.
Giá tham khảo trên mạng có dùng được không?
Dùng được cho khoản nhỏ hoặc để kiểm báo giá có hợp lý không, với điều kiện ghi ngày xem và lưu lại hình chụp hoặc bản in. Nó không thay được báo giá chính thức ở các khoản đủ lớn để quy chế yêu cầu báo giá.
Nhà cung cấp chỉ báo giá miệng thì làm sao?
Xin họ gửi lại bằng văn bản hoặc thư điện tử, dù ngắn. Nếu họ không gửi, ghi chép cuộc trao đổi gồm ngày, người báo, nội dung và dùng nó như giá tham khảo chứ không như báo giá. Với khoản lớn, nên tìm nhà cung cấp khác chịu báo giá bằng văn bản.
Đơn giá năm trước có được cộng thêm phần trượt giá không?
Có thể, nếu bạn ghi rõ mức điều chỉnh và lý do, ví dụ theo báo giá mới hoặc mức thay đổi giá chung mà đơn vị chấp nhận. Không nên làm tròn lên mà không ghi chú, vì khi bị hỏi bạn sẽ không giải thích được con số đến từ đâu.
Quy chế chi tiêu nội bộ không có mục cho khoản mình cần thì sao?
Hỏi kế toán trưởng xem khoản đó có thuộc mục nào khác không, hoặc có áp dụng thẳng văn bản của cấp trên không. Nếu thật sự chưa có quy định, cần thủ trưởng quyết định trong khung chế độ và có thể phải bổ sung quy chế; không tự đặt mức rồi ghi căn cứ chung chung.